新時代のセールスマーケティングを定義し、今ない新たな価値を創造するインフラカンパニーとして、事業成長の起爆剤となるような「灯火を分ける」存在を目指す株式会社Grand Central。同社は、プロフェッショナルが持つ高度なメソッドを駆使して、売上拡大に上流から下流まで徹底コミットし、各社の事業成長を支援しています。
同社は法務組織を立ち上げ後、どのように事業成長とともに急増する契約書審査依頼に効率よく対応し、ナレッジを活用できる環境を整え、全社の契約リテラシーを向上させたのか。
同社HR本部 総務部 総務G 矢藤 亜季氏 及び経営本部 管理統括部 法務G 水野 実季氏に法務の組織化や守りの管理体制の構築までの道のりや事業部門担当者が自ら契約書や類似案件を参照する環境整備の工夫についてお伺いしました。（取材時：2025年5月）
本記事のポイント
Over view
- 同社の法務の概要
- 人数：人数：導入当時1名（2025年2月まで2名）
- 契約書依頼件数：約300件/月
- 導入前の課題
- 事業拡大に伴い、審査・相談件数が倍増し、一人・兼業法務で対応しきれなくなるリスクが顕在化
- 契約書格納と契約書管理台帳の抜け漏れをなくすための業務自動化
- 散在していた契約締結前後の情報・契約書を一元的に管理し事業部門でも検索できる環境を整備
- 取り違え防止のための契約書のバージョン管理と審査履歴の蓄積・活用
- Hubble の利用範囲・利用文書類型
- 全社
- 契約書、契約書雛形、発注書、利用規約、社内規則、取締役会議事録
- 導入後の効果
- 取引先に対してセキュアに契約書を送付することで信頼を獲得しながら、営業の業務効率化と契約締結までのリードタイム大幅短縮を実現
- 契約締結前後のあらゆる情報・契約書を一元的かつ自動的に管理できる体制を構築し、ナレッジマネジメントを実現
- 事業部門担当者も自ら契約書や他の案件を参照できる環境で全社の契約リテラシーが向上
- 権限管理に基づく取締役会議事録・株主総会議事録の管理や網羅的な反社チェックの実施等、企業基盤の盤石化
営業経験を経て法務を立ち上げ、一人・兼任法務から法務の組織化まで
本日は名古屋本社にて取材をさせていただきありがとうございます。早速ですが、貴社法務の概要を教えてください。
矢藤
現在、経営本部 管理統括部の中で法務Gは3名で構成されており、2名は意思決定者、もう１名が実務担当者です。法務相談・契約書審査依頼から締結、締結後の管理、改正法対応、株主総会・取締役会対応や社内研修、利用規約や社内規則の改訂、ナレッジの文書化等まで法的な対応はすべて法務の業務範囲となっています。
私は2023年に法務を立ち上げた後、2025年2月まで同部で法務業務を担当していましたが、3月からHR本部に異動し、現在は人事・労務関係業務、情報システム業務、発注業務、庶務業務等の総務業務を担当しています。
矢藤様が貴社法務を立ち上げられたのですね。
矢藤
はい、現在当社のメンバーは140名程ですが、私は15番目の社員として実は当初、営業メンバーとしてジョインしました。当時は法務担当がおらず、バックオフィスメンバーが1名の環境でした。そうした中で、守りの管理体制を強化していくタイミングでバックオフィスに異動し、当社の法務・総務の立ち上げと、情報システム業務を任せていただくことになりました。
営業から法務に職種を転換され、法務組織を立ち上げられるというのはすごいですね。
矢藤
ありがとうございます。もちろん、顧問弁護士の先生方から様々な法的な知見をご教示いただいた点も多いのですが、当社がセールスコンサルティングをご提供している関係で、契約業務はビジネス推進の一環として日常的に取り扱ってきました。
そのような背景もあり、営業のプロフェッショナルとして第一線で働く上司から学んだ「経営層やプロフェッショナルの方々と本音で向き合い、折衝をするための技術や姿勢・ビジネススキル」は、法務に従事していた際も、現在の総務部に異動してからも大いに活かせていると感じます。
とても素敵な業務環境ですね。矢藤さんが総務部にご異動されたあとを引き継いで、現在法務をご担当されているのが水野さんですね。
水野
はい、そうです。私は、矢藤さんが当社法務を立ち上げられた後、Hubble導入直後に当社の法務としてジョインしました。約半年ほど矢藤さんと２名で法務担当を務め、現在は新体制後の法務を引き継ぎ、実務をメインで担当しております。
