全国で70を超える映画館を運営し、来場者数が日本のトップクラスであるＴＯＨＯシネマズ株式会社。映画興行会社として、多様な業種との長期にわたる取引も多い同社の法務部は、取引の合意形成支援をはじめ契約の締結に至るまで、事業部門と深く連携しながら事業に関わっています。
コロナ禍の苦境やリモートワークの普及、さらに従来利用していた契約書管理システムの保守サービスの終了等、業務環境の変化をどのように乗り越え、部門間連携のより一層の強化や事業部門における契約コミュニケーションの活性化を推進したのか。
同社法務部長大西ふみ子氏及び同法務室マネージャー青木未来氏に、会社の事業を前に進める法務と事業部門との連携強化の秘訣をお伺いしました。(取材時:2024年1月～4 月)
本記事のポイント
Over view
- 同社の法務の概要（2024年3月現在）
- 人数：3名
- 契約書依頼件数：30～100件/月
- 導入前の課題
- 保守サービスが終了する契約書管理システムからの移行
- 法務と事業部門の連携強化・コミュニケーションの円滑化
- 契約業務全体の工数削減
- 契約情報の集約、検討・修正履歴や契約経緯を含むナレッジの蓄積・活用
- Hubbleの利用範囲・利用文書類型
- 本社社員全員
- 契約書・社内規程・取締役会議事録
- 導入後の効果
- 契約書が見やすくなった
- 契約業務全体の時間を1/3に削減・抜け漏れ防止の結果、契約締結までの期間が短縮
- 事業部門における契約関連情報（背景事情や経緯を含む）の集約や事業部門内議論の活性化・可視化
- 法務と事業部門の連携強化・コミュニケーションの円滑化
コロナ禍を乗り越え、部門間連携を強化し、法務部が社内の「ハブ」になることを目指す
本日はHubbleの利用ユーザー様が集うユーザー会「with Hubble」の場でお話をお伺いします！早速ですが、貴社法務の概要を教えてください。
大西
私は当社の法務部発足のタイミングで法務部第1号社員として入社しました。その後、長年私と青木の2名体制でしたが、2023年に1名有資格者を採用し、現在は3名に増員しています。
業務範囲は、契約書の作成・審査や交渉支援にはじまり、契約違反・債務不履行に対する損害賠償請求を含むトラブルの対応、外部弁護士と連携した訴訟対応や所轄官庁との連絡・連携から商標等の管理・出願のほか、人事労政部と法務部が運営するコンプライアンス相談窓口の事務局業務まで、多岐にわたります。
法務と事業部門の連携の強さが当社の特徴となっており、契約条件等の合意形成サポートとして、法務も案件によっては交渉の場に立ち会い、直接交渉することもあります。
長らく大西様、青木様がお二人で法務をご担当される中で、コロナ禍や動画サービスの普及等、映画業界における変動期を乗り越えられてきたのではないかと思いますが、法務業務における変化はありましたか？
青木
全国に映画館を出店した拡大期は、新規案件に追われ、多数の契約業務が発生していました。
その後、コロナ禍で映画館が営業休止を余儀なくされたことで、法務も営業休止期間中の営業補償や取引先との取り決め等といった、イレギュラーな合意書作成・締結業務への対応を迫られることになりました。
映画興行ビジネスには、直接の関連法令が興行場法という非常に古い法律一つしかないため取引関係者全員が初めてぶつかる状況に対し、手探りで対応せざるを得ない状況でした。
また、映画館の営業再開後は、社会全体がデジタル化したことで、モバイルチケットの導入をはじめ、映画館の運営自体がデジタルシフトしています。その影響で、各種システムの導入・保守等デジタル化に伴う契約業務が多くなったという変化は感じています。
契約書の依頼件数と貴社のビジネスモデル上、特に多い契約類型や契約の特徴があれば教えてください。
大西
現在は、新規契約書の審査依頼は月間平均約30件です。
時期や時代によって非常に変動幅が大きく、先述した映画館の拡大期は非常に多くの案件を取り扱っていました。現場で合意形成がある程度できているものは、締結までの日数も短くなりますが、ひとつの映画館の新しくオープンさせるまでに必要な契約の準備は長い年月がかかることも多く、予約契約を締結しながら、本契約の締結まで２年間を要するものもあります。
