関西初の法律学校として開校した関西法律学校を前身として、「学の実化（がくのじつげ）」を学是（理念）として掲げる総合大学として設立され、教育研究活動を通じ、不確実性の高まる社会の中で困難を克服し、未来を切り拓こうとする強い意志と多様性を尊重し新たな価値を創造することができる力を有する人材を育成する関西大学。
同大学は、2014年12月に「電子決裁システム導入及びペーパレス化推進プロジェクト」を設置。2016年4月から「電子決裁システム」の運用を開始し、学内決裁時の物理的な押印作業をなくすとともに意思決定の迅速化を実現。コロナ禍の2020年10月には新たに「書類に関する押印見直し及びペーパレス化推進プロジェクト」を新たに設置し、学内書類及び契約書の電子化を検討。さらに、2023年度には「学内業務ＤＸプロジェクト」を発足させ、すべての学内業務のDX化を目指しています。
同大学 総務局法務課では、どのように契約業務のDXを推進し、労働時間や残業時間の削減、全学の契約リテラシーの向上を実現したのか。総務局法務課 課長 ハラスメント防止推進室 玉村 良史 様、同課 課長補佐 梶井 智司 様及び同課 濱田 七兵衛 様にお伺いしました（取材時：2025年6月）。
本記事のポイント
Over view
- 同大学の総務局法務課の概要
- 人数：5名
- 契約書依頼件数：約280件/年
- 導入前の課題
- アナログで行われていた業務の非効率性
- 契約に関するナレッジや情報が属人化し、重複する問い合わせへの対応工数の増加
- 案件漏れや契約書審査の非効率性による契約締結までの期間の長期化
- Hubbleの利用範囲・利用文書類型
- 全学
- 契約書、契約書雛形、規程及び仕様書・提案書・見積書等の契約関連書類一切
- 導入後の効果
- 契約業務にかかる業務時間が半減し、残業時間を削減
- 案件管理及び学内コミュニケーションの円滑化による契約書審査スピードの向上
- 全学における契約リテラシーが向上し、属人化していた情報の引継ぎやナレッジの共有が促進
2016年から取り組んできた先進的な学内全体でのDXの推進
本日はよろしくお願いいたします。早速ですが、総務局法務課の概要から教えてください。
玉村
総務局法務課は2021年4月に設置された部署で、課長の私を含め5名のスタッフが所属し、法務業務とハラスメント防止推進業務の大きく２つの業務を行っております。
法務業務としては契約業務、法務相談や訴訟対応の他、学内規程の整備、個人情報保護対応や情報開示対応を含めたコンプライアンス対応業務も所管しております。
2021年3月までは総務局総務課に法務室を置いて上記の法務業務を行っていました。また、当時は学生センターを中心にハラスメント対応業務を行い、事案によって学長の下にある学長課と法人役員の下にある総務課でそれぞれ分担して対応していましたが、これを一元的に対応する方針となり、2021年4月から総務局総務課法務室で行っていた法務業務と学生センター及び学長課、総務課で行っていたハラスメント防止推進業務の両者を一元的に担う法務課が新設されました。
ありがとうございます。貴大学では、「関西大学DX推進構想」を掲げ、DXも推進されています。
「関西大学DX推進構想」 Over view
玉村
はい。本学は創立130周年を迎えた2016年に、20年後の関西大学の更なる充実・発展のため、学園の理念（「建学の精神」及び「学是」）に立ち返り、それを今日的に解釈したうえで、どのような人材を育成するか、どのような学園をめざすのかを全構成員が考え、行動するための指針として、「Kandai Vision 150」を策定しました。
こうした動きの中で、デジタル技術をあらゆる生活場面や経済活動に取り入れ、予測不能な未来を切り開き、社会課題の解決を実現するためには、さらにデジタル技術が社会に浸透し、さまざまなサービスやデータが活用されることが急務であり、既存の仕組みの転換やそのような社会の変革の実現には、DXが推進力になるとして、ペーパーレス化やデジタル化に取り組んできました。
