世界シェアNo.1の自動車部品をいくつも抱え、人の意志をクルマに快適に伝えるヒューマン・インターフェイス部品をはじめとした製品の製造を通じて各国・各地域のクルマ社会を支えている株式会社東海理化電機製作所。関連会社であるトヨタ自動車をはじめ、国内自動車メーカーの発展とともに、世界16カ国45社のグローバルネットワークを確立しています。
現在、自動車業界が100年に一度の変革期に突入する中で、同社は新たな製品開発や分野へと挑戦し、従来までとは異なる価値を提供するシステムサプライヤーへと歩みを進めています。こうした社会やビジネスの変化に迅速かつ柔軟に対応するために、同社は全社的なDXを推進してきました。
同社総務部法務室が、事業部門をはじめとした他部門と密に連携しながら実現した、ビジネススピードの加速に即応する契約 DXとは。同社総務部法務室長岩田光弘氏、同室法務グループ長園田益史氏及び同室法務グループ川崎友佳子氏に、ビジネススピードの高速化に対応するための法務室の戦略とその実践をお伺いしました。（取材時：2024年9月）
本記事のポイント
Over view
- 同社の法務の概要（2024年3月現在）
- 人数：6名
- 契約書依頼件数：約800件/年
- 導入前の課題
- 従来の契約書審査依頼から審査までのスピード感では、新規事業に関連する契約審査をはじめ、社会の変化や技術の発展に適応できなくなる危機感
- 全社的な契約データベースや契約管理台帳が存在せず、契約書の管理が各部各様であることによるリスク
- メールでのコミュニケーションや契約書のアナログでの管理に起因する契約書、契約内容や検討履歴などの検索性の悪さや情報の属人化
- Hubbleの利用範囲・利用文書類型
- 全社
- 契約書・契約関連文書
- 導入後の効果
- 法務室・知的財産室と事業部門の連携を強化し、契約書の審査依頼のリードタイムを最大3週間から最短1営業日まで短縮
- 権限管理を行いながら全社的な契約データベースを構築し、期日管理や台帳作成の自動化しながら事業部門における管理の工数を削減することで、各部門での適切な契約書管理を実現
- メールの履歴をさかのぼることなく、検討履歴やコミュニケーション、取引背景を含めて契約内容の検索性が向上し、全社的にデータの活用が促進され、法務室の案件マネジメントも効率化
社会の変化に適応するため、働き方や社員の意識を変化させる会社変革として全社をあげてDXを推進
本日は、愛知県の本社にて取材をさせていただきます。早速ですが、貴社法務の概要を教えてください。
岩田
総務部の中でも、法務業務を担当している法務室法務グループには現在私を含め６名所属しております。所掌範囲は法務相談全般、契約書審査、コンプライアンス、訴訟対応、問題解決及び研修等の教育です。
契約書の依頼件数と貴社のビジネスモデル上、特に多い契約類型や契約の特徴があれば教えてください。
園田
契約書の依頼件数は年間約800件です。
当社は自動車部品を扱っておりますので、契約類型としては、国内外のカーメーカー企業との取引契約書、製造部品を供給するサプライヤー企業との調達関連契約書、大学との共同開発契約書や業務全般の委託契約書が多いです。
部門担当制はとっておらず、案件の重要度やOJTの観点も加味して、各メンバーがスキルアップしていけるよう法務グループ内で案件を割り振っています。
法務室の皆様の特徴を教えてください。
川崎
法務室は、プロパーの社員とキャリア入社の社員で構成されており、岩田室長や園田グループ長を含め経験が豊富なメンバーと若手、また男女比もバランスの良い構成になっているのが特徴です。
私自身は、新卒で当社に入社して５年目となりますが、もともと入社時は法務室に配属され、途中DX推進にも携わり、その際、様々な契約管理のシステムの検討や選定を行いました。
貴社ではなぜ契約DXを推進されようと思ったのでしょうか？
岩田
現社長が2020年に社長に着任してから初期の取り組みとして、社会の変化に対応した会社全体のDX推進を掲げ、プロジェクトチームを立ち上げて専任者を配置して多方面にわたりDXを推進していく「東海理化トランスフォーメーション」を決定したことが発端です。
大きく変化する社会の変化や技術の発展に対応できていないという危機感もあり、「従来の当たり前」を変え、働き方や社員の意識を変化させる会社変革として全社をあげたDXプロジェクトが動き出しました。
川崎
会社全体として各部門がDXを推進する中で、総務部が主管して推進することになったのが倉庫で保管コストがかかっている紙の書類のデータ化や全社的なペーパレス化です。
