AIやGPTがわからなくても大丈夫！誰でも業務効率化ができるAI契約書管理のスゴさとは？

はじめに

みなさん、こんにちは！

今回の生産性向上のカギでは、今注目を集めている「AI契約書管理」のご紹介をします。

そもそも契約書管理は、企業にとって欠かせない業務で、直近では電子契約を中心として契約書も電子帳簿保存法に適合した対応が必要になっています。

また、契約書の管理ができていないと、不要な契約が自動で延長されたり、取引先との合意内容が守られず、信頼関係に悪影響が出たりします。

これらの理由により契約書管理は必須である一方で、契約書には様々なフォーマットが存在し、かつ内容を理解しないと契約情報を抽出できないことから、難易度が高く、そして時間のかかる作業になっています。

しかし、「生産性向上のカギ」で何度も紹介しているAI、GPTを活用することでこの業務が劇的に変わります。今回はGPTを活用したAI契約書管理の素晴らしさや具体的なメリットについてご紹介します。

GPTは誰でも簡単に使える最先端AI

GPTはOpenAIが開発したAIモデルの一つです。膨大なテキストデータを学習し、人間のように文章を理解し生成する能力を持っています。最近ではGPTが多くのソフトウェアに組み込まれており、セキュリティ上も企業内での利用でも安心して使える利用方法が広がっています（※）。また少し蛇足ですが、GPTと聞くとChatGPTの略？となりそうですが、厳密には違います。GPTはAIモデルのモデル名で、ChatGPTはGPTを基盤にした会話型AIのサービス名です。

（※）例えば、利用規約に入力データがAI学習に使用されない旨の記載があるMicrosoft社のAzure OpenAI Serviceを利用するとデータの安全性が担保されます。詳しくはこちらなどを参照。

人の目視・手入力 VS AI契約書管理

AI契約書管理のメリットは文章で書くより、まずはこの動画をご覧頂くと早いでしょう。

左の動画は、人が契約書の内容を確認しながら手入力で契約情報をエクセルに入力していく業務。右の動画は、AI契約書管理に契約書をアップロードしているだけです。

ご覧の通り圧倒的なスピード差があるだけでなく、AIは間違いを起こしていないことにも注目してほしいです。これは一つの契約書での例ですが、契約書業務は毎月数十件、数百件と発生するため、業務へのインパクトはご想像の通りです。

AI契約書管理ツール、Hubbleを使うメリット8選

では、実際にAIでの契約書管理機能を備えたHubble（及びHubble mini）を活用する具体的なメリットを見ていきます。

契約管理の精度が向上する

もちろんAIの精度は100%保証はできませんが、AIが高精度で契約台帳を作成し、人が簡単にレビューすることで圧倒的な精度向上が可能です。GPTの賢さは、OpenAI社によれば「米司法試験の模擬試験でGPT-4は上位10%に入る成績をあげ」る水準と表現されています。

自動化による時間の大幅節約

上記の動画でも示しましたが、AI契約書管理ツールは、契約書ファイルをアップロードするだけ。従来は1時間以上かかっていた作業も、たった数分でGPTが勝手に完了してくれたという事例もあります。

アクセス権も簡単に設定可能

Hubbleでは、契約書へのアクセス権限を簡単に設定することができます。これにより、必要な情報にアクセスできるメンバーを制限し、機密情報の漏洩を防ぐことが可能です。誰でも簡単にセキュリティを強化し、安心して契約書管理を行うことができます。

いつでも契約書がすぐ見つかる

これはGPTの機能ではないですが、高性能OCRが搭載されているため、契約書の本文の内容から検索することができ、社内のメンバーがその権限の範囲内でいつでも契約内容を確認できます。これによって契約内容の良い深い理解を促し、企業及びその中に所属する方の信頼を高めるきっかけにもなります。

更新タイミングで契約を見直せる通知

契約の更新や終了が近づいた際に自動で通知を送信します。重要な契約期限を見逃すことがなくなり、適切なタイミングでの契約の見直しが可能となります。更に更新が必要な契約書について、一括でその契約終了日を見直すことも可能です。

マニュアル不要！使い勝手が圧倒的に良い

契約書は法務や総務だけが理解できる個別最適なものではなく、会社全体のメンバーが特定の権限の中でいつでも簡単に参照できる全体最適な環境が必要です。月に一回しか契約書を参照しないメンバーなど、誰でも簡単に使える使い勝手の良いシステムであることがとても重要です。

誰でも簡単にAIを最適化！自社に合わせた契約管理ができる

GPTが出てくるまでのAI活用は難易度がとても高く、膨大なデータをエンジニアが解析し、専門知識を持ってチューニングする必要がありました。しかし、今は違います。既に学習済みで最適化されたAIで、自社に合わせた要望を日本語で設定するだけです。しかも定型的な契約情報だけでなく、自社が管理したいどんな項目にも対応可能です。

金額もリーズナブルで導入しやすい

みなさんから、「どうせお高いのでしょう？」と聞こえてきそうですが、我々Hubbleは「すべての企業にお届けしたい」という一心で導入しやすい金額設定をしています。

まとめ

最後までお読み頂き、ありがとうございます！

契約書管理は、正直時間をかけたくない業務だと思います。一方では経営管理上とても重要で契約書管理ができていないと法的な義務を果たせていなかったり、取引先との信頼関係が崩れるきっかけになったり、不要な契約が延長されて経済的な損失も招くことになります。こんな業務こそ、専門知識や技術がなくても誰でも簡単に使える最先端AIのGPTを活用し、効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

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本コラムの著者情報

ウェビナーの開催

2024年5月の終わりに、以下のように、GPTと契約管理業務を組み合わせて自社に適合した契約管理の方法をご紹介する無料ウェビナーを開催します。
具体的にHubbleを活用する方法も含めてご紹介しますので、是非ご覧ください。