2016年からとなると、コロナ禍前からのお取組みですよね。2021年に法務課が新設されたとのことで、当時はまだ総務課の法務室の時代かと思いますが、どのようなお取組みをされていたのでしょうか？
総務局法務課 課長補佐 梶井 智司 様
梶井
当時は理事長や学長までの学内決裁の押印手続を紙の書面と判子で行っておりましたので、非常に長い時間を要していたことから、業務効率化とペーパーレス化を実現し、来るべきデジタル社会に備えるため、学内決裁の押印手続への電子システムの導入を行いました。
学校教育機関の学内手続のデジタル化を2016年から行われているというのはかなり先進的ですね。その3年後、コロナ禍に突入します。
濱田
はい。私たち大学職員は、常に学生や教員の傍にいながらご支援をするという働き方をしていましたので、コロナ禍でのリモートワークというのは想像もつきませんでしたが、当時、大学の授業もリモートで行われるようになり、学内業務も一時的にリモートワークが行われました。
このとき、学内決裁の手続は電子で完結しても、その後の契約書への押印の業務は大学内で行う必要があり、いわゆる「ハンコ出社」の解決の必要が生じました。そこで、ちょうど法務課が新設された2021年6月に電子契約を正式に導入しました。
そうすると、ポストコロナにおいて、新設された法務課においてHubble導入前の課題はどのようなところにあったのでしょうか？
玉村
ポストコロナで学内業務全体がデジタル化していく中で、法務業務においては、学内決裁手続とその後の契約締結についてはデジタル化できていたものの、その前の契約書審査依頼や相談のコミュニケーションなどの間の業務はまだまだ非効率的で、締結後の契約書の管理も所轄部署が紙の文書を保管するなどアナログな管理となっていました。
そこで、①相談受付、②事前審査、③学内稟議、④締結、⑤締結後の文書の管理を一気通貫でデジタル化していく必要があると感じていました。
組織全体の契約リテラシー向上と労働時間削減を目指して導入したHubbleが全学に浸透
Hubble導入前は、契約書の依頼やコミュニケーションはどのように行われていたのでしょうか？
濱田
依頼部署の方からの法務課宛メールによって契約審査の依頼を受けておりましたが、依頼者によっては、詳細な内容がメールに記載されていることもあれば、簡単な内容しか記載がなく、契約書審査を開始するためにメールや電話で案件の詳細をヒアリングする必要があるケースもありました。
また、法務課内での審査方法も、メールに添付された契約書ドラフトを紙で印刷して、私が一次審査をした内容を紙に書き込み、それを二次審査の依頼として上司の梶井にメールや直接の声がけで行っていました。
法務課内での審査が完了した後は、依頼部署宛てに審査済みドラフトをメール添付して返信するという流れでしたが、契約書の内容審査を行う前に必要な過去事例の検索や契約以前の背景・目的を確認するやり取りが非効率であり、一次審査にとりかかるまでに相当の時間がかかっていました。
なるほど。かなり丁寧な手続や対応を取られていたこともあいまって審査スピードが落ちてしまうという側面もあったのですね。
濱田
例えば、学内向けのコメントと外部向けのコメントについての切り分けや外部の相手方との交渉ポイントなども依頼部署の担当者に電話やメールで補足説明をしていたのですが、担当者が変わる毎に同じ趣旨の説明を行う必要がありました。
それは非常に大変ですね。年間の契約書取扱件数と典型的に多い契約類型を教えてください。
濱田
典型的に多い契約類型としては業務委託契約書、雇用契約書や学内の誓約書です。昨年（2024年）の電子契約締結が2600件ほどあり、そのうち法務課に相談が来るのは280件ほどでした。
コロナ禍以前は年間70～90件程度だったのですが、コロナ後は様々な業務高度化のためのアウトソーシングの業務委託契約書等も増え、年間1割程ずつ増加していきました。
特に2～3月は、契約更新や4月からの予算執行に向けた契約相談が非常に多くなります。
そうすると、ポストコロナで学内の契約業務全体の効率化とデジタル化を目指す動きの他にも、審査件数の増加などの背景からシステムの検討を始められたのですね。
