Salesforceは契約業務の効率化にも使える! freee法務がまず取り組んだのは「入り口」の一本化- freee株式会社 橋本大 氏-<後編>

Salesforceの導入以前は、メールやWorkplaceなど複数の流入経路で問い合わせがきている状況で、法務が連絡を見過ごしてしまったり、対応期日に間に合わなかったりなど、さまざまな問題が発生していました。

Salesforce上に「リーガル管理」というアプリを自社で開発し、同アプリ上で一括して契約審査依頼や法律相談を受け付け、法務メンバーをアサインしていく流れにしました。
事業部門と法務および法務内のコミュニケーションは、アプリ内のChatter機能を通して行っています。契約審査の場合、内容がFixしたらその後はfreeeのワークフロー機能を使って承認申請を進めていきます。

はい。法務に限らず、全社的にSalesforceを活用した業務のオペレーション改善を担ってもらっています。
先述のような課題を解消するため、一度は外部のリソースを利用することも検討しましたが、会社としてSalesforceの活用に投資をしているということもあり、IT部隊とも話し合ったうえで、社内でアプリ開発するという方向性を取ることにしました。

やはり案件を一元管理できているのは良いですね。レポート機能で業務を分析できるのも大きなメリットです。

いえ、これから取り組もうとしていることがあります。
それは、タグを使って相談内容をカテゴリ分けして整理することです。相談件数や割合の多いものについて法務として施策を打っていくことができれば、より業務効率化を進められると考えています。たとえば、業務委託契約書のレビュー件数が多いということがわかったので雛形を整備する、景表法に関する質問がよく来ているからナレッジ化する、といった具合に対策が取れるようになります。

どれだけ削減できているかという具体的な数字まではまだ算出できていませんが、Salesforceのレポート機能によって必要コストの説明がしやすくなったという面はあると思います。
契約審査の件数など、業務量を具体的な数値として可視化して把握できるようになれば、それに必要な人員を増やしたいという説明もしやすいですよね。

悪い反応はあまりなかったですね。今でもメールなどで連絡してくる方はいらっしゃいますが、「ご面倒をおかけしますが、Salesforceで起票してもらえますか」と伝えればたいてい理解してもらえます。
事業部門側も契約業務においてSalesforceを利用することの効果をなんとなく感じているためだと思います。

対応に抜け漏れがなくなるので、安心感が高まっていると思います。以前は「メールで依頼してるんですけどまだですか」とWorkplaceのDMで連絡がきたり、Workplaceの投稿に書き込まれていたりする状況でしたが、そうしたトラブルはかなり減りました。

まさにそうです。Salesforceであれば、「受領」「確認中」といったプロセスが把握できるので、自分が依頼している案件の進捗状況が見えて安心感につながっていると思います。メールで依頼する形だと、そもそも受領されているかどうかすらわかりませんからね。

締結後の契約管理にももちろん課題はありましたが、対応の抜け漏れという課題をより強く感じていたためです。優先順位の問題ですね。法律相談や契約審査依頼に対応できず「時間切れです」や「ビジネスのスケジュールに影響が出てしまいます」と言われるほうが、当社のリスクとしては大きいと思います。

やはり、課題は締結後の契約管理ですね。
電子契約の場合、各電子契約サービスのサーバーの中に契約書が格納されています。法務は権限上すべて閲覧できますが、現状ではそれらを一元的に管理できているわけではありません。

はい、紙の契約書はスキャンしてデータ化しているので、データとして検索可能な状態にはなっていますが、検索性が高いとは言えません。担当者が変わったり退職したりしたときに、契約書がどこに格納されているかわからず、最終的に法務へ問い合わせがきて探すのに苦労するというケースも発生しています。まずはこうした課題への対応を進めていきたいと考えています。