「ファッションの力で笑顔輝くあしたを創る」をパーパスに掲げ、「earth music&ecology」、「Green Parks」、「AMERICAN HOLIC」等のアパレルブランドを展開し、誰もが新たな自分らしさや幸せを見つける「いいきっかけ」を創る「グッドサプライズ創造業」に取り組んでいる株式会社ストライプインターナショナル。
10以上のアパレルブランドを全国に展開している同社は、どのように岡山本社と東京本部間での契約業務の連携と会社全体のリスクマネジメント体制の強化を同時に実現したのか。
株式会社ストライプインターナショナル 法務コンプライアンス部 マネージャー吉川卓真様、同部 アソシエイト大月美緒様、同部 中島仁様及び光森春菜様並びにITシステム部 スペシャリスト 奥田健治様及び同部 アソシエイト 田村修平様に法務コンプライアンス部とITシステム部の共同プロジェクトとして推進した契約業務改革の背景や効果についてお伺いしました。（取材時：2025年1月）
本記事のポイント
Over view
- 法務コンプライアンス部 法務コンプライアンスチームの概要
- 人数：6名
- 契約書審査件数：約1,600件/年
- 導入前の課題
- メールベースのやりとりによる担当案件のブラックボックス化
- 契約管理台帳の入力の遅滞・表記揺れの発生及び事業部門における期限管理の不備
- 事業部門での契約情報の検索ができないことによる問い合わせの工数・重複契約のリスクの発生
- Hubbleの利用範囲・利用文書類型
- 岡山本社及び東京本部の所属者
- 契約書
- 導入後の効果
- 契約締結前後の契約情報の一元集約及び契約業務マネジメントが容易に
- 事業部門も新人も権限管理の下で自ら契約書・契約関連情報の検索・活用ができる環境を実現
- 契約管理台帳の作成の自動化による手入力工数の削減と正確性・網羅性の担保
- 事業部門での契約期限の管理の習慣化及び会社としてのリーガルリスクの把握の容易化
全国での多店舗展開事業ゆえの契約業務量の多さと岡山本社・東京本部間での社内連携
本日は、岡山県の本社にて取材をさせていただきます。早速ですが、貴社法務コンプライアンス部の概要を教えてください。
吉川
法務コンプライアンス部は労務チーム及び法務コンプライアンスチーム（以下「法務チーム」という。）から構成されており、法務チームはマネージャー1名、アシスタントマネージャー1名、アソシエイト1名及びメンバー3名の合計6名が所属しています。
業務内容は、契約審査、交渉の助言、事業再生やM＆Aを含む各種法的手続への対応の他、知的財産や古物許可証の取得、登記手続等、多岐に亘ります。また、当社はアパレルの事業を全国の店舗で展開していますが、事業所や店舗で生じた事件・事故に関するトラブルや訴訟の対応、会社や従業員の防衛のための対応やコンプライアンス研修も担っています。
本日この場にいる4名は全員、法務・コンプライアンス関連業務を担当しており、労務業務は他のメンバーが担当をしています。
貴社のビジネスモデル上、特に多い契約類型や契約の特徴があれば教えてください。
中島
小売業のため売買基本契約書やインフルエンサーの方にPR活動を依頼する等の際に利用する各種業務委託契約書が多いのが特徴です。また、全国に店舗を展開していますので、ビルの所有者と締結する出店契約書や定期賃貸借契約書、他社商品等とコラボレーションをする際に利用する著作権・商標に関するライセンス契約書や秘密保持契約書も非常に多いです。
契約書の依頼件数は平均するとどれくらいありますか？
大月
注文書等の書類も含まれた数字になりますが、契約審査依頼件数としては直近1年間で1,600件ほどでした。コロナ後は、店舗の定期建物賃貸借契約の契約条件の変更における覚書や再締結の審査依頼も増えた印象です。
法務チームの特徴があれば教えてください。
光森
私は新卒で当社に入社して法務チームに配属になりましたが、所属歴の長いメンバーと歴の短い社員が半々の構成になっています。中島と大月はHubble導入前から法務チームに所属していますが、その他のメンバーはここ1年ほどで新しくメンバーとして加わりました。
本日は、Hubble導入に関わられたITシステム部の奥田様及び田村様にも取材にご同席いただきました。ぜひ、ITシステム部の概要も教えてください。
奥田
部長1名、マネージャー2名、メンバー10名の13名で構成されています。私は岡山本社を担当しており、田村と一緒にHubble導入のサポートを務めました。ITシステム部はシステムの構築、販売管理システムをはじめ各種システムの導入の情報収集やサポート等の幅広い業務を行っており、私と田村が法務、経理・財務等の管理部門関連のシステム担当です。
田村
数年前からクラウドサービスへの移行を積極的に進めており、Hubbleの導入もそのうちの一つのプロジェクトとしてサポートをしました。
