あかつき証券株式会社は、文久年間の両替商を起源に、明治11年の大阪株式取引所の開設メンバーに名を連ねる歴史を持つ、日本最古の証券会社の１つです。現在、IFA（Independent Financial Advisor、独立系ファイナンシャル・アドバイザー）や地域金融機関等との業務連携により、富裕層の資産運用と資産保全を総合的にサポートしています。
このような中、同社は、従来紙で管理・保管していた契約書をデータベース化し、電子契約を導入する等、契約業務のDXを推進しています。Hubble miniの導入により人事総務部、内部統制室、そして事業部門にもたらした業務削減効果とはどのようなものか。あかつき証券株式会社内部統制室長 松尾 友治 様及び人事総務部 課長髙梨 純一 様にお伺いしました（取材時：2025年9月）。
本記事のポイント
Over view
- 同社の人事総務部/内部統制室の概要
- 人数：人事総務部：7名（うち、契約書管理業務担当者２名）/内部統制室：1名
- 契約締結件数：200～300件/年
- Hubble mini導入前の課題
- アナログで行っていた契約書管理業務を効率化し、業務の生産性を向上したい
- 紙の契約書をデータとして網羅的に一元管理し、事業部門担当者も速やかに契約内容を確認できる体制の整備
- 網羅的な契約管理台帳の作成を効率的に行い、契約期限・更新管理の抜け漏れを防止したい
- Hubble miniの利用範囲・利用文書類型
- 全部署
- 契約書
- 導入後の効果
- 内部統制業務の一環として、半日以上要していた月次の契約書点検業務の時間を半減
- 契約書をアップロードするだけで、90％の精度でAIが契約管理台帳を自動生成するようになり、ヒューマンエラーを防止し、管理業務、点検業務に係るストレスを軽減
- 網羅的な紙契約書のデータ化とHubble miniの検索機能により、人事総務部における契約書の問い合わせ対応業務が大幅削減
- 事業部門の担当者も必要に応じて契約書の確認ができる体制が整備されたことにより、人事総務部への問い合わせ対応数が削減し、契約期限管理も効率化
内部統制業務の一環としての厳格な契約書管理
本日は宜しくお願いいたします。早速ですが、内部統制室の業務について教えてください。
松尾
私は、株式会社あかつき本社の内部統制室長ですが、あかつき証券株式会社の内部統制室長も兼務しています。
株式会社あかつき本社は上場企業であるため、金融商品取引法（日本版J-SOX法）に基づいて、内部統制評価（J-SOX評価）を行う必要があります。私は、この評価責任者として、持株会社であるあかつき本社、証券業を展開しているあかつき証券株式会社（以下、「あかつき証券」）の他に、中古マンション買取再販事業を主軸に展開している株式会社マイプレイスの評価や監査法人が行う内部統制監査の窓口業務を行っています。その他、J-SOX評価対象外のグループ会社の内部監査も担当しています。
その上で、あかつき証券の取引先として多数存在する金融商品仲介業者やその他重要な外部委託先の契約書等について、その管理状況を月次で点検することも、内部統制の一環で私の担当業務として含まれています。
なお、あかつき証券には内部統制室とは別に、監査部があり、本社部門の監査、支店検査や所属金融商品仲介業者への検査を担当しています。
続いて、人事総務部の概要を教えてください。
髙梨
人事総務部は、7名で構成されており、人事、採用、労務、総務業務を担っています。
私は人事総務部の課長として部のマネジメント業務が主要業務になります。人事総務部が社内規程上、契約書管理の主管部署となっているため、総務業務担当者が契約管理台帳の作成や原本保管業務を担っておりますが、私も松尾と連携しながらHubble miniの権限設定やAPI連携等の側面から、契約書管理業務に関わっています。
あかつき証券株式会社 人事総務部 課長 髙梨 純一 様
貴社の年間の契約書取扱件数と貴社のビジネスモデル上、典型的に多い契約類型を教えてください。
髙梨
あかつき証券における契約締結数は、年間200～300件程度です。
類型としては、金融商品仲介業者等の外部委託先と締結する業務委託契約や当社が販売会社として取り扱う投資信託に関する契約書や覚書が多く、最近では、信用金庫との顧客紹介契約等のアライアンスに関連する契約書もあります。
あかつき証券においては、Hubble mini導入前までは契約書をどのように保管・管理されていたのでしょうか？
松尾