開業までには設計や建設に関わる請負契約書、賃貸借契約書をはじめ多数の業種の企業との取引に関わる契約が発生します。
開業後も、配給会社との取引にはじまり、映画館の管理・運営に必要な様々な業種の企業との契約が生じます。
映写機や発券機等の機械の保守、シネアド（映画館における広告）や清掃まで、多様な内容の業務委託契約書が最も多い類型です。
当社は、当グループ企業の中でも外部との取引が多い印象です。
時代の変化も受けながら多様な取引が発生するビジネスであるからこそ、法務と事業部門が連携して推進することが求められるのですね。Hubble導入前はどのように契約業務を行っていたのでしょうか？
青木
コロナ前は、毎日出社をしてメールや時には手渡しで事業部門から審査依頼を受けた契約書ドラフトを法務担当者が審査し、部署毎に作成したメーリングリストに添付して事業部門と連絡を取っていました。
最終版は紙に印刷し、法務部長確認印を押した上で決裁表に添付し、紙で締結、キャビネットで保管するという業務フローでした。
当時は法務部が２名体制でしたので、過去の経緯など分からないことは、大西から口頭伝承で情報共有やナレッジ共有を受けている状態でしたね。
そのような中で、契約書管理システムを探し始められた背景を教えてください。
青木
従来利用していた契約書管理システムの保守サービスの提供が終了してしまうことが契機となりました。
情報システムの担当役員と2022年から3年間の投資計画を議論する中で、電子契約サービス等の他のリーガルテックよりも、まず従来の契約書管理システムに代替できるシステムの導入に重きを置きたいとお伝えしていたところ、当役員が当初検討候補に入っていなかったHubbleを見つけてきたことで、Hubble導入の検討が始まりました。
大西
Hubbleを知る前は、契約業務全体を効率化するツールがあるとは思っておらず、３年間の投資計画書は【図１】の通り①契約書の作成・審査過程のシステム化と③の契約書管理をそれぞれ別のシステムで検討しており、① ～ ③ の課題全てを従来のシステムの保守が終了する2024年9月までに解決しようとしていました。
しかし、Hubbleは当社が抱えていた2つの問題を一気に解決できるだけでなく、②の電子契約との連携も行うことができたため、Hubbleの導入検討を始めてからはスムーズに検討が進みました。
Hubbleと連携ができるクラウドサインも導入が完了したため、2023年4月の段階、つまり3年を予定していた期間のたった半分で当社法務部が計画していた理想の状態を実現できました。
非常に嬉しいです！従来の契約書管理システム保守サービスの終了前に新しいシステムを導入する必要があった中で、代替システムにはどのようなことを求められていたのでしょうか？
大西
2022年時点で、当社法務部では「重点取組事項」として、「チーム力の強化」を据えていました。さらに、その内容として、以下の3つに具体化していました。
①社内ハブ（交差点）としての機能を強化する
②情報の集約と活用→業務の中で蓄積した知識や手法を、社内で共有する
③部門間の横断的なコミュニケーション・連携を強化する
Hubbleは、まさに社内の「ハブ」になるとともに、契約審査の過程や交渉経緯等の情報を集約し社内ナレッジにできるシステムでしたので、当初設定していた「重点取組事項」（【図２】参照）が後付けしたかのように見えるくらいです（笑）。
本当にHubbleでご支援できることをまとめて書いていただいたような内容ですね（笑）
青木
このほかにも、「働き方の変化や事業継続計画への対応」（【図３】参照）として、リモートワークを前提とした法的サポートの方法の構築についても実現でき、Hubbleはまさに当社が求めているシステムでした。
Hubble以外のシステムとしてはオンプレミスシステム等も検討されたのではないでしょうか？
大西
はい。最初は、従来利用していたシステム提供会社の関連会社から類似システムを紹介していただいて、デザインや使用感が変わらないため、事業部門にも混乱なく使ってもらえるのではないかと考えていました。
しかし、検討を続けるうちに、オンプレミスシステムで必要となる開発・保守費用が不要であるSaaSで変化に対する柔軟性を確保したいと考えるようになりました。
オンプレミスシステムからSaaSに移行するという変化に抵抗感はありませんでしたか？
