見返す契約書は全体の3割？文書管理コンサルタントが語る、契約書管理の4つの要素とそのはじめ方

まず当社では、契約書管理は以下の4つの要素から構成されていると考えています。

このいずれもがきちんと実施されていることが、契約書管理が完璧にできている状態ということになります。

4つの要素の全部または一部の管理ができていないことにより、様々なリスクが生じます。
最も深刻なのは、管理ができていないことで、なすべき債務の不履行が発生してしまったり、契約書を紛失してしまったために、紛争の証拠が準備できなかった場合です。
こういった懸念から大企業を中心に内部監査で指摘を受けた、といったケースも増えているようです。

むしろ、日常的な実害やリスクを感じていらっしゃるように思われます。例えば、契約更新（解約告知）のタイミングを逸してしまったことにより、本来会社で支払うつもりのなかった経費の支払いが発生してしまったような場合です。

加えて日常的な実害として皆様がお感じになっているのは、「法務への問い合わせの増加」です。
「この会社との契約書を見せてください」といった問い合わせが増えると、該当の契約書を探してきてPDF化してそれを依頼者に送るといった対応だけでも結構大変で、本来の業務を圧迫してしまいます。

かといって全部を事業部門に委ねるのも不安と感じることも多く、その意味では、「必要な時に事業部門のメンバーも適切な範囲で過去の契約書とその情報を見られる」ということが求められていると言えます。

まず何よりも「台帳管理」をする以上、情報が統一的に管理されていることが非常に重要です。
台帳のフォーム（書式）が不統一で、入力情報が不均一になっていたり、精度が悪かったりすると、正しく検索ができず、また、契約期間などの把握もできなくなるので、適正に台帳管理しているとはいえません。

もちろん理想は、紙の契約書のPDF化も含めた全件管理ですが、前述したようなリスクが低減されるのであれば、会社として「高リスク」と判断した契約書や直近数年分の契約書のみを対象として始めていくこともOKです。

SRI社の調べによると、改めて見返す機会がある契約書は全体の3割くらいというデータがあります。
このため、特に工数のかかる紙の契約書のPDF化は、いきなり全てについて行わずとも支障はないケースが多いです。

法務または総務が主管部署となることが適切だと思います。
契約業務を管掌するという意味を強調すれば法務、社内の文書管理を管掌する意味合いを強調すれば総務というイメージです。

もちろん最初の一歩という意味では構わないと思います。汎用アプリケーションで手軽に始められるのは魅力です。
ただ、管理しなければならない契約書の数はどんどん増えてくるので、次第に表計算アプリケーションでは動作が不安定になるなど管理が難しくなってくることもあるでしょう。

またマクロなどで作り込んだとしても、担当者が退職してしまったらメンテナンスができなくなった、という話もよく耳にするので注意が必要です。
更に冒頭でお話しした、履歴管理や利用者の管理の点は、システム上の制約から難しいので、こういった課題感に対処しようと思ったら、我々のBUNTANのような専用のシステムが必要になると思います。

SRI社では「基本9項目」と言っているのですが、以下のような項目が基本と考えています。

そして電子帳簿保存法対応として「取引金額」の項目が必要とされておりますので「基本9項目+1」が、現在の必須項目のイメージです。

これだけでも数としては多い印象かと思います。
管理を始める時には、あれもこれもと管理したくなりますが、今後運用できるものなのかを吟味した上で追加頂くのが良いと思います。結果運用できず穴ぼこだらけの台帳では、利用者の信頼度が低下してしまうと思うので。

一番大事なことは、契約書管理に限ったことではありませんが、前述した主管部署をきちっと決めることだと思います。
そして管理項目など、運用がシンプルであることが2番目ですね。
この2つが我々が様々なお客様へのサポートを通じて感じたことです。

はい、そしてこうした状況をベースに、内部監査を定期的に行っている会社であれば、内部監査を一つのマイルストーンにして運用状況を確認できる機会を定期的に作れるので、より良いですね。

こちらに関しては、前述した表計算アプリケーションですと、主管部署以外に見せるか、見せないかの二択になりますよね。他方でBUNTANをはじめとする契約管理システムですと、そこが細かく設定できることが多いかと思います。

この場合には大きく分けて2つの考え方があると思います。
一つは部署など組織によって分ける、という最もメジャーな方法です。ただ、契約書は企業によっては複数部署が関わるため、他の部署でも参照できる必要があるというケースも多いと思われます。この場合には、契約書の類型で分類することをお勧めしています。こうすると組織横断的な契約も適切な閲覧者を設定することができますよね。

冒頭でお話しした4つの管理のうち、なんと言っても「台帳管理」が最も大事なので、繰り返しになってしまいますが、どのように始めていくにしても運用する主管部署、責任者を決めて始めるのが重要です。
これが決まったら、誰が、いつ台帳を入力するのかを決めて行けば、スタートを切ることができます。

「まだ契約書の数が少ないので…」とおっしゃる方も多いですが、逆に多くなってから始めると初動の工数が非常にかかります。むしろ契約数が少ないうちからクイックに始めて、習慣化しておくことをお勧めします。