Hubble mini導入前までは、紙の契約書原本を取り扱うことを前提に、事業部門が契約締結前に稟議を行い、承認された契約書を製本・送付して、締結完了した原本を人事総務部が保管し、手作業でMicrosoft Excel（以下「Excel」）契約書管理台帳を作成するという管理方法でした。人事総務部で原本の保管が完了すると、人事総務部の契約書管理担当者から私を含む関係者宛に、「○○契約書を××のキャビネットに保管しました。」とのメールが届きます。
その上で、私は、毎月、内部統制業務の一環として、新たに締結された契約書の確認業務を行う際は、新規契約締結に係る稟議承認記録を手元に置き、電子メールの受信ボックスから、該当契約書の保管完了メールが来ているかを確認し、完了メールが届いていない契約書については、事業部門責任者及び担当者宛に、契約締結状況及び原本の所在について確認メールを送るという業務を行っていました。事業部門担当者から、「現在契約相手方からの返送待ちです。」等の返信を受けた場合は、手元のExcelにその旨の記載をして、翌月の点検の際に再度状況確認をしていました。
また、既存の契約に係る自動更新の確認については、部門毎にExcelで手作業で作成した契約書管理台帳を目視で確認し、電子メールで各部の部門長と相互確認するというやり方で行っていました。
とても大変な作業ですね。こうした状況の中で、松尾様はどのような課題を感じていたのでしょうか？
松尾
紙の契約書の締結後の保管状況の確認や、稟議との照合作業がアナログでの作業になっていたため、非効率だと感じていたところが最大の課題です。
時間という資源は限られていますので、ビジネスパーソンとして、いかに業務を効率化するか考えなければなりません。私の場合は、先ほど申しました通り、契約書点検業務以外にも、年間通して概ねスケジュールが確定しているJ-SOX評価業務等、年間監査計画に基づき同時並行で複数の業務を行っていく必要があるため、月次で発生するこの点検作業を可能な限り効率化していきたいと考えていました。
ありがとうございます。人事総務部にも課題感はありましたでしょうか？
髙梨
過去の紙の契約書を含めると約3,000件の契約書を倉庫に保管していましたが、たびたび事業部門担当者から「過去の契約書の内容を確認したい」という問い合わせが来ていました。
その際、既に倉庫に保管されている書類については、1日がかりで倉庫に保管している段ボールを取り寄せて、その中から該当の契約書を探し、確認が終わったらまた返送して…という作業を行っていましたので、「電子データ化ができれば、すぐに検索できるのに」という思いは持っていました。
また、全契約書を網羅した契約管理台帳を作成することができていなかったことと併せて、紙の書類を取り扱うことでの紛失リスクも考えられますし、契約書の取り扱い件数が多いため、手作業での管理の限界も感じていました。
経営方針としても、データの利活用や紙に関するコスト削減の観点から、各部署の個人毎のデスクワゴンやキャビネットを極力なくしてペーパーレス化していこうというタイミングでしたが、契約業務が頻発する事業部門も非常に忙しく、紙の契約書を自分達で網羅的にPDF化して検索できるデータベースを作成する等の運用を徹底することは難しいと感じていました。
現場が違和感なく使えて、目視点検を介さずにAIが90％の精度でアウトプット
そういったタイミングで、松尾さんがHubble miniをご検討くださったのですね。
松尾
はい。近年、業務効率化のために生成AIの活用が徐々に普及している中で、「今感じている課題を解決するソリューションはないのか」と思い、ネット検索する中で最初にHubble miniを見つけました。資料請求をしたところ、すぐにご連絡をいただき、営業スピードや説明内容に好印象を受けました。
当時は内部統制室と人事総務部が同じビルの同じフロアで働いていましたので、Hubble miniの検討についても適宜情報共有をしながら具体的な検討を始めました。
Hubble mini導入について、経営層の反応はいかがでしたか？
松尾
現在当社では、IFAビジネスを中心に事業が拡大しており業務量が増えています。一方で、これからの社会は労働人口が減少していきますので、会社としても一人ひとりの業務の生産性の向上への取り組みを非常に重視しており、経営層は皆、業務効率化やAIの活用について理解があります。
もし契約書管理業務を行う目的で人員を１名採用したら、その人件費は年間数百万のコストになりますが、Hubble miniの導入費用は人材採用に比べれば非常に低価格ですので、コストメリットの点も含めて、納得してもらいました。
Hubble miniはトライアルもしていただきましたが、導入の決め手を教えてください。