大西
あまりなかったですね。
オンプレミスシステムは自社向けのカスタマイズができる点がメリットだと思うのですが、Hubbleには、 私たちの希望が全て詰まっていました。
とても嬉しいお言葉です。Hubble導入の一番の決め手は何でしたか？
大西
先述の通りコンセプト全てがマッチしていたことに加え、非常にシンプルな画面で、必要な機能だけが過不足なく備わっており、操作性も高く、ユーザーである事業部門にも使いやすいことが決め手になりました。
契約書作成や修正においても、内容を複雑化させる方がいらっしゃる一方で、私も青木も、必要十分な内容をシンプルに書いていきたいと考えており、Hubbleの開発思想は私たちの思考にもマッチしていました。
青木
従来のシステムから移行する際に、社内向けのマニュアルも作ったのですが、「見なくても使えた」と言われることが多かったです。
青木
当社の社員は、 激動の映画興行の世界で新しいデバイスに対応してきた方が多く、新しい物好きともいえるので、そういう方々は各自で学んで使ってもらえています。
過去の類似の契約書についても検索をして、自分なりに契約書ドラフトを修正してから法務に審査依頼をしてくれる方もいます。
これまで、メールや電話でこまごまと事業部門と連絡していたことは全て「Hubbleにお願いします。」と伝え、事業部門のほうでも以前のフローよりHubbleに情報を載せるほうが抵抗が少ないようなので、従来以上に法務と事業部門の関係が良好になりました。
契約業務の工数を70％削減したHubbleは、契約書を「見やすく」してくれる
現在、Hubbleはどのようにお使いでしょうか？
大西
本社の社員全員でHubbleを利用しています。
従来は、事業部門からメールや直接の手渡しで契約書を受領し、審査を開始していましたが、様々な部門にCCをつけてメールを送る事業担当者もいれば、私個人に送る方もいて、法務部内でも案件の共有が必ずしもできていませんでした。
Hubble導入後は、事業担当者がHubbleに契約書をアップロードし、Hubble上で事業部門での議論がなされた後、法務にメンションをしてもらう形で契約書審査が開始するため、審査依頼窓口が統一化できただけでなく、法務内の案件管理も可能になりました。
法務内・法務と事業部門とのコミュニケーションは全てHubbleのコメント欄で行われ、審査が完了すると、法務部長が「確認済み機能」で「確認済み」にして、社内稟議に進みます。
ワークフローシステムにはHubbleのURLを添付しますので、関係者は全員、法務が確認した書面をチェックすることができます。
決裁完了後は、Hubbleからクラウドサインで締結され、締結後はHubbleに締結版PDFが取り込まれて終了となります。
契約業務のすべてが整備され、まさにHubbleは契約業務の土台・基盤になっています。
Hubble導入後法務ではどのようなメリットや効果がありましたか？
青木
一番のメリットは契約書が読みやすくなったことです。
Hubble導入前は、過去の契約書を契約書管理システムで立ち上げてPC画面の右側で表示させつつ、新規の契約書のWordを左側に開いてそれぞれを同時に見た上で、担当者からのメールも立ち上げて関連情報を確認する、といった形で複数の画面を往復していました。
Hubble導入後は、コメント欄にこれまでの議論の経緯や依頼の背景等の必要な情報がそろっており、添付資料として過去契約書のURLを添付しているので、契約書審査業務に必要な情報の確認が1つの画面で完結できます。
法務の方なら眼精疲労の悩みもご理解いただけると思いますが、Hubbleは文字も大きくて見やすいので、契約書を朝から晩まで見ていても目が疲れにくいです。
Hubbleの導入により身体的ストレス軽減にもつながっているというのは、とてもうれしいです。
大西
Hubbleは身体的ストレス以外に精神的ストレスの軽減にも繋がっています。
私は、自分が見ていなかったり対応していなかったりするせいで、事業が遅れてしまう可能性を抱えていることが最大のストレスでした。