梶井
そうですね。契約業務全体の効率化や契約業務全体のデジタル化を実現したいという思いもありましたし、私たち大学職員は企業における従業員と同様、他の部署に異動になる可能性などもありますので、大学の情報資産の蓄積という観点では、契約業務におけるナレッジや情報の蓄積・共有ができるシステムを探す必要もありました。
そうしたところ、濱田とともに中央経済社の専門誌『ビジネス法務』で契約業務全体の効率化とナレッジの蓄積や活用ができるHubbleと出会いました。
雑誌からHubbleを見つけてくださったのですね！Hubble導入においては、どのように学内での説得をされたのでしょうか？
玉村
電子契約導入後は、もともと250万円くらいかかっていた印紙代が20万円 まで下がり、200万円以上のコストメリットを出すことができましたので、Hubbleの場合も同様に、実際にアナログな業務フローであったことでかかっていた業務工数と労働時間を算出し、人件費に換算してコストメリットを提示しました。
そうしたデータをもとに、大学全体としてDXを推進していたこと、何より私の上司もDXに造詣が深く理解があったことで、学内でも比較的スムーズに納得を得ることができました。
具体的にはどのようなデータを集められたのでしょうか？
濱田
例えば、ある部署の担当者から依頼を受けてから契約締結までにかかった社内コミュニケーションや審査にかかった時間を計算し、また類似の案件で別の部局の担当者から重複した相談が来た件数を算出していきました。
これに対して、Hubbleを導入すれば、別の部局の担当者が過去の類似の案件を参照することで重複した質問が来なくなることにより、私自身の労働時間が重複の案件を対応していた分だけ減り、また、Hubbleで過去の案件を参照した他の部局の担当者の契約リテラシーも上がることで、次回の契約審査がより効率的に行うことができる点で別の部局の担当者の労働時間も減るため、その削減労働時間分を定量的に算出しました。
さらに、このように学内全体の契約リテラシーが上がることで、学校法人全体のコンプライアンスが強化されるという定性的な利点もまとめていきました。
こうしたデータをもとに、学内でもコストメリットを感じていただけたのですね。トライアルをしていただいた時のHubbleの第一印象を覚えていますか？
濱田
トライアルは法務課の5名で行いましたが、過去の案件やそのナレッジにすぐにアクセスできることに感動したことを覚えています。
Hubble を導入する前は、ファイル名でしか検索できなかったため、参考となり得る過去の契約書やナレッジは、属人的な知見や個人の記憶を頼りに検索をしていました。
現在はHubble を活用して受付日、ファイル名、依頼部署名だけでデータを管理していますが、本文を含むキーワード検索からすぐに目的の契約書や情報にたどり着けるため、現場の方でも使いやすく、新しい方が法務課に来た時にもすぐに対応できると感じました。
実際にHubbleをお使いになられて、使い方がわからなくて困る場面などはなかったでしょうか？
梶井
Hubbleは非常にわかりやすいシステムで、使い方に困ることは一切ありませんでした。また、学内への展開に当たっても、Hubbleのカスタマーサクセスに丁寧に伴走いただき、学内周知や説明会もスムーズに進みました。
他の部局の皆様にもスムーズにお使いいただくことができましたでしょうか？
濱田
説明会を実施した後、やはり一部の方からは、「今まで通り（メール依頼）の運用がいい」とのご意見もいただきました。
そうした方に対しては、まずはメールで受領をして、返答の際にHubbleの外部共有リンク機能等でHubbleというシステムがあるとの周知活動を行うとともに、クラウドサイン連携により業務が効率化することや、未来の後輩のためにナレッジや情報の蓄積の重要性を説明することでご理解いただき、少しずつ学内での認知を広げていきました。
玉村