Hubble導入前は、どのような業務フローをとっていましたか？
中島
事業部門から法務チームのグループアドレス宛にメールで契約書審査依頼を受け、新規の案件は手が空いている人が担当していました。審査においては、ファイル名を日付にすることでWordファイルのバージョン管理を行い、メールに添付して事業部門の担当者と連絡を取っていましたが、法務チームで利用していたファイルサーバーに審査の履歴、事業部門とのやり取りや取引関連書類等を全て保管する運用になっていました。
契約書の期限管理は、事業部門が責任をもって行うことになっていましたが、各部が管理しているMicrosoft SharePoint（以下「SharePoint」という。）では、契約書のドラフトや締結後のPDFの他、契約に関わらないファイルも混在しており、事業部門がSharePointの中から過去の契約書や契約情報を検索するのは難しい状況になっていました。
法務チームでも事業部門でも契約書や契約情報の管理の工数は負担が大きかったのではないかと思います。締結以後の業務フローはいかがでしょうか？
中島
審査完了後は契約稟議兼捺印申請が回付されてきます。営業部をはじめ事業部門の多くは東京の本部に在籍しているため、紙で締結する場合は事業部門で契約書を製本し、原本を本社に送付してもらい、稟議に添付されているWordファイルの内容と原本の内容が一致しているか目視で確認した後、法務コンプライアンス部の部長に押印を依頼し、押印後、事業部門担当者に返送します。
その後、事業部門で取引先に押印済み契約書を郵送し、締結後は契約書原本が本社に郵送で届きますので、法務チームで保管をしていました。
Hubble導入前、部の人員が少ない時期があったため、私が一人で締結後の契約書をPDF化してファイルサーバーに格納し、そのタイミングでMicrosoft Excel（以下「Excel」という。）で作成していた契約管理台帳に管理項目を手入力して管理していました。
全て中島さんが手入力されていたのは非常に大変ですね。そのような業務フローの中で、どのような課題がありましたか？
中島
法務チームとしては、2つの課題がありました。1つ目は、契約審査業務のマネジメント、2つ目は正確な契約管理台帳作成です。
当時は、メンバーが少なかったこともあり一人当たりの担当案件が非常に多く、誰がどのような案件をどれくらい担当しているのか把握することができていませんでした。
また、契約管理台帳もExcelに手入力していたため、入力ミスや申請部署名・取引先名の表記揺れがあり、検索しづらいだけでなく、Excelのデータが重くなってしまいデータが破損しまったこともありました。
大月
審査担当中の案件も、個々人がメールを未読にしたりフラグを立てたり、業務メモを残したりしていましたが、担当案件の管理も十分ではなく、対応が遅れることもありました。また、契約管理台帳は、契約締結後に手入力していたので、締結前の審査時の依頼部門や内容等の情報の記憶が薄れてしまって、締結前の情報を紐づけることの難しさもありましたね。
Hubble導入前は、事業部門側でも課題感はありましたか？
中島
締結後の契約書はファイルサーバーで保管していましたが、法務チームしかアクセスできなかったため、事業部門が過去の契約書を確認したいときには、法務チームに問い合わせてもらう手間が発生していました。また、こうした運用を正式にアナウンスしていたわけではなかったので、事業部門の中でも新しく入社した担当者は、誰にどのように問い合わせをすれば過去の履歴を確認できるかを知らずに、困ることもあったのではないかと思います。
大月
問い合わせを受けた法務チームとしても、ファイルサーバーでは五十音順で取引先名フォルダを作って管理をしていたのですが、契約管理台帳と同様、表記揺れなどの影響もあり重複してフォルダができてしまったりしていて、検索しづらい状況にもありました。加えて、ファイル名やフォルダからの検索はできたものの、契約書の内容や条項の検索など、高度な検索ができなかったため、問い合わせ対応にも一定の時間を要していました。
事業部門が契約情報を積極的に活用でき、同時に会社全体のリスクマネジメントができるシステムを選定
そうした状況の中で、契約書管理システムの導入を検討するようになった背景や経緯を教えてください。
中島
事業部門の責任で契約書の期限管理を行う運用になっていたのですが、事業部門側では期限管理ができていないケースが多々ありました。
また、事業部門の担当者は異動や退職も多いため、担当者が過去の経緯や契約書の内容を把握できておらず、既に基本契約を締結している取引先と重複して基本契約に関する契約書審査依頼を法務チームに依頼するなど、不要なやり取りも多々発生していました。こうした点について、経営企画室からリスクの指摘を受けたのがきっかけです。
