本記事でわかること
Over view
- ３つのHubbleのコメントの有効な活用法
- 少人数でHubbleを活用する際に役立つコメントの活用法
みなさん、こんにちは🙋♂️
突然ですが、法務パーソンの皆様は、日頃の業務の中で、こんな場面に遭遇したことはないでしょうか？
- 契約書とそれに関わるコミュニケーションがバラバラで照らし合わせるのに時間がかかる
- チームメンバーに退職者が出ると、メールが辿れなくなり、案件の背景が全く分からなくなる
- 契約書の条項について、過去に存在した検討やその判断根拠が分からない
いずれも、契約の検討過程の情報に関する「あるある」です。
こうした元来からの課題に加えて、昨今は、法務人材の流動性が上がっているため、新たなメンバーを迎え入れる機会も増えていると思われますが、こうした新入社員にも早期に戦力になってもらう必要があります。更に、在宅ワークとオフィスへの出社のハイブリッドを基本とする企業も増えており、メール、チャット、Web会議など、コミュニケーション手段が多様化し、事態は更に複雑になっています。こういった中でこと契約業務においては、法務と事業部門間で共通認識を作りつつ、契約業務を遂行していく必要があります。
そこで今回は、こうした新たなコミュニケーションのあり方に適合した、Hubbleのコメント機能の活用法について、3つの用途からまとめていきます！
用途①：コミュニケーション手段として使う
実際にHubbleユーザーの中で、最もよく利用されている使い方です。
例えば下記のような、事業部門-法務間での契約書レビューにおける依頼や指摘事項といった、日常的なやり取りを行います（図1参照）。
Hubbleのコメントでは、強調表現が可能なリッチテキストはもちろん、Microsoft Wordのコメント機能のように、ドキュメント内の特定の箇所を指定したコメントを残すことも可能で、法務間や事業部とのやりとりにおいても、どの部分についてやり取りをしているのか、共通認識を作る上で困ることはありません。
更に、Hubbleのコメントでは「👍（いいね）」をつけることもでき、チャットライクなコミュニケーションが可能なため、メールによるコミュニケーションと比して、法務部内や事業部とのコミュニケーションの円滑化にも役立ちます。
なお、Hubbleのコメントは、Eメールはもちろんのこと、SlackやMicrosoft Teamsなどのコミュニケーションツールとも連携可能なので、日々使っているツールをそのまま使いながら、これらの特定のチャンネルやDMにHubble上のコミュニケーションを集約しておくこともできますし、返信を送付することもできるため、事業部門にとっても活用のハードルは高くありません。
自分たちに課される義務をフックに、契約書に関心を持たせる
「事業部門のメンバーが契約書を読んでくれない」という法務パーソンの悩みをよく耳にします。こうした場合には、まず事業部門と契約に関するコミュニケーションをとることから始めてみましょう。
例えば、「製品の検収期間は3日で足りますか？」といった感じで、自分たちに義務として要求される内容について、意識的に確認したり、話を振るのも良いでしょう。こうすることで、事業部門の方も、契約書に書かれていることを「自分ごと」と感じやすくなり、段々と契約書に関心を持つようになってくれます。
用途②：法務のレビューに必要な情報とナレッジの集積先として
契約の審査依頼で取得した情報を表示
実質的な契約審査を行うには、まず取引の概要（どんなビジネスをしたいのか）を掴むことが重要という教えは、もはや法務の皆様の間では耳タコかと思います。
Hubbleの契約書審査依頼フォームの機能やSlack審査依頼フォームの機能を使うと、コメント欄にも依頼者から取得した情報が記載されるようになるため、常にドキュメントを横目に、どういった背景がある取引なのかを確認しながらレビューすることができます（図2参照）。
チェッカーからのフィードバックを記録
マネージャーからのフィードバックもコメントに記載してもらえば、ドキュメント（特定のバージョン）と一体化した形で、法務の「生きた教材」としてナレッジを残すことができます。
これにより、他のメンバーの思考過程を少しだけ追体験できるようになり、法務組織としてのレベルも上がるとともに、新しく入社したメンバーのオンボーディングのスピードも上がるでしょう（図3参照）。
Hubbleでは、法務内のみでのコミュニケーションを行うことも可能なため、事業部門との関係上、必ずしも見せる必要のない法務内でのダブルチェックの履歴や専門性が高い議論は、前述の事業部門とのコミュニケーションとは分けることができます。
いずれのコメントも送信者やキーワードで検索することができるため、自分や以前受けたフィードバックや他のメンバーが受けた指摘などを検索して取り入れることも可能です。
用途③：自分用のメモとして
Hubbleのコメントは、宛先（メンション）を指定しなくても残すことができるため、単純なメモとして使うこともできます。
例えば、条項の修正の根拠や自分なりにポイントと考えた点を記録しておくと良いでしょう。この使い方であれば、いわゆる「一人法務」の方でもナレッジを蓄積しておくことができますし、近い将来やってくる「二人目の法務」の方に情報を残すこともできます（図4参照）。
なお、Hubbleのコメントは、自分へもメンションをつけることができます。
これを使って、自分にとって有用なメモは、自分にメンションを宛てて「未読通知一覧」を通じて確認できるようにしておくのも便利な使い方です（図5参照）。
まとめ
今回は、3つの用途からHubbleのコメントの機能について説明してきました。日常のコミュニケーションからナレッジの蓄積に至るまで、様々な用途で活用可能であることがお分かり頂けたことと思います！
そして、このHubbleのコメントの最も重要な特徴は、Wordのコメント機能のように人為的ミスによって外部に漏れる心配がない一方で、ここに記載された情報は（アクセス権がある限り）社内のメンバーに対してオープンで、共有できるという点です（一方で社外向けのメッセージは、従来通りWordのコメント機能を活用することが良いでしょう）。
契約書は法務だけでなく、事業部門や経営層など企業の様々な立場の方の情報を集約して作成するものです。Hubbleのコメントがよりチャットライクな仕様になっているのも、契約書だからと一歩引くのではなく、様々な立場の方ときちんとコミュニケーションを取って欲しいという思いが背景にあります。
是非、Hubbleのコメント機能をフルに使いこなしてみて下さい！