濱田が、「結果的には使った方が楽になるよ」運動を展開してくれたおかげで、学内で、「Hubble」という言葉が定着していて、契約業務を行うことを表わす動詞として、「Hubbleする」や「Hubbる」といった会話が法務課以外でも飛び交うほど、Hubbleの利用が全学に浸透し、なくてはならないものになっています。
依頼件数が増加する中で契約書審査業務にかかる時間が半減し、契約締結までの期間の短縮と残業時間削減を実現
現在、Hubbleをどのように活用いただいているのか、改めて教えてください。
濱田
60部署と法務課全員にIDを発行し、学内全体でHubbleを利用しています。
まず、担当部署から、契約書審査依頼がHubble上で行われ、その後、私が一次審査をHubble上で行います。その後、梶井に二次審査を依頼し、梶井も二次審査をHubble上で行い、法務課での審査完了後はHubble上で依頼部署に返信をするため、依頼から一次審査と二次審査におけるコミュニケーションも全てHubble上で完結するようになりました。
審査完了後は、稟議承認後、Hubbleのクラウドサイン連携によりワンクリックで電子契約を締結手続に移行でき、電子契約締結後はそのままHubbleで契約書管理と契約管理台帳の自動生成がシームレスにできています。
担当部署は、Hubbleの更新解約期限通知を活用して期限管理を行っています。
課題とされていた、契約情報の一元集約と契約業務全体のデジタル化が実現できたのですね。
玉村
私は日々の契約書審査自体は担当していませんが、梶井や濱田から悩む案件がある場合は、Hubble上で相談してもらうため、最終判断の議論過程もHubble上に残り、契約書審査における検討過程も含めて契約に関するすべてのナレッジが蓄積されていると感じます。
法務課ではHubble導入後、どのような効果がありましたでしょうか？
濱田
Hubble導入後は、過去の類似案件の検索が瞬時にできるようになり、現場の部局からの契約に関する問い合わせも減少し、契約業務にかかっていた時間が半減しました。
私たちは、残業する際はどのような業務のために残業が必要かを上司に理由を説明する必要があるのですが、契約業務にかかる残業が減少し、稟議の際に労働時間の短縮等の点から人件費を換算してコストメリットを提示したその効果がまさに現れました。
玉村
冒頭でご説明した通り、契約書審査依頼の量は年々増えていますし、繁忙月もあるのですが、契約業務による残業が減っているだけでなく、残業自体がゼロになる月も出て、勤務報告を受けた私も非常に驚きました。
法務業務を担当されている方は残業時間も多いかと思いますので、すごく嬉しいです！梶井様もHubble導入の効果を感じてくださっていますか？
梶井
私も大きく3点の効果を感じています。
１つ目は契約書審査スピードの向上、２つ目は検索工数の削減、そして３つめはナレッジマネジメントです。
ぜひ１つ目から教えてください。
梶井
今までは、濱田の一次審査が終わった後、二次審査の依頼を声掛けやメールでもらっていましたが、アナログな進捗管理でしたので、双方忘れてしまい、担当部局から「あの案件はどうなりましたか？」と濱田に問い合わせが来てしまうこともありました。
しかし、Hubble導入後は、毎日必ず、契約管理台帳のステータスの項目を確認し、「一次審査済み」となっている案件を確認し、対応することができるようになりましたので、案件漏れがなくなり、1週間かかっていたものが3日に減るくらい、現場に戻すまでの法務課の審査スピードも格段に向上しました。
それは嬉しいです！続いて、2つ目も教えてください。
梶井
契約書審査をしている最中に、例えば、契約不適合条項や損害賠償条項等、いくつかバリエーションがある条項の中で、どのような文言が今回のケースでは適切なのか等、過去の契約書の文言や条項を参照したいと思う場面があります。
そうした際に、Hubble導入前は、記憶を頼りに契約書データを格納していたサーバーのフォルダをクリックして契約書を表示してみて、目的の文言や条文がなかったら別のフォルダに探しに行って…と、契約書の内容の検索に時間がかかっていました。しかし、Hubbleでは、条項名、本文の内容やコメントまで検索ができるので、すぐに探している契約書を見つけることができ、検索や調査にかけていた時間が半減しました。