従来は、メールのスレッドでのコミュニケーションがメインだったので、一度見ても忘れてしまったり、時間が経過すると必要な情報が埋もれてしまったりということがありましたが、Hubble導入後は、Hubbleに必要な情報が集約され、Teams連携で通知も来るので、抜け漏れがなくなるとともに契約審査のスピードが向上し、電子契約導入も相まって契約締結までの期間を短縮できました。
Hubbleは私が「面倒臭い」と感じていたことを全部やってくれています。
Hubbleはコミュニケーションツールでありながら、それがそのまま契約管理台帳として利用できるところに際立った魅力があります。
「やる気よりも仕組みが解決する」という趣旨のジェフ・ベゾス氏の言葉がそのまま当てはまる製品だと感じています。
どのような業務が短縮でき、どのくらい時間が削減できたのでしょうか？
青木
メールで契約書審査を受け付けた場合、そのメールに添付された契約書をダウンロードしてファイル名を変え、法務内で内容を確認・修正した上で修正版のファイルの名前を変更し、元のメールスレッドに添付をして事業部門に返信を行う形で契約書のバージョン管理を行っていましたが、Hubble導入後は自動でバージョン管理できる他、事業部門とのコミュニケーションもHubble上で完結でき、こういった作業はほとんどなくなりました。
さらに電子契約導入前は、決裁表（稟議）を回付してハンコを集め、承認された契約書を紙に印刷して、法務が承認した最終版のドラフトと相違がないか目視で確認した後、総務部に押印してもらうためのタイムラグもありました。
リモートワークだと出社した日に取りに行くため２日程ラグが生じ、郵送・締結・受領まで３週間ほどかかることが多かったのですが、Hubbleで確認済みとなった契約書はHubbleからクラウドサインで送付するだけですし、受け手の場合は電子契約PDF差分チェック機能で最終版との差異を確認した後、契約締結し、締結後は取り込んで格納するだけです。
本社内であればその日の内に完結するので、契約業務の工程の全てが早くなり、従来かかっていた時間が70％程度削減されたと感じています。
事業部門も、Hubbleに契約書をアップロードさえすれば、締結までの期間が今までよりも短くなる、というメリットを感じているようです。
契約情報が自然と集まる基盤ができ、事業部門の議論が活性化・法務と事業部門の連携が強固に
契約締結までのリードタイムの短縮以外に、事業部門や会社全体のメリットはありましたか？
大西
会社全体で契約に関わる情報を必要な範囲で共有・蓄積することができるようになりました。
事業部門とメールで契約書のやり取りをしていた従来は、メールの送付先に役員や部長が含まれていると、詳細な情報共有を躊躇する事業担当者もいました。
メールとは別に法務に対して電話で内情を伝えてくれる方もいたのですが、法務では関連情報や状況を再整理する手間がかかるとともに、必要な人に必要な情報が伝わらないという状況も生じていました。
ところが、Hubble導入後は、契約に関連する情報はHubbleのコメント欄に書いて集約するという業務フローが事業部門に浸透し、契約書を中心として必要情報や関連情報など全ての情報がHubbleに自然と蓄積され、必要な人に伝わる環境が実現しました。
青木
必要な範囲の人に必要な情報がオープンになったことで、契約書作成の段階から経理財務や総務との連携ができるようになりました。業務が可視化された結果、「今、あの案件の契約書をチェックしているんだよね」などと声をかけてもらうことも出てきましたね。
大西
農業の世界には、「リンゴを育てようと思っても育たない」、つまり「育てよう」として手をかけるよりも、土壌を整えて、自然と育っていく環境さえあれば、木に備わった力によって美味しいリンゴができるものというような考え方があるそうですが、Hubbleはリンゴの木の土壌のようなものです。
これまでも、いろいろな場面で、契約に関する情報を集約していくことの重要性を伝えてきたつもりでしたが、なかなか社内の文化として浸透するまでには至りませんでした。
いま、Hubbleという契約業務の基盤ができたことで、全社的に契約に関する共通認識を形成することができるようになってきたことを実感しています。
まさにHubbleのコンセプトを体現いただき、非常に嬉しいです。事業部門内での議論もHubbleでなされるとおっしゃっていましたが、事業部門の方にもHubbleをかなりご活用いただいている印象です。
青木