従来までは契約書や会議の資料を含め、業務で使用する文書は全て紙で管理していましたので、まず会社全体で各部がどのような書類がどれくらいあるのかを調査し、電子化した場合に廃棄できる書類と原本も保存すべき書類を整理していきました。
もともと、紙の契約書はどのように保管していたのでしょうか？
園田
当社では、法務室法務グループで契約締結前の契約書審査をした後、特許等に関連する技術関連の契約書を除き、担当部署で契約書の締結及び締結後の管理をしています。従来は、各部における契約書の管理方法を統一しておらず、部全体でキャビネットに格納して管理している部もあれば、各担当者がデスク上で保管している部もありました。契約管理台帳も各部の責任でMicrosoft Excel(以下「Excel」)等を用いて作成し、各部各様の期限管理を行っていました。
そのため、会社全体での契約データベースや契約管理台帳は存在していない状況でした。
ペーパレス化を進める中で、契約書の管理課題も見えてきたのですね。
川崎
はい。会社全体の契約台帳が存在せず、部門毎に異なる方法で契約書管理を行っている状況でしたので、私たち法務室が過去の類似案件を参照したいと思っても、事業部門のキャビネットからキングファイルを開いて紙の契約書を開いて探すことが難しく、契約書にたどり着けないこともありました。契約書にたどり着けた場合であっても、その契約書がどのような経緯ややり取りを経て契約締結に至ったのか、状況まで把握することが困難な状況にありました。
そこで、ペーパレス化にとどまらず、DXを実現するためにこうした契約書特有の管理課題の解決も目指すことになりました。
会社の全体最適を考え抜き、事業部門のユーザビリティを追求
紙の契約書の管理方法の他、Hubble導入前に法務室にはどのような課題がありましたか？
岩田
当社は従来自動車部品の製造等をメインの事業としてきましたが、現在では様々な新規事業を展開しています。社会が大きく変化し、技術の発展によりビジネススピードが向上しているのに対して、法務室として紙での契約締結やメールでのコミュニケーションをしていてはビジネススピードに適応していけないという危機感がありました。
たとえば、営業担当者が、取引先の企業と交渉をしてきた際に、すぐに当該交渉を受諾できるかどうかを法務室に確認したいのに、法務室への相談や依頼に時間がかかるという状況では、会社全体のビジネススピードが落ちてしまいます。ビジネススピードを加速するためにも、法務相談や契約書の審査依頼から審査完了までのスピードを向上させていきたいと考えていました。
Hubble導入前の、紙の契約書を前提とした契約業務フローはどのようなものでしたか？
園田
もともと、担当者は、紙の審査依頼書と紙に印刷した契約書ドラフトを直接法務担当者に持参して契約書審査を依頼していました。
その後、紙での直接のやり取りが煩雑だということで、メールに審査依頼書データと契約書ドラフトデータを添付して各法務担当者に依頼を行うようになりました。ccに関係者のメールアドレスも入れてもらい、案件を転送で振り分ける運用になりましたが、稀に関係者を巻き込み忘れてしまうケースもあり、各人のメールボックスにだけ依頼が入ってしまうこともありました。その結果、担当案件に偏りが生じたり、社内での検討履歴を確認しようとしても遡れなくなったり、情報が属人化してしまうこともありました。
また、従来は、技術関連契約は知的財産室、それ以外は法務室に契約審査をメールで依頼するフローになっており、審査窓口が分かれていたのですが、事業部門の担当者の中にはどちらに審査を依頼したらよいのか迷う方がいました。例えば、法務室にメールで依頼が来た秘密保持契約書をよく見てみると、技術情報を開示する条項が入っている知的財産室の案件であった、ということもありました。
Hubble以外の契約書管理システムも比較検討されたと思いますが、どのような基準でシステム選定をされたのでしょうか？
川崎
契約審査・契約書管理システムの導入に当たって、一番重視したのは、法務室の審査のしやすさや知的財産室の管理のしやすさだけではなく、審査依頼や管理を行う事業部門側が利用しやすいユーザビリティの高いシステムを選定することです。
契約審査の観点では、直感的に操作可能で事業部門が迷わず審査依頼ができることを重視し、契約書管理の観点では、各部の管理状況に応じた管理項目の設定や権限管理が行える柔軟なシステムかどうかが重要な選定基準となりました。
園田