奥田
そこで、ITシステム部と法務コンプライアンス部が共同で事業部門側でも締結前後の契約情報を把握・活用していく環境を構築できる契約書管理システムを導入するプロジェクトが動き出しました。同時に、岡山本社と東京本部間での押印のための郵送期間なども含めて契約業務にかかる所要時間を短縮やコストを削減するため、併せて電子契約の導入も推進していくことになりました。
契約書管理システム導入のプロジェクトはどのように進められましたか？
奥田
当初、経営企画室からシステム候補の提示を受け、締結後の契約書の保管・管理ができるシステムの導入検討を始めました。
しかし、自社の課題を整理する中で、締結前のコミュニケーションを含めた審査過程の履歴の管理やファイルサーバー内にあるメールの履歴の検索にも工数がかかっている等の締結前の課題にも気づき、こうした締結前の課題を解決することで契約締結までの期間の短縮を含め、全社的な効果を出せるのではないかという考えに至りました。
最終的には検討システムを3つに絞り、それぞれ法務チームとITシステム部で2週間～1か月ほどトライアルをして使用感を確認し、機能面及び非機能面の両面から両部で評価を行いました。
評価項目としてはどのような項目があったのでしょうか？
田村
機能面としては、契約審査機能、閲覧・検索・抽出機能、保管・管理機能等、当社が必要とする機能の有無・使いやすさを比較しました。
非機能要件としては、保管できるデータの容量、Microsoft Azureとの連携の柔軟性、使用感の印象、費用面として初期費用の有無やデータ容量との兼ね合いでのコスト等も検討項目としていました。
ITシステム部で比較検討表を作成し、自社の課題に合わせて重点項目を設けた上で、法務チームとITシステム部で各項目の評価を行い、点数付けをしていきました。
トライアルでHubbleを初めて使ってみた法務チームでの印象はいかがでしたか？
中島
従来は、編集日付毎にファイル名を逐一変えてバージョン管理をしており、関連資料を含めてメールからダウンロードしてファイルサーバーにアップロードする等、契約書に関する情報の管理に手間がかかっていましたが、Hubbleでは、自動でバージョン管理できるだけでなく、関連資料を契約書審査過程の履歴とともに一つの画面にまとめて保管・管理できるため、情報が網羅されて管理の工数が大幅に減ると感じました。
大月
私も、事業部門と法務チームでの案件の全てのやり取りを一元集約したいと思っていたので、WordやPDFだけでなく、添付ファイルにメールやExcel、Power Point等、様々な形式のファイルをHubbleに一元管理できるのが非常に便利だと感じました。
ITシステム部で使ってみたご感想はいかがでしたか？
田村
Hubbleはフォルダ階層を自由に設計できるのが見やすく、魅力的だと感じました。
他のシステムも含めて比較検討された上で、最終的にHubbleを選定した決め手を教えてください。
中島
契約書管理システムは、事業部門も過去の契約情報を確認したり審査依頼・コミュニケーションをしたりする際に頻繁に利用することになるので、法務チームで使いやすいだけでなく、事業部門の使いやすさが非常に重要だと感じていました。
その点、HubbleはUI・UXが非常に優れており、契約書に関することは全てHubbleで完結できるので、事業部門の担当者も迷うことなく利用できるのではないかと感じたのが最大の決め手です。
大月
トライアル時のチャットサポートの回答が早く、導入時の支援も非常に柔軟で丁寧でしたので、信頼できるシステムだと感じました。実際に使ってみて、新機能の開発スピードの速さや導入後の支援の手厚さ等、選定時の感覚は間違っていなかったと感じています。
ありがとうございます。経営層にはどのように説明されて予算は獲得されたのですか？
中島
経営企画室から指摘があって推進したプロジェクトではありましたが、システムの本格導入時に改めて経営陣に説明を行い、予算を獲得しました。その際に、法務コンプライアンス部と事業部門それぞれの課題の他、異なる部門と同一取引先での重複契約締結の防止、紙の保管の場合の災害時のリスクや事業スピードの向上、ペーパーレス化のメリット等、会社全体としてのリスク回避や効果も説明しました。
費用対効果についてはどのように説明されましたでしょうか？
奥田
Hubble導入前はSharePointやファイルサーバーを利用していましたが、データ量が多くなり非常にコストがかかっていましたので、Hubbleに関連書類も含めてデータ保管先を移行することによるコスト削減が確実でした。
また、Hubbleと同時に電子契約もセットで導入しましたので、郵送コスト・印紙代等の紙での締結にかかる費用の削減、審査受付から締結後の管理までの所要時間の削減による人件費の削減についてもデータ化すると約250万円の費用削減が見込めましたので、導入コストよりも費用削減や導入効果が上回ることを説明しました。