貴社の契約審査受付件数とビジネス上多い契約類型があれば教えてください。
水野
現在は月間で300件ほどですが、半年前までは200件でしたので、審査依頼の件数は事業成長とともに日々増加しております。
契約類型としては大半が業務委託契約書及び発注書ですが、発注者側の業務委託契約書、顧客紹介の契約書やコンサルティング契約書など、業務委託契約書の中でも多種の契約書を扱うため、当社雛形としては20種類程度用意しています。直近ではフリーランス新法の対応として契約更新・巻き直しの対応なども増加しました。
「法務のパフォーマンスを高め、事業部門の満足度も上がる」と確信したHubble
それでは、Hubble導入の契機を教えてください。
矢藤
Hubble導入前は一人法務として実務業務を遂行しておりました。当時の法務体制としては、意思決定者の本部長と実務担当の私の2名体制で、私が法務業務だけでなく総務や情報システム業務も兼務している状況でした。
そうした中で、当社の事業規模の拡大に伴い契約書審査依頼や法務相談が日に日に増えていき、今まで通りのやり方では一人での実務業務が回らなくなる、という危機感が常にありました。
当時はどのような契約業務フローだったのでしょうか？
矢藤
Slackのワークフローで法務相談や契約書審査依頼を受け、そのスレッドの中で、審査対象の契約書ドラフトの送付やコミュニケーションを行っていました。審査完了後は、スレッドの中に審査完了した契約書ドラフトを添付し、事業部門担当者がファイルをダウンロードして取引先に送付し、契約内容が確定すると法務に締結依頼がくるので、法務で電子契約を発行・押印し、締結後はGoogleドライブに契約書原本を格納していました。
その後、スプレッドシートに管理項目を日々手入力して契約管理台帳を作成していましたが、非常に工数がかかる上に、実際のところ抜け漏れも生じていました。契約書の期限管理も厳格にはできていない状態でした。
現在は月間300件の契約書審査依頼があるとのことですが、当時は何件ぐらいの量だったのでしょうか？
矢藤
当時は、月間100件ほどだったのですが、日々増えていき、Hubble導入前までに月間200件くらいまでに増加していた記憶です。
月に100件の契約書審査をする場合、Slackで100個のスレッドが立ち上がり、その中でそれぞれの案件のコミュニケーションをするのは非常に大変ですね。
矢藤
そうなんです。Slackのスレッドを遡れば審査履歴やコミュニケーションの内容も把握はできるのですが、案件の進捗状況を確認するにもSlackの各スレッドを探しに行く必要がありましたし、過去案件の検索も困難でした。
また、契約書ドラフトのバージョン管理もできていなかったため、事業部門側でバージョンを取り違えて相手方に送ってしまい、審査完了済みドラフトを前提としていない相手方修正ドラフトが返送されてくることもありました。
そのような中で、システムを活用し一人法務での業務を効率化していくことを目指されたのですね。
矢藤
はい。契約書を抜けもれなく最初から最後まで一気通貫で管理でき、契約管理台帳を自動化できる状態を実現するためのシステムを探し始めました。いくつかのシステムを検討し、Slack、クラウドサインやAIレビューツール等、当社の既存ツールをそのまま利用し続けられるシステムの中からHubbleを選定しました。
システムの比較検討された上で、どうしてHubbleをお選びいただけたのでしょうか？
矢藤
最終的にはHubbleの営業力と支援力で決断しました。営業担当だった武藤さんが導入の支援をしてくださらなかったら、当社の上司の説得までできなかったかもしれません。
貴社には営業のプロフェッショナルがたくさんいらっしゃる中で、そのように言っていただけるのは恐れ多くも、非常に嬉しいです。上司や経営層の皆様にはHubble導入予算の獲得の際にはどのようにご説明をされたのでしょうか？
矢藤
まず前提として、当時私は総務や情報システム業務も兼務でしたので、法務が0.5人未満の中で月間100件以上の契約業務を処理している状況と課題を共有しました。