法務室から唯一出したのは、ナレッジマネジメントができる、ログが残るシステムであることくらいでしたね。ビジネススピードに対応するため、事業部門が利用しやすいことは非常に重要な観点でした。
貴社の規模になると、オンプレミスシステムもご検討されたのではないかと思いますが、なぜクラウドサービスを選ばれたのでしょうか？
岩田
もともと、締結後の契約書の管理については、一部の部署でオンプレミスシステムを使用していたのですが、そのシステムを会社全体で利用しようとすると、契約書を各部の管理したい項目に応じたカスタマイズが必要になり、莫大な開発費用がかかってしまうことがわかりました。
また、締結後の管理システムだけを導入しても契約締結前の課題を改善することはできません。社長も自社のフローにツールを合わせるのではなく、ツールにより変化する働き方や生産的な状態に順応することを求めていましたので、事業部門が使いやすく、契約締結前後の課題を一気通貫で解決できるシステムを導入し、従来の業務フローに合わないところは、自分たちの働き方自体を変えたほうが良いとの結論に至りました。
従来はオンプレミスシステムにこだわる声やクラウドサービスに対する抵抗もありましたが、今では、「Office365」をはじめ、業務システムはクラウドサービスになっていることもあり、クラウドサービスの利用については社内の同意を得ることができました。
Hubble導入の決め手を教えてください。
岩田
事業部門も直感で操作できるユーザビリティと、ドキュメントリストや詳細項目等の管理項目のカスタマイズ性の高さです。Hubbleは、UIがシンプルで洗練されており、事業部門が使いやすいのはもちろん、知的財産部門の詳細な管理項目に対してもカスタマイズにより対応できる点で、ユーザビリティと管理ニーズの両方のバランスが取れたシステムでした。
また、オンプレミスシステムでかかる開発費用が不要になるため、他のシステムと比較しても費用面でコストパフォーマンスが高いと考えました。
Hubble導入時、事業部門とはどのような協議をされましたか？
川崎
事業部門に対しては、ビジネススピードを向上させ、管理の手間を減らすシステムであると説明しました。その上で、営業部や調達部等のよく契約審査の依頼をする事業部門にはトライアルに協力をしてもらい、依頼のしやすさや管理の方法についてフィードバックをもらいました。
当初こそ、メールでの審査依頼の方法が変わることへの戸惑いの声もありましたが、実際にトライアルをしてみるとHubble は直感的に使えるシステムだったため、すぐに使い方を覚えてもらえ、メールよりも検索性が高いことなどから、事業部門側での利用も問題なくスムーズに進んでいきました。
全社で利用するシステム導入となりましたが、予算はどのように獲得されたのでしょうか？
川崎
Hubble導入プロジェクトは全社的なDX推進プロジェクトの一環でしたので、会社全体としてDX予算を組んでいました。定期的に社長も出席するDXプロセス報告会が開催されており、総務部としてはペーパレス化を実現するために電子契約システムと契約書管理システム導入による効果やコスト削減を説明し、システム導入予算を確保しました。
新規事業をはじめ事業部門と法務室・知的財産室の連携を強化し、ビジネススピードを加速
現在、Hubbleはどのようにお使いいただいていますか？
川崎
会社全体で、契約締結前から締結後の管理まで一気通貫で紙・データの契約書や契約関連情報を一元集約するためにHubbleを活用しています。法務室や知的財産室は会社全体の契約書へのアクセスができる権限となっていますが、基本的には自部門の契約書にのみアクセスできるデータベースとなっています。
事業部門の管理するフォルダは、大項目を拠点・工場等で分けた上で、該当拠点の各部毎のフォルダを設定し、小項目は各部の管理方法に委ねています。そのため、部門毎に紙の契約書を管理していた環境から利用・閲覧権限はそのままに、検索性の向上やエクセルでの契約台帳の作成・期限管理等を行う等の管理の工数を削減することができています。その裏で、法務室や知的財産室は、会社全体の契約データベースから契約書の管理・検索を行うことができるようになりました。
全社の契約管理課題が解決できてうれしいです。契約業務フローや管理体制はどのように変化しましたか？
園田
