契約書管理のボトルネックをプロセス別に特定！段階的にあるべき姿へ近づくContract Productivity Modelとは

①構成要素と具体的アクション

	構成要素	具体的アクション例
①	以下の3パターンについて、審査の依頼方法が決まっている ①自社ひな形での契約作成依頼 ②相手方ひな形での審査依頼 ③ゼロからのドラフト作成の依頼	メールやチャットなど、主な依頼方法を決める
②	審査の依頼方法が告知されている	社内イントラへの掲示、説明会の実施、操作マニュアルの共有などを実施する

②補足

• 本パートでは、あくまで依頼方法を定めることがゴールとなるため、審査依頼の方法を一本化することまでは求めるものではありません。

①構成要素と具体的アクション

	構成要素	具体的アクション例
①	自社ひな形を作成している	日常的に発生する取引類型についてひな形を作成する
②	最新の自社ひな形が統一的な場所に格納されている	社内ポータルやドライブなどに、ひな形の最新版を保管する
③	最新の自社ひな形を事業部門が使用できる	事業部門に必要な範囲でアクセス権を付与した上で、自社ひな形が格納されている場所を周知する

補足

• ここでは、まず通常発生する契約類型に関してひな形を作成し、これを事業部門に対して公開することを求めています。どういった類型についてひな形を用意すべきかについては、以下の記事の手順を参考にすると良いでしょう。

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①構成要素と具体的アクション

②補足

• この項目は日本版リーガルオペレーションズのレベル2、「法務案件 (契約・法律相談)の受付窓口を統一している」と同様の要件を課しています。
• 審査依頼を統一するにあったってどういったツールを活用するかは、いくつか候補が考えられます。その選び方については下記の記事をご覧頂き、企業や法務の規模、契約業務の発生頻度に応じて決定すると良いでしょう。

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①構成要素と具体的アクション

②補足

• ここでは、主に業務効率化に資する自社ひな形が使われる場合において、依頼者のスキルやリテラシーに依存せず必要十分な情報を取得できることを目指します。このため、②においては基本的にフォーム形式での情報の取得を想定するものとし、依頼者がメールの本文中に必要な情報をフリーハンドで書く方式は含まれないと考えるべきでしょう。

①構成要素と具体的アクション

②補足

• 本項目は、日本版リーガルオペレーションズの「業務フロー」のレベル2の「契約審査の依頼基準を作成している」とほぼ同じ条件を課す項目です。
• ここでは、法務（組織）と事業部門との信頼関係を加味しつつ、リスクと効率を天秤にかけて、あえて法務に相談を持ってくる必要のない類型を決めるプロセスです。事業部門側の混乱を避けるためにも「事業部門が必要と判断した場合のみ法務に相談する」といったやや曖昧な基準よりも、可能な限り、契約類型や状況を踏まえた形式的な判断基準が定まっていると良いでしょう。

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①構成要素と具体的アクション

②補足

• 審査依頼では、事業部門との役割分担の観点で考慮すべきポイントも多いため、あまりに頻繁な業務フローの変更は現実的に難しいと思われます。事前にアンケートを事業部門にとりながら打ち手を決めるのも良いでしょう。

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①構成要素と具体的アクション

②補足

• 契約（書）業務において、締結後だけでなく締結に至るまでの経緯を組織に残すことが、現在だけでなく近い将来の効率的な業務に資するという観点から本項目を設けています。ただし、本項目においてはその記録の態様は問わないこととしています。
• 本項目に限らず、この生産性モデルにおいては、業務の「見える化」を通底する共通テーマとして持っています。今一度「見える化」の意義を確認されたい方は、以下を参照頂くと良いでしょう。

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①構成要素と具体的アクション

②補足

• ここでは、必要な範囲で法務のみならず事業部門においても、契約書のドラフトが共有できることを求めており、契約の性質上閲覧させる必要がない（適切ではない）メンバーのアクセスを制限することも想定しています。
• ただ、原則として共有することを前提とするため、ドラフトが各メンバーのPCのローカル環境にしか存在しない、といった状態は本項目との関係では許容されません。

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①構成要素と具体的アクション

②補足

• ダブルチェックは、常に全件に対して行うことを求めるものではなく、例えば簡易なNDAについてはダブルチェックを不要とするといったルールを組織として運用することでも構いません。
• 更に、一人法務の場合にはダブルチェックの運用自体が難しいため、以下の記事にも言及があるように、常にセルフチェックで二度確認するなどのルールで運用することでも問題ないでしょう。

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【書き起こし】ひとり法務Now 〜他社のひとり法務を知ろう〜｜Hubble(ハブル) – 契約書管理クラウドサービ… 本セミナーでは、「元・ひとり法務」である弊社山下が聞き手となり、ひとり法務で工夫しているポイントや、ひとり法務固有の課題についてGMOフィナンシャルゲート株式会社…

①構成要素と具体的アクション

②補足

• 原則として、事業部門から各担当者にバラバラに依頼が来るといった分散型の申請フローの場合は、本項目を満たしていないものします。
• 一人法務の場合は、そもそも割り振るプロセスが想定されないため、本項目は対象外としてしまって構いません。

①構成要素と具体的アクション

②補足

• この要件は、ステージ1-2と関連しており、実際に検討中のドラフトだけでなく進捗状況などをも共有できる状態にすることを求めるものです。②に記載されている適切な権限管理を求めると、運用コストも含めて、従来のエクセルなどで実現するのは難しく、システムの導入が必須級であるため、レベル2に配したものです。
• なお、Googleスプレッドシートで上手く進捗管理表の権限管理を実現できている例は、以下の通りです。