はい。特に商品開発や新規事業の部門では、Hubble上で一つの契約書についてコメント欄で事業部門内での意見交換や議論をしています。他の担当者の案件でも同僚からアドバイスや意見が入っていることもあります。
法務は、Hubble上に残っているこれらの事業部門内での議論の経緯や履歴も踏まえて契約書の審査や修正内容の説明を行えるので、二度手間や蒸し返しが減って、合意形成までのスピードも上がりました。
大西
最近ではコメント欄で活発にコミュニケーションを取り合う担当者が増えているだけでなく、取引相手とのメールの写しやプレゼン資料などを添付するなどの運用や、過去の契約書のリンクをまとめておいてくれる方もいたりして、Hubbleは契約に関する情報収集ツールとして機能しています。
その結果、部門によっては劇場と本社ローテーション人事や異動もあるのですが、従来属人化しがちだった業務や情報も、Hubbleの使い方を伝えるなかで引き継ぎやオンボーディングができるようになるという効果も出始めています。
ここまで事業部門とHubbleでコラボレーションが実現しているのは、法務と事業部門の関係性の強さが前提にある気がします。貴社の話を聞けば聞くほど、ビジネスと契約は表裏だと感じました。
契約書の台帳管理業務が「クリエイティブな自動化業務」に変わったカスタム項目AI自動入力機能
その他、ご活用いただいている機能はありますか？どのように検討してこられたのでしょうか？
青木
テンプレート機能や指定箇所コメント機能も活用しています。秘密保持契約書等は事業部門でもテンプレート機能から自社ひな形で交渉を開始できるようにしています。
大西
カスタム項目AI 自動入力機能は、スピードと正確性を兼ね備えた機能だと感じます。
契約管理台帳としての機能を強化するためには、各部門の担当者が検索しやすい適切な項目に、必要な情報が正確に入力されていることが必須ですが、情報を抽出するプロンプトを作成し、調整を繰り返す作業は、自分たちの取引を俯瞰しながら、必要な情報をシンプルに収斂させていく、ある意味でクリエイティブな作業でもあるので、楽しみながら取り組んでいます。
大西
当社には視覚障害を持った社員がいるのですが、Hubbleは非常にシンプルなUIであることに加え、一部視覚障害者向け機能開発にも対応いただいたことで、その社員もHubbleを円滑に利用できています。
非常に嬉しいご感想をありがとうございます。最後に、今後の貴社の展望や課題を教えてください。
青木
一つの取引について、契約書作成から決裁、支払い手続まで、まだまだやることが多いので業務をよりシンプルにしていきたいです。
何のためのステップなのか趣旨を再確認したうえで、ワークフローを含めて工数をさらに減らす工夫をしていきたいです。同時に、コンプライアンス意識向上を担う法務部としては、Hubble内を含めて、社員が言いたいことを安心して言える、心理的安全性のある職場環境を作っていきたいです。
大西
「法務がいて良かった」という存在になることを目指しています。
法務も事業部門と同じ方向を向いている仲間なので、部門に留まらない全社的なチーム力を発揮できるように頑張りたいです。
本日は素敵なお話をありがとうございました！
会社概要(2024年７月現在)
Company Profile
| 会社名 | ＴＯＨＯシネマズ株式会社 |
| 所在地 | 東京都千代田区有楽町1-2-2 東宝日比谷ビル5F |
| 設立 | 1997年9月12日 |
| 代表者 | 代表取締役社長 池田 隆之 |
| 事業内容 | 1 映画館の経営 2 映画興行、イベント等の企画、実施、運営、管理及びチケット販売 3 映画関連商品その他の物品の企画、製作及び販売 4 軽飲食物の販売 5 レストラン、喫茶店の経営 6 広告代理業 7 通信販売用ウェブサイトの運営及びインターネットを利用した通信販売 8 インターネットを利用した情報等の配信に関する企画、製作、販売及び管理 9 著作権その他の知的財産権の取得及び利用 10 上記各号に付帯関連する一切の業務 |
| URL | https://www.tohocinemas.co.jp/ |
より詳しいお話をご希望の方は、お気軽にお問い合わせください。
Hubbleの詳細についての資料も、こちらよりダウンロードできます。