事業部門はHubbleで契約審査を依頼し、依頼を受けた法務室は、Hubbleのドキュメントリストで各メンバーの案件数や納期、契約書の種類等を確認した上で依頼案件の担当を振り分けています。契約審査のコミュニケーションはHubbleに契約書と紐づいた形で集約し、締結以後は事業部門で契約書を管理しています。事業部門は審査依頼時に情報を入力するだけで、締結後は別途Excel台帳への入力などの管理の工数をとることなく、Hubbleのドキュメントリストで契約書を自動で管理しています。
また、事業部門の責任でHubbleの更新・解約通知期限の通知メールを月に１回確認し、契約期限・更新管理を適切に行える環境が整いました。
Huble導入による、法務室における定量的な効果があれば教えてください。
岩田
契約審査のリードタイムは従来長いもので2~3週間ほどかかっておりましたが、現在では、最短１営業日まで短縮することができるようになりました。
また、紙の契約書を検索したり、過去の社内検討履歴をメールや添付ファイルから確認したりするのに１件あたり30分程かかっていたのですが、Hubbleで契約締結前の検討や修正履歴を含めて契約情報を一元管理できるようになったため、1件あたり約1～2分にまで契約書の検索や過去案件の検討履歴等を確認する手間を削減できました。
川崎
案件をアサインされてから担当案件と類似の過去の案件を参照することも多いので、かなりの時間短縮になっています。
それだけではなく、類似の条項を入れたいと思ったときに、条項検索をかけることもできるので、これまでアナログで検索していたときには見つけられなかった契約書の条文を参照できるようにもなるなど、検索の精度も上がりました。
Hubble導入により、法務室で実感している定性的な効果も教えてください。
園田
法務室の案件のマネジメントが非常に行いやすくなりました。従来は各案件の進捗について、メールを1通1通開いて確認していましたが、Hubble導入後はHubbleのドキュメントリストを毎日確認して、納期やリードタイムを確認するだけでよくなりました。
納期に間に合わなそうな案件については特別な事情が何かあるのかなど、Hubbleのコメント機能を活用して各メンバーに進捗状況を確認しています。
Hubbleの利用について、事業部門の皆様からはどのようなお声がありますでしょうか？
岩田
従来はメールで契約審査依頼や連絡・相談を行っていたのですが、法務と事業部門のやり取りがチャット形式のHubbleのコメント欄になったことで、「審査依頼のハードルが下がった」、「気軽にコミュニケーションをとれるようになった」との声を聴いています。
事業部門から案件依頼をHubbleに集約することで、法務・知財部門内部での連携が円滑化し、事業部門も含め場所を問わずスピーディなコミュニケーションを実現できました。
園田
従来は紙で締結した契約書を事業部門側でデータ化してファイリングするなどの管理の手間があったのですが、契約審査依頼時に情報を記録しておくだけで契約締結後の管理を事業部門の手間を増やさずに適切に管理できている、との声も聴きますね。
導入初期の頃はメールからHubbleでの依頼へと業務フローが変わることについて、事業部門への説明のお手間もあったのではないでしょうか？
川崎
全体に対して説明会等を行っていましたが、導入初期の頃は、システムの利用に慣れていない方に都度説明することはありました。しかし、Hubbleは非常にシンプルなUIで直感的に操作できるため、一度使い方をご説明すればその後問い合わせが続くこともなく、現在では問い合わせ対応もほとんどなく、事業部門にも定着しています。
今後はより一層、Hubbleの利用方法を知っている事業部門担当者同士で教え合うということもなされていくではないかと考えておりますので、導入担当者の短期的な説明の負担よりも、中長期的な改善効果の方が大きいと感じています。
従来別のオンプレミスシステムを利用されていた知的財産室での利便性はいかがでしょうか？
岩田
従来のシステムでは、契約管理台帳の情報として項目の整理はしていましたが、実際の契約書と管理項目は管理番号でのみ紐づいており、実際の契約書を探すためにはキャビネットのキングファイルから一つ一つ確認をする必要がありました。Hubble導入後は、ドキュメントリストで、契約書を紐づけた形で知的財産室による管理が必要な項目もカスタマイズして管理できるので、契約書が整理しやすく、見つけやすいと聞いています。
Hubble導入による、会社全体としてのメリットがあれば教えてください。
岩田
DXの推進、ペーパレス化の実現ができたことはもちろんですが、従来各部各様だった契約管理状況を改善し、全社的な契約データベースを構築した上で、工数を減らしながら統一的な管理ができるようになったことは会社にとって大きなメリットであると感じています。