事業部門も新人も契約期限の確認や契約情報の検索の習慣がつき、自走できる組織が誕生
現在、Hubbleをどのようにお使いいただいているか、教えてください。
中島
現在は、岡山本社及び東京本部にHubbleのIDを付与して、会社全体の締結前後の契約業務全体をHubbleで行っています。
事業部門には「契約関係の情報は全てHubbleにあります」とアナウンスをするだけでよくなったので、新しく入社した方にとっても非常にわかりやすい業務環境になっています。Hubbleでは、権限さえあれば、だれでも過去の契約書や契約情報にすぐにアクセスできますので、事業部門も契約情報を活用することができるようになりました。
Hubble導入前に持たれていた契約業務マネジメントの課題は解決しましたか？
吉川
私はHubble導入後に法務チームのマネージャーとして入社しましたが、事業部門の担当者からHubbleで審査依頼を受け付けた後、ドキュメントリストで担当者名が空欄になっている案件を絞って、法務チームの朝会で新規案件の割り振りを行っています。
Hubble導入前の契約業務のマネジメントの課題については、現在は誰がどのような契約書を何件担当しているのか、ドキュメントリストを確認することですぐに把握ができるようになっています。
過去に発生していたという返信漏れ等もなくなり、部全体の業務マネジメントだけでなく、個々人の案件のマネジメントもしやすい環境になっています。
光森
私も毎朝出社後は必ずHubbleのドキュメントリストを開き、担当案件のステータスを確認して、「未着手」となっている契約書が何件あるかを把握するところから業務をスタートしています。
とても嬉しいです。締結後の正確な管理台帳の作成に関する課題についてはいかがですか？
中島
契約書審査依頼の段階で、事業部門の担当者がHubbleの自動反映機能で契約書の詳細項目を埋めることができるようになったので、法務チームが確認をして担当者項目を入力するだけで、契約書審査をする時にはすでにドキュメントリストに契約管理台帳が自動で生成されている状態が実現でき、Hubble導入前に私が締結後の契約書から抽出して手入力をしていた作業が一切不要になりました。
これにより、入力ミスや漏れがなくなり、手間をかけずに会社全体の正確かつ網羅的な契約管理台帳を整備することができました。
ありがとうございます。Hubble導入後にご入社されたお二人はHubbleがあってよかったと思うタイミングはありましたか？
吉川
担当となった案件が契約の巻き直しに関するものだったケースなどは、当該取引先との過去の契約書を確認する必要が生じますが、Hubbleでは、一画面で事業部門と法務チームでのやり取りや契約関連資料が一元集約されているので、契約書の審査過程や先方との協議ポイントなども把握することができ、非常に便利だと感じました。
光森
私はHubble導入後、新卒で当社に入社して法務チームに配属されました。法務としての経験がまだ浅いので、契約書作成を事業部門から依頼された際に、契約書の条項としてどのような文言を使うのが適切かを知るために、Hubbleのドキュメントリストで類似の契約類型の過去契約書を絞り、過去に先輩方が作成・審査された契約書を参照しています。
こうしたサービスがない時代は、書籍やテンプレート集から参照文言を探したり、忙しそうな先輩に話しかけて教えてもらったりする必要があったので、実際に自社で使われている契約書から先輩方のナレッジを自ら検索して活用できる環境というのは素晴らしいですね！
光森
私は契約業務をHubbleで行うのが当たり前なので、自動でバージョン管理がされるのも当然だと思っていましたが、今日取材の中で、過去はファイル名をいちいち変えたり、メールから逐一ファイル等をダウンロードしてサーバーにアップロードしたりするとても労力のかかる作業をされていたと聞いて驚きました。複雑な契約書だと、20～30バージョンにもなるものもあるので、きっと大変だったのだろうな、と想像しています。
Hubble導入後、ITシステム部をはじめ、事業部門の皆様にも効果を実感いただけましたか？
田村
ITシステム部も契約書件数が多いのですが、Hubble導入前は、過去の類似契約を確認するのにも、法務チームに「すみません、忙しいと思うのですが…」といちいち問い合わせをしなければならないのは心理的なハードルがありました。
一方で、Hubble導入後は権限があれば閲覧・検索ができるようになったので、現在は気軽に自分で検索をして、契約情報を活用しています。
たとえば、ITシステム部の部長から、部内の案件について状況を聞かれた際に、ITシステム部の契約書だけを絞ったり、担当者毎にソートして、契約状況を報告したりする場面もあります。
