2022.12.06 Tue

安全に便利に、 契約書を外部に共有できる機能が実装されました!

Explanation  

新機能の解説

遂に外部リンク共有が可能に!
安全に便利に、契約書を外部共有できるようになりました。
これまで、HubbleはWord/PDFファイルをダウンロードし、メール等にアップロードして共有する必要がありました。今回の実装で、数クリックでリンクが発番され、外部の人に安全に、そして便利にファイルを共有できるようになりました。

より詳細な機能解説ページ(ヘルプページ)はこちら

Point-1  

契約書に特化したリンク共有。
安全と、便利のバランスを取りました

契約書などの機密性の高いファイルが共有されることもあり、Hubbleのリンク共有は以下が設定できるようになっています。
・アクセスコード(必須:自動発番)
・リンクの有効期限(任意:発番日+14日がデフォルトで入力。消すことも可能)

これらのリンク情報を発番後、自動でクリップボードにコピーされるので、あとはメール等に貼り付けるだけです。ファイルの実態をダウンロードするよりセキュアで安全に共有ができますので、法務の皆様だけでなく、事業部門の皆様にも使ってほしい機能です。
こだわりポイントは、「相手に見えるドキュメント名」を設定できるようにしたことです。社内の管理と外部に共有したい時のドキュメント名って異なりますよね。

また、このリンクはいつでも無効化可能で、再度有効化するとURLも変更され、より安全性を高めました。

Point-2  

共有された側は、もちろんHubbleユーザーでなくても良い

Hubbleのアカウントを持っていなくでもファイルを閲覧、ダウンロード可能です。
アクセスコード入力後、ドキュメントが共有されます。

Column  

逆になぜこれまで実装してこなかったか?

Google DriveやDropboxなど一般的なクラウドストレージで実装されている外部用のリンク共有機能をご存知でしょうか?この外部用のリンクは、無効化するまで半永久的に有効になり続け、そのまま放置されてしまうことがあります。万が一悪意のある人がリンクを突き止めた(知られてしまった)場合、ファイルが共有され続けたままになります。

契約書を取り扱うHubbleとしてはそのようなリスクは許容できませんでした。しかしリンク(URL)に加えて、アクセスコードを自動発番で必須にし、かつ有効期限を設定可能にすることで、Word等のファイル実態を共有するより、コントロールしやすく、かつセキュアに共有できるようにし、このリスクを極力まで抑えました。
利用する際は、設定の工数をできるだけ抑えた体験にしていますので、ぜひそちらもご体感ください!


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