従来紙で管理されていた重要文書がデータに置き換わり、権限管理をしっかりできるようになったため、紛失・汚破損や情報漏洩の危険がなくなりましたし、事業部門が手作業でExcelに入力していた契約管理台帳が自動化され、更新期限通知の機能により期限管理を適切に行えるようになった点で、リーガルリスクを減らすことができたと思います。
ペーパレス化によって、現場の方が実感しているメリットはどんなところにあるのでしょうか？
園田
紙で印刷をして階段の上り下りをしながらフロアの異なる部署に対して、物理的な依頼をしていた従来と比較すると、やはりスピード感が全く違います。また、紙を前提としないことで、出張中を含め、場所を問わずにスピードを損ねずにビジネスを前進できる点は大きなメリットとして実感いただいていると感じています。
川崎
総務部としては、保管コストが削減できたことはもちろんですが、キャビネットがなくなることで、オフィスにスペースが広くとれるようになった結果、オフィスのレイアウトを変更して、働く方のモチベーションが上がる、自由な発想が生まれるような、明るいオフィス空間にすることもできました。Hubbleや電子契約の導入により、契約業務に関わる方が在宅勤務を選択できるようになったことも、社員の働きやすさに繋がっていると思います。
とてもうれしいお言葉をありがとうございます。Hubble導入の前後でのサポートに関して感想があればぜひ教えてください。
川崎
Hubble導入検討時は、営業担当の溝渕さんに、事業部門がより使いやすく、会社全体でも長く使えるような運用も含め、親身にご相談に乗っていただきました。導入決定後も他部門から来る要望に対する対応や法務室での反社チェックの運用についてカスタマーサクセス担当の佐藤さんが一緒に考えていただき、導入前後を通じて丁寧なサポートをしていただきました。
法務も事業スピードの変化に合わせた変化をしたい企業にHubbleは向いている
導入後、事業部門での利用も定着し、活用効果を実感していただけている貴社から見て、Hubbleはどのような企業様に向いているとシステムだと思いますか？
岩田
紙ベースで管理している企業、案件番号を発番して契約書の管理と契約管理台帳を別々に管理している企業や、オンプレミスシステムを利用している企業では、ビジネススピードが向上しているのに、管理部門がその変化に追いついていないという状況があるのではないかと思います。
そういった状況にある中で、ビジネススピードに合わせた変化をしていきたいと思われる企業や新規事業が多い企業にはHubbleを導入することのメリットは大きいのではないでしょうか。
ありがとうございます。最後に、貴社の今後の展望を教えてください。
岩田
審査から管理まで一元的な管理ができるシステムを導入することができるようになり、懸案だった契約書審査スピードを向上させることができましたので、今後は、審査内容の品質を平準化するために、雛形の整備やナレッジマネジメントを進めていきたいです。
その上で、特に現在当社で非常に多く発生する新規事業に関して、契約書審査の依頼を受ける前段階であるプロジェクトの企画段階での事業部門との連携に注力していきたいと考えています。
園田
Hubbleで契約書や契約情報の一元管理ができるようになりましたが、Hubbleは管理のツールではなく、法務室と事業部門を繋ぐコミュニケーションツールでもあるので、Hubbleでのコミュニケーションを起点に、法務室と事業部門の連携をより一層強化していきたいです。
川崎
Hubbleが会社全体に定着してきたので、今後は法務室も事業部門も業務の中心にHubbleを据え、より一層積極的に活用ができる環境を整えていきたいと思います。
本日はお忙しい中、素敵なお話をありがとうございました！
会社概要(2024年12月現在)
Company Profile
| 会社名 | 株式会社東海理化（登記社名 株式会社東海理化電機製作所） |
| 所在地 | 愛知県丹羽郡大口町豊田三丁目260番地 |
| 設立 | 1948年8月30日 |
| 代表者 | 代表取締役社長：二之夕 裕美 |
| 事業内容 | 自動車、産業車両その他の輸送用機器の部品の製造・販売等 |
| URL | https://www.tokai-rika.co.jp/ |
より詳しいお話をご希望の方は、お気軽にお問い合わせください。
Hubbleの詳細についての資料も、こちらよりダウンロードできます。