そうした工数や時間の削減により契約業務に関する残業も削減できたのですね！ぜひ3つ目も教えてください。
梶井
一次審査、二次審査における検討過程や担当部局の担当者とのコミュニケーションも含めて、審査におけるナレッジがすべてHubbleに集約されるようになった結果、従来は属人化していた契約書審査における知見が検索・活用できる状態で蓄積されるようになりました。
法務課に新しい方が異動してこられた際にも、契約書審査におけるナレッジを活用できる基盤が整いました。
現場の引継ぎも「知見の宝箱」である「Hubbleを見ておいて」の一言で済むようになり、全学の契約リテラシーが向上
他の部局では、Hubble導入によりどのような効果が出ましたでしょうか？
濱田
担当部局でも、Hubbleで過去の類似の案件を参照することができることで、法務課で問い合わせをせずとも、自己解決できることもでき、契約締結までの期間が短縮しています。
また、人事異動等で、契約案件の担当者が変わることが多々ありますが、契約書に付随する提案書、仕様書や見積書も関連資料一式を契約書とセットで格納しており、契約書審査依頼の内容や、審査中のコミュニケーションなど契約に関するすべての情報がHubbleに集約されるようになりましたので、引継ぎの際も「Hubbleを見ておいて」の一言だけで案件の引継ぎができるようになりました。
さらに、過去の事例検索などで過去のナレッジや情報の活用も進んでいます。例えば、契約業務以外にも、契約業務の前後業務のマニュアル等もHubbleにアップロードして業務引継ぎの際のナレッジを共有している部局もあるくらい、契約を起点とした業務のナレッジマネジメントをしていただけるようになったのは、想定外の効果でした。
玉村
Hubble導入により全学の契約リテラシーの向上も目的の一つでしたが、各部局においても、過去に相談した類似の案件の情報やナレッジを検索して活用することで、重複の問い合わせがなくなったり、問い合わせや質問をせずとも他の担当者の案件を見て、自分解決したりと、Hubbleが「知見の宝箱」となり、確実に本学全体の契約リテラシーも向上しています。
最後に、今後の展望を教えてください。
玉村
例えば、法務課と同様に各部局からの類似の問い合わせや相談等に対応することが多い部局においては、議事録や相談対応記録等をHubbleという「知見の蓄積箱」に格納しておくことで過去事案検索が容易になることなど、さらに活用する余地はまだまだあるのではないかと感じています。全学でより一層の活用を進めていければと思っています。
梶井
業務を遂行する中で、各人の中にナレッジが溜まっていくのですが、どうしても属人化していってしまいます。ナレッジの共有というのは本当に難しいため、日々の業務の中でHubbleを通じてそうしたナレッジを蓄積し、全員に共有できる環境を引き続きつくっていきたいと思います。
濱田
契約審査業務は法務課だけでなく、現場の担当者が自分ごととしてわかるようになれば、全学の契約リテラシーだけでなく、コンプライアンスの向上にもつながっていくと思います。全学でHubbleを引き続き活用することで、ゆくゆくは法人全体として法的なトラブルが発生しない環境づくりにも貢献していきたいです。
本日はお忙しい中、素敵なお話をありがとうございました！
組織概要(2025年12月現在)
Company Profile
| 会社名 | 学校法人 関西大学 |
| 所在地 | 大阪府吹田市山手町3丁目3番35号 |
| 設立 | 1886（明治19）年 |
| 代表者 | 学校法人関西大学 理事長 芝井 敬司 |
| 事業内容 | 教育事業・研究事業等 |
| URL | https://www.kansai-u.ac.jp/ja/?stt_lang=ja |
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