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①構成要素と具体的アクション

②補足

• この項目は、過去に締結した契約書の限りにおいては、後述する「管理」のステージ1と相関します。
• 過去のドラフトも含めた契約書作成プロセスの管理が必要となる理由は、以下の記事に記載していますので、是非ご覧ください。

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①構成要素と具体的アクション

②補足

• 契約業務の効率的な運用のために必要なアイテムとして、LOLでは条項集、ひな形、プレイブック（およびマイルール）をご紹介しています。一般的な傾向として、ひな形に比して、条項集とプレイブックの優先度は後になることが多いことから、ひな形は審査依頼のステージ1に配した一方で、残りの2つには契約審査のステージ2に配しました。

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①構成要素と具体的アクション

②補足

• 契約審査における業務フローの見直しで重要なのは、今この瞬間の業務負荷のバランスが過度に崩れないように配慮するという短期的視点と、近い将来の業務がより効率的に運用されるための仕込みを行うという中長期的視点それぞれが求められることです。
• 以下の記事は、既存のサービスを上手く連携しながら、メンバーの業務負荷を上手く調整している事例です。

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①構成要素と具体的アクション

②補足

• 本項目は、スタートアップなどこれから承認フローを整えようとしている企業のファーストステップの目線で作成しています。このため、承認プロセスとして「法務が承認していればOK」とするルールでも良いでしょう。
• 契約の稟議においては、取引を実施することを承認する決裁に契約書の内容に関する稟議も内包されている場合も多く存在すると思われますが、この場合も、①は充足していると整理しています。
• 加えて、ワークフローシステムを導入している場合には、あえて承認フローを明示していない（フローに乗せれば自動的にその通りに決裁される）ケースも多く存在します。この場合も②は充足しているという整理で良いと考えています。

①構成要素と具体的アクション

②補足

• 本項目の①は、基本的に随時共有可能な場所に保存されていくことを想定するものであり、審査依頼のステージ1-2「審査中の契約書のドラフトを社内の関係者がいつでも確認できる」との関連性が高いものとなります。

①構成要素と具体的アクション

②補足

• ステージ2に配していますが、上場を目指すなど、一定の規模を備えるに至った企業においてはほぼ必須の項目となります。
• なお、上場準備と関連し、以下の記事では上場準備の文脈における社内規程作成の時期についてもご紹介しています。

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①構成要素と具体的アクション

②補足

• 本項目も上場を目指すなど、一定の規模を備えるに至った企業においてはほぼ必須の項目であり、基本的にはワークフローシステムの導入を前提としています。ただし、契約書に関する承認に特化しているシステムである必要は必ずしもなく、汎用のワークフローシステムでも十分ワークします。

①構成要素と具体的アクション

②補足

• 通常、スタートアップ企業は、すべての契約書の署名欄に代表者の名前が記載され、かつ社内的な承認も当該代表者、つまり社長が決裁することがほとんどです。これに対し、企業規模が一定以上になった場合においては、特に社内的な決裁を（簡易な契約も含めて）すべて社長が行うということは現実的ではありません。上記のような要素に応じて、決裁権を移譲するケースを決めることを求めるものとなります。
• ただし、この決裁権の変更は、企業の統制に関わる重要なトピックで、法務（組織）などの一存で実行することは難しいため、ステージ2に配すこととしています。

①構成要素と具体的アクション

②補足

• 本項目は、業務の見直しにおいても、申請フローやワークフローの仕組みの見直しを伴うものとなるため、ステージ2と同様に法務のみで完結することは殆どなく、他チームとのコラボレーションが必須となります。

①構成要素と具体的アクション

②補足

• 電子帳簿保存法が、電子取引（電子契約で締結した契約）において、原則として電子での保存を義務付けていることもあり、紙の契約書と電子契約とを一元管理する場合には、全て出力（印刷）して保管することでは、本項目の①を満たさないこととなります。

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①構成要素と具体的アクション

②補足

• 一覧化が必要な項目については、各社によって異なりますが、以下の記事にも言及がある通り、以下の10項目が管理されていれば十分と言えるでしょう。
  • 管理番号
  • 相手先
  • タイトル
  • 締結日
  • 契約開始日
  • 契約終了日
  • 自動更新の有無
  • 自動更新期間（更新時の周期）
  • 契約の有効 or 失効
  • 取引金額

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①構成要素と具体的アクション

②補足

• ここでいう「社内の関係者」には、もちろん事業部門など法務以外の部署のメンバーも含まれています。
• 契約管理台帳においても権限を分けて管理する場合には、例えば部署ごとに台帳を分けてエクセルやスプレッドシートで作成することが必要になるケースもあるため、台帳のファイル自体が分かれることは、本項目との関係では許容しています。権限を分けて台帳を作成するための具体的方法論は、 「契約審査」のステージ2-2をご参照ください。

①構成要素と具体的アクション

②補足

• もちろん、AI等を用いて、自動で情報が入力される仕組みが構築されている場合も①との関係では許容されます。本項目では、入力された情報の正確性の担保については言及していませんが、「人の目」を入れるダブルチェックも実行できた方が望ましいでしょう。

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①構成要素と具体的アクション

②補足

• 抜け漏れを防ぐ観点では、システムを導入して機械的に期限到来が近い旨の通知を受けられる仕組みが望ましいです。もっとも、本項目との関連では、必ずしもシステムの導入を求めるものではなく、契約書の通知期限または契約終了日が近いことを認識するための確認の業務フローが確立している場合も許容することと整理しています。

①構成要素と具体的アクション

②補足

• 最終の合意版である締結後の契約書に関しては非常にデータが豊富に存在し、ここから企業の契約業務のボトルネックを特定するのに役立ちます。
• 特に近年では、リスクが低減されている限りにおいて、取引開始までの効率性を重視し、契約書の標準化を進める動きがあることには、留意するべきでしょう。

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