本記事でわかること
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- Hubbleの更新解約通知期限メールと一括更新機能の使い方
- Hubbleを使って契約書の期限管理を行う際のベストプラクティス
みなさん、こんにちは！
本記事では、通知メールと一括更新の二つの機能を活用した、契約の期限管理のベストプラクティスを紹介します。
本記事が参考になる方
契約期限の管理を行う皆様には是非、本記事をご覧いただければと思います。
契約書の期限管理に関する各機能
Hubbleでは、契約締結後の契約管理の機能として、更新・解約通知期限通知メール（以下、「通知メール機能」といいます。）の機能と、契約終了日の一括更新機能（以下、「一括更新機能」といいます。）があります。これらの機能をご理解いただき、ご利用いただくことで、上記の期限管理業務を効率化することができます。
①更新解約通知期限の通知メール
本機能の概要
1. 向こう半年の間に更新又は解約の通知期限を迎える契約書一覧のドキュメントリストへのリンクを表示
2. 直近2ヶ月分については件数も表示
本機能の対象となるドキュメント
ドキュメントリストにおいて、以下の双方の情報が入力されているドキュメント。
・契約終了日
・更新/解約通知期限
本機能でドキュメントの契約期限の通知を行うことができます。そのため、契約書をHubble上にアップロードした際に、詳細情報をマニュアル又は締結済PDFのAI自動入力ができていれば、容易にHubble上の契約書の期限を把握することができます。
②終了日の一括更新機能
本機能の概要
更新周期に合わせて、ドキュメントリストの更新/解約通知期限と契約終了日を一括更新する。
本機能の対象となるドキュメント
ドキュメントリストにおいて以下の全ての情報が入力されているドキュメント
・自動更新が「有」
・契約書名
・契約相手方
・契約終了日
・更新/解約通知期限
・更新周期
上記により、簡潔に言えば、自動更新される条項のある契約については、この機能を用いて一括で契約の更新をすることができます。したがって、上記の契約については、逐一手動でこれを変更することなく、ある時期に更新期限を迎える複数の契約を、瞬時に更新することができ、業務を効率化することができます。
なお、上記で示した項目の入力は、既にHubbleではAIによって自動化されているため、入力工数自体は殆ど考慮する必要がありません。
ベストプラクティスのご紹介
以上のように、二つの機能には内容とその対象となるドキュメントという観点で違いがあります。この違いを踏まえると、以下のような期限管理方法が大変有用です。
自動更新条項が「ある」契約書の期限管理
自動更新が「有」となっている契約書については、一括更新機能を用いることができます。期限通知メールが月に1度（毎月1日）送信されるため、これを受け取ったタイミングで、一括更新機能を用いて一度に契約の更新をすることがオススメです。
自動更新条項が「ない」契約書の期限管理
これに対して、自動更新がされない契約書については、一括更新機能を用いることができません。そのため、その都度、手動で個別の契約の更新を行う必要があります。
具体的手順
最後に、上記の2つの機能の用法を併せて考えてみると、以下のような形で全ての契約書の期限管理を行うことができ、これがHubbleにおける期限管理のベストプラクティスです。言い換えると、期限が到来する1ヶ月前（必要に応じ2ヶ月前）に、該当の契約書のうち、自動更新のあるものを一括更新した後、自動更新のないものだけを手動で更新する方法です（図2参照）。
Hubble上での実際の運用方法について、少し噛み砕いてご説明します！
①通知メールのリストを確認する
更新・解約通知期限メールは、毎月1日に、向こう6ヶ月以内に解約・更新期限をむかえる契約書を、各月毎にリスト化してお知らせします。そこで、翌月に期限を迎える契約書のリストを押下し、翌月に期限の到来する契約書を確認してください（図3参照）。
②期限の到来期間を1ヶ月で絞り込み、一括更新を実施
一括更新機能においては、ドキュメントリストから操作を行いますが、この時、一括更新する対象となるドキュメントを期限を任意に設定することで絞り込むことになります。そこで、上記①で確認した1ヶ月後に期限の到来するドキュメントを対象として、一括更新を行なってください。
上記の①②の操作を行うことによって、全てのHubble上にある契約書を、毎月1日に翌月に期限の到来する契約書のみを対象として、期限管理を行うことができます。
③再度通知メールのリストを押下し、一括更新されていないものを表示
②の操作を行った後に、通知メールにおいて表示された翌月に期限をむかえる契約書のリストをメールから再度押下してください。こうすることで、翌月に期限をむかえる契約書からは、一括更新されたものはリストに表示されなくなり、自動更新のないドキュメントだけが表示されます。
なお、検索プリセット（固定検索条件）の「今月通知期限をむかえる契約」や「来月通知期限をむかえる契約」を活用することで、ワンクリックでの抽出も可能です（図4参照）。
④一括更新されていないものを、手動で更新
③の操作を行った後に、最後にリストに残った契約書については、手動で更新作業を行なってください。
以上の流れを持って、翌月に解約・更新期限をむかえる契約書をHubbleを用いて簡単に管理することができます。
最後に
最後までご覧いただきありがとうございます！
本記事では、Hubbleにおける期限管理の機能の二つを紹介したのちに、これを活用することによりHubbleにおいて、容易に期限管理を行う方法を紹介しました。本記事が、法務に携わる皆様の契約管理業務の省力化・効率化に役立つことができれば幸いです！