事業部門の方もかなりHubbleを使いこなしていらっしゃるのですね！
中島
契約書審査依頼の際に、過去の類似契約書や同一取引先との契約書を確認した上で質問をしてくれる方も多いです。事業部門でも過去の契約情報を確認した上で、より深いコミュニケーションをとることができるようになったのは法務チームにとっても事業部門にとってもメリットだと感じます。
また、Hubbleのテンプレート機能から自社雛形で契約書審査依頼を出してくれたり、契約書の添付ファイルに、取引に関する会議の議事録等もアップロードしてくれたりするなど、今では「契約に関することはHubble」という運用が定着しています。
事業部門の方も使いこなしており、事業部門の期限管理の課題は解決できましたか？
奥田
自分で担当した契約の期限管理ができておらず、「契約期限が切れているのに請求がある」と財務・経理部から指摘が入るケースもありました。
しかし、Hubble導入後は、Hubbleの更新・解約通知期限の通知メールを見るだけでよいので、契約期限をマメに確認する習慣がつき、負担感なく契約期限を徒過するリスクを回避することができるようになりました。
想定以上の費用削減効果と同時に、会社全体の事業スピードの向上やリーガルリスク低減も達成
会社全体で実感されている効果はありますか？
大月
経営企画室や内部監査室でもリスクの把握にHubbleを活用していると聞いています。
例えば事後稟議になっている案件はないか、契約書の有効期限は切れていないか等、全社の契約書を網羅的に把握できているのだと思います。
また、Hubble導入前は紙で締結した原本が岡山本社まで郵送されずに、担当者の机の中に眠ってしまうということもありましたが、電子契約をあわせて導入したこともあり、現在は契約書原本の保管・管理も網羅的に行うことができるようになっています。
吉川
電子契約とHubbleを同時に導入したことで、会社全体の事業スピードの向上にもつながっています。
Hubble導入以前は岡山本社と東京本部間での郵送のやり取りも含めて審査依頼から締結まで約5営業日～1か月はかかっていたのですが、Hubbleでの審査依頼からクラウドサインでの締結まで最短1日でできるようになりましたので、締結までのリードタイムが短縮されたのも会社としては非常に大きなメリットです。
Hubble導入時は、電子契約と併せて250万円ほどのコスト削減を見込めると経営陣にご説明されたとのことでしたが、現在Hubble導入後1年半ほど経過した現時点で、当初の予想と比較してコスト削減の効果はありましたか？
奥田
1年間の期間で集計したところ、予想していた250万円をはるかに上回る費用削減につながったとのデータが出ました。途中でHubble導入後はID数をさらに増加したのですが、増加分も上回る費用削減効果が出ました。
素晴らしい効果ですね！ありがとうございます。ID数の増加の背景は何だったのでしょうか？
田村
IDを持っている人しか、法務チームに契約書審査依頼を出すことができず、契約書や契約関連情報を検索できないと、IDを持っていない人が持っている人に対して依頼をするという二重の依頼が発生します。
IDを持っている事業部門は契約書の検索や期限管理なども含めHubbleを活用して会社としてのコスト削減効果も出ていましたので、契約書の審査依頼や検索・閲覧は本社本部所属社員全員ができたほうが良いとの判断に至りました。
最後に今後の貴社の展望を教えてください。
中島
Hubble導入により全社的な効果を出すことができているので、部や社員個人の利用度合いの底上げをさらに目指しつつ、頻繁にリリースいただいている新機能も活用しながら、契約業務をより効率化していきたいと考えています。
奥田
Hubble導入前は紙での契約締結が100％でしたが、Hubbleと電子契約の連携で契約業務全体をDX化することができ、現在は75％が電子契約になりました。契約書の審査依頼から締結後の保管管理まで電子化できる方がコストも工数も削減になることが定量的にもデータとして出ていますので、今後は取引先の都合もありますが契約業務を100％電子化する普及活動にも取り組んでいきたいです。
本日はお忙しい中、素敵なお話をありがとうございました！
会社概要(2025年4月現在)
Company Profile
| 会社名 | 株式会社ストライプインターナショナル |
| 所在地 | 岡山県岡山市北区幸町2-8 |
| 設立 | 1995年2月 |
| 代表者 | 代表取締役社長 川部 将士 |
| 事業内容 | アパレル、ライフスタイル、食品事業等 |
| URL | https://www.stripe-intl.com/ |
より詳しいお話をご希望の方は、お気軽にお問い合わせください。
Hubbleの詳細についての資料も、こちらよりダウンロードできます。