松尾
最大の決め手は、他の契約書管理システムと比較検討した上で、人手を介さず、AIで一定の精度の契約管理台帳を生成できる点でした。契約書の台帳の精度を高めるために、人が目視点検をして、精度を担保しているシステムもあると思いますが、Hubble miniの場合は、人による目視点検を介さずにAIで9割ほどの精度でアウトプットを出してくれるところが魅力だと感じました。
その他、比較検討の際は、どのような要素を重視されましたか？
松尾
証券会社という特性上、IPアドレスの制限をはじめ情報セキュリティの確保ができることを前提に、事業部門の使いやすさを重視しました。
また、システムを導入したとしても使われなければ意味がありませんので、内部統制室と人事総務部でトライアル利用を行い、事業部門担当者が使う際にも違和感なく、ストレスなく使えるかという点を相互に確認しました。
内部統制室では半日を要していた契約書管理業務が半減し、人事総務部では1両日かかる業務が1分で済むように
改めて、現在どのようにHubble miniをご活用いただいているのか教えてください。
髙梨
あかつき証券の全部署でHubble miniを利用しています。
金融商品仲介業者との契約が多い金融商品仲介サービス本部傘下の営業部門や外部委託先との契約を頻繁に行うIT戦略部をはじめ、契約業務に関連する担当者全員にIDを付与しており、部署毎に権限を設定しています。また、Hubble mini導入後に、Hubble miniと連携可能な電子署名システムであるDocusignを導入し、Docusignで締結した契約書の自動取り込み機能も利用しています。
さらに、過去の契約書3,000件もHubble mini導入時に電子データ化をしましたので、過去の契約書も含め、あかつき証券の契約書は、原則として全てHubble miniから検索できるようになっています。
松尾
Docusignで締結した契約書がHubble miniに自動で取り込まれるのは非常に気持ちの良い体験です。
ただ、電子契約については、現時点では必ずしも組織全体で活用しきれているとはいえないと感じているため、契約に係る稟議が回付されたタイミングで、事業部門の担当者に電子契約システムの利用を個別に促す等、浸透に向けた取り組みも同時並行で行っています。
事業部門の契約に係る業務フローを変えるのは一定のハードルもありますよね。Hubble miniはその点、事業部門からのご反応はいかがでしたか？
髙梨
Hubble miniは、契約書PDFをアップロードするだけで契約管理に必要な情報を自動で読み込んでくれるため、必ずしもITリテラシーが高くなくても直感的に使えるわかりやすいシステムだと事業部門からも好評です。事業部門担当者も迷うことなく、導入時もスムーズに浸透しました。
紙で締結した契約書についても、事業部門担当者がPDF化してHubble miniにアップロードしてくれることもありますし、人事総務部に紙で届いた契約書については、人事総務部の担当者がPDF化してHubble miniにアップロードすることで、一元的に全社の契約書をデータ管理することができるようになりました。
Hubble mini導入後、内部統制室の業務においては、どのような効果がありましたでしょうか？
松尾
従来は、人事総務部契約書管理担当者から受領した保管完了の電子メールを検索し、契約締結について稟議承認された案件の一覧と照合する作業を行いながら、契約書が人事総務部のキャビネットに保管されるまでの一連のプロセスを1件ずつ確認して、手作業でステータスを確認する作業を行っていました。
しかし、Hubble mini導入後は、必要な契約書をHubble mini上で検索すれば済むようになりました。それにより、従来は半日以上かかっていた点検業務を３～４時間程度で終わらせることができるようになりました。
また、年単位の期間で費用の支払いが発生している契約については、継続するかどうかも確認し、解約期間の確認を行っています。万が一、解約する予定の契約が適宜適切なタイミングで解約できなかったとしたら、経済的な損失が生じてしまうため、プレッシャーを感じていましたが、Hubble miniの更新解約通知メールを活用することで、確認漏れのリスクを低減させることができました。
松尾様の場合、契約書の点検業務が、内部統制業務の一環として月次で発生する定型業務だったこともあり、そうした定型業務の時間を効率化することで、J-SOX評価等の内部統制業務に注力できる環境を整備するというのは、まさに生産性を向上の観点で重要ですね。人事総務部ではどのような効果を感じていらっしゃいますか？
