ナレマネは組織の文化!リーガルオペレーションズ実践マニュアル④ナレッジマネジメント編

この記事でわかること
  • 「日本版リーガルオペレーションズ」で「ナレッジマネジメント」が一要素をなす理由
  • 「ナレッジマネジメント」の各レベルで必要となる要素
目次

はじめに

みなさん、こんにちは!

日本版リーガルオペレーションズ研究会(以下、研究会)の発表したドキュメントをベースとしながら、日本版リーガルオペレーションズの8つのCOREそれぞれについて、レベル別に何をどこまでできていれば良いのかをご紹介する本シリーズ、今回は、「ナレッジマネジメント」に関してまとめていきます。

日本版リーガルオペレーションズのCORE8

概要-なぜナレッジマネジメントが必要なのか-

定義と目的

法務に限らず、ナレッジマネジメント、つまりナレッジの蓄積・共有とその活用は、20世紀終盤から非常に重要視されてきました。その背景は、先日公開した以下の記事で言及した通り、ナレッジが企業の競争力の源泉となると考えらるようになったことにありました。

基本的に法務においてもその考え方は同様ですが、より法務に引きつけて考えると、法務のナレッジマネジメントには、以下のような目的も考えられるでしょう。

①リーガルサービスの品質の担保

特に過去、類似の論点を検討したことがある場合には、その検討時の記録などを見ることで、論点の考慮漏れを減らすことが可能になります。これにより、少なくともこのレベルにおいては、組織のメンバー間でのサービス品質のバラツキを減らすことができ、サービス品質を一定以上の水準に担保することができるようになります。

②業務の効率化

ナレッジが蓄積され、活用されるようになれば、少なくとも過去検討した論点を重ねてゼロから考える必要がなくなり、現時点における新たな検討事項のみにリソースを投下することが可能になります。これは大きな業務効率化と言えるでしょう。

③不安やストレスの少ない環境づくり

組織を運営する立場から見ると、ナレッジが活用可能な形式で集約されていれば、メンバーは情報を探すための時間を減らすことができ、情報探索にかかるストレスをも減らすことができます。これは新たに加入したメンバーにとっても同様で、これまでのナレッジが追跡可能であることで、オンボーディング完了までの期間を短縮することにもつながります。結果として、それぞれのメンバーにとって不安感の少ない環境を整えることが可能になります。

LOLの各記事においても繰り返し言及している通り、こと令和の時代においては、法務人材の流動性が高まり、限られたリソースの中で、よりビジネスへの深い理解と積極的な関与が求められています。こうした状況下では、なるべく車輪の再発明をさせることなく過去検討した内容を再利用しつつ、新しく検討するべきポイントに注力できるように環境を整えていくこと、そして新たに加入したメンバーに一刻も早く戦力となってもらうこと、つまり上記で言及した②と③が従来以上に求められていると思われます。

米国におけるナレッジマネジメントの考え方
Legal Operationsの「CORE12」(https://cloc.org/what-is-legal-operations/より引用)

米国のCLOC(The Corporate Legal Operations Consortium)が定めるリーガルオペレーションズの「CORE 12」では、日本と同様に”Knowledge Management”の項目が設けられています。

日本のナレッジマネジメントと比較しても、その目指す姿に大きな相違はないように思われます。唯一ユニークなのは、ナレッジマネジメントを組織の文化とすることに言及がある点です。つまり「べき論」に留めることなく、ナレッジマネジメントを組織の文化(=価値観)に押し上げることで、しっかりと現場に浸透させるところまでをスコープに含めている点で、非常に参考になります。

Desired state: Save team time and improve outcomes by making it easier to find answers and best practices.  Nurture a culture of sharing, mutual support, and documentation across the organization.
(望ましい姿:(特定の問題に対する)答えやベストプラクティスを見つけやすくすることで、チームの時間を節約し、成果を向上させること。そして 組織全体で共有、相互支援、文書化の文化を育むこと。)

「What is Legal Operations?」(https://cloc.org/what-is-legal-operations/)より引用。日本語訳はLOLにて追記。

さて、ここからは、各レベルの構成要素について簡単に何をすべきか、またその際に注意すべきポイントは何かを、LOL独自の視点からご紹介していきます。

ナレッジマネジメントの全体像(「日本版Legal Operations CORE 8 EVENT Report」より引用)

レベル1:情報を収集し、蓄積する

概要

レベル1では、まず必要な情報をしっかりと収集して蓄積していくことが求められています。評価や加工が加えられていない(一次)情報も含めて蓄積することが想定されており、前述したCLOCのCORE12に含まれるInformation Governanceの内容も一部承継したような形になっています。

法務の本質的なミッションであるリスク低減の観点からしても、検討のエビデンスが残らない状態は望ましいとは言えないため、不安がある場合には、組織の規模を問わず一人法務であっても、本レベルについては、早急に対処するべきと言えるでしょう。

レベル1の構成要素とそのチェックポイント

(各項目をクリックまたはタップすることで、詳細な情報が表示されます。)

レベル2:集約した情報を適切に整理する

概要

レベル2は、レベル1で蓄積された情報やナレッジが、再利用可能な形式で整理されていることを目指します。そのポイントは、一元管理と検索性にあります。

属人的な情報・ナレッジ管理では、冒頭に言及したナレッジマネジメントの目的が達成されないことになるため、裏返すと、このレベル2の達成が果たされないことには、ナレッジマネジメント自体を実施していないのと等しい状態にあると言えるでしょう。

レベル2の構成要素とそのチェックポイント

(各項目をクリックまたはタップすることで、詳細な情報が表示されます。)

レベル3:蓄積から共有までが、組織で日常的に運用される状態に

概要

レベル3では、ナレッジマネジメントに必要な情報の蓄積から共有、活用までの流れが、法務組織の中で仕組み化され、運用されている状態を指します。CLOCの言葉を借りるならば、ナレッジマネジメントに関する文化が育まれているような状態と言えるでしょう。

レベル3の構成要素とそのチェックポイント

(各項目をクリックまたはタップすることで、詳細な情報が表示されます。)

まとめ

この記事のまとめ
  • 「日本版リーガルオペレーションズ」で「ナレッジマネジメント」が一要素をなす理由
    • 業務範囲の拡大と業務内容の複雑化に、限られたリソースで対応する手段として、過去に検討した内容を再利用しつつ、新たな論点に注力できる環境を整えることができるため。
  • 「ナレッジマネジメント」の各レベルで必要となる要素
    • レベル1
      • 過去の契約書や相談事項を記録として保管している
      • 業務に関連する最新の法制度等の情報を定期的に収集している
    • レベル2
      • 情報を特定の場所に集約している
      • 蓄積された情報を体系的に整理している
    • レベル3
      • 情報を蓄積・共有化するための基盤・ツール等が整備され、 情報が抜け漏れなく集約されている
      • 情報の蓄積・共有が、 日常の業務フローに組み込まれている
      • 定期的に情報が更新され、 陳腐化・劣化が生じていない
      • 必要な情報が多角的視点で検索可能な状態になっている/コメントを追加するなど、さらに知見が集まる仕組となっている
      • 知見・経験、ノウハウやスキル等の暗黙知についても可視化・共有化が図られている

リーガルオペレーションズの他のCOREなどについての解説はこちら!

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