髙梨
従来は、事業部門から過去の契約書の問い合わせを受けてから、人事総務部で倉庫業者に該当の契約書が含まれている段ボールの配送を依頼し、受領して契約書を確認した後、段ボールを送り返すまでの一連の流れを一両日がかりで行っていましたが、Hubble miniで検索すれば1分もかからずに該当の契約書までたどり着くことができます。
また、従来は事業部門から毎月2～3件は問い合わせがありましたが、現在は、事業部門担当者もHubble miniで権限がある契約書については自ら検索をすることができるようになりましたので、そもそも人事総務部に過去の契約書に関する問い合わせが来なくなり、契約書管理関連の応対業務が大幅に削減できていると感じています。
事業部門の皆様が過去の契約書を確認するためにHubble miniをお使いいただくタイミングとしてはどのようなタイミングが多いのでしょうか？
松尾
例えば、IFAビジネスに係る契約書等、事業部門が利用する契約書を同じ部署の別の担当者が新たに作成する際に、過去の類似案件の契約書を参照しています。
また、自動継続に係る期日管理についても、最終的な確認は人の目でも行っておりますが、Hubble miniの更新解約期限通知を元に、Hubble mini上の契約書管理台帳で事業部門が確認することができるようになっています。
それにより、事業部門の契約書作成業務は、必要な時に必要な情報が即座に取り出せて、スムーズに進めることができていますし、自動更新の期限管理業務にかかっていた工数も、1件当たりは5～10分のことかもしれませんが、着実に削減できているはずです。
Hubble miniの活用でヒューマンエラーをなくし、人にかかる負荷やストレスを解放
会社全体として、Hubble mini導入の効果があれば教えてください。
髙梨
会社全体で取り組んでいるペーパーレス化の促進に寄与していることはもちろん、従来Excelで作成していた契約書管理台帳との比較では、取引先名のタイピングミスや契約開始日・終了日等の記載がずれてしまうといったヒューマンエラーがなくなり、精密な契約書管理ができるようになった点が一番大きな効果です。
松尾
契約書管理業務は、会社の運営において、大事な業務ですが、大量の契約書のライフサイクル管理は、負担感が大きい業務でもあります。一方で、ミスした時の影響度合いも大きいため、人にかかるプレッシャーも大きいと思います。そういった負荷やストレスをHubble miniにより軽減することができました。
とても嬉しいです。Hubble miniの新機能もお使いいただいていますか？
髙梨
関連契約AI自動紐付け機能は便利ですね。新機能のリリースを把握していなかったのですが、ある顧問契約の基本契約書をアップロードしたら、その覚書の親子関係が自動で紐づき驚きました。これからも、私たちが思いつかないような機能を開発していっていただくことに期待しています。
最後に、今後の貴社の展望を教えてください。
松尾
DX化というのは、単にツールを入れるだけではなく、ツールを使うユーザーの意識や行動を変えることだと思っています。例えば、当社では電子契約の浸透ひとつとっても、まだ道半ばです。紙で作業することと同様に、デジタルでの業務を習慣化できるように、これからも社内での啓蒙活動を行っていきます。
今後も、Hubble miniの利便性向上により、新しいストレスフリー体験をさせていただけることにも期待しています。
髙梨
契約書をはじめ、書類の保管や管理というのは「後片付けの事務作業」と言えるようなもので、プロセスではなく結果しか見られない業務です。特に紙での保管や管理は、原本に穴をあけてファイルに綴じて、キャビネットに保管して、さらに原本を探して確認して、キャビネットに戻して…と一つひとつの作業が2～3分だったとしても、ストレスが生じやすいため、そういった単純な作業を極力なくし、Hubble miniをより一層活用することで、明るく楽しい、ストレスフリーな職場づくりに貢献していきたいです。
本日はお忙しい中、素敵なお話をありがとうございました！
会社概要(2025年12月現在)
Company Profile
| 会社名 | あかつき証券株式会社 |
| 所在地 | 東京都中央区日本橋小網町17番10号 |
| 設立 | 大正7年10月18日 |
| 代表者 | 代表取締役社長 工藤 英人 |
| 事業内容 | 証券業 |
| URL | https://www.akatsuki-sc.com/ |
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