その上で、Hubbleの導入事例を参照すると、もともとGoogleドライブやスプレッドシートで管理していた企業が、Slackとクラウドサインの連携を活用しながら、業務フローを自動化し、課題を解決していけることが明確でしたので、「Hubbleを導入すれば必ず当社の業務環境が良くなることは確実です。私自身のパフォーマンスがより良くなるだけでなく、フロントの事業部門の満足度も上がります。」と確信をもってお伝えしたことでご納得いただきました。
とても力強く導入推進していただいたんですね。
矢藤
そうですね。当社は攻めの姿勢を強く打ち出している企業でもありますが、Hubble導入がきっかけとなり、守りの基盤も強くしていくムーブメントを起こすことができたと思っています。
事業部門担当者も自ら過去の契約書や類似の案件を参照し、取引先にセキュアに契約書を送付できる環境で契約締結までのリードタイムを大幅短縮
トライアルでHubbleを最初に利用した時の印象は覚えていますか？
矢藤
もともとGoogleドライブのフォルダを取引先名で作成し、契約書原本や営業資料などをまとめて管理していたため、契約書を探そうと思っても、フォルダ名とファイル名でしか検索ができず、私自身も営業担当も目当ての契約書にたどり着けないことが多々ありました。
それに対して、Hubbleの検索では、ファイル名だけでなく、条文や本文、コメント検索など多角的に検索ができるので、探していた契約書がすぐに見つかり、非常に便利だと感じたことを覚えています。
ありがとうございます。営業の担当者も締結済みの契約書の内容を確認することがあるのでしょうか？
水野
はい。営業担当はSalesforceで取引案件を管理しているのですが、契約期間や取引の行為義務の範囲等、お客様との合意内容の詳細を確認したりする際は、やはり締結版の契約書の内容まで確認しています。
営業担当の皆様自身で契約書を確認し、内容を読み込まれるというのは素晴らしいですね。
水野
当社は様々な業種のお客様へコンサルティングサービスをご提供しております。そのため、営業担当者は自らの案件の契約内容をしっかりと把握している必要があり、締結までのやり取りでは、法務の審査後に、契約内容と提案内容に相違がないか、営業担当者に必ずご確認いただいております。
また、締結後は、営業担当者自身で必要に応じて内容の確認ができるよう、法務ではマニュアルの策定など、環境整備に日々取り組んでいます。
その環境整備の一環として、Hubbleの検索機能もお役に立てる印象を持っていただいたのですね。
矢藤
まさにその通りです。Hubbleを使えば営業担当者も悩まずに契約書にたどり着けるようになり、法務への問い合わせも少なくなると感じました。
改めて、現在、Hubbleはどのように利用されているのか教えて下さい。
水野
会社全体で活用しています。
事業部門担当者にHubbleのSlack審査依頼フォームから契約書審査依頼をしてもらった後、HubbleとSlackの連携機能でコミュニケーションをとりながら審査をし、審査完了後は、事業部門担当者にHubbleの外部共有リンク機能で契約書ドラフトをお客様に送付してもらいます。
契約内容が確定した後、Hubbleのクラウドサイン連携で契約締結をすると、自動で取り込まれ、契約管理台帳もドキュメントリストに自動で生成されているので、契約書原本の格納漏れや管理台帳の入力漏れがなくなりました。
更新・解約通知期限通知を法務が受け、各案件について、期限を迎える案件について担当者に連絡を行い、期限管理も行うことができています。
まさに、導入前の課題感であった締結前後の契約情報の一元管理と契約管理台帳の自動化を実現されたのですね。
矢藤
おっしゃる通りです。HubbleのSlack審査依頼フォームは自社の業務フローに合わせたカスタマイズも柔軟にできましたし、クラウドサイン連携やAIレビューツールのWordアドインが使えたことで、業務フローを大きく変えずに、自社の課題を全て解決できました。
また、Hubble導入で業務を効率化し、Hubble導入直後に水野さんがジョインしてくれた際には、水野さんのオンボーディングの時間もしっかりと確保することができました。
水野
その時にオンボーディングしていただいた案件の履歴がHubbleの中に蓄積されているので、悩んだ時に拠り所として、矢藤さんの審査履歴やコメントを参照しています。
水野さんはHubble導入直後に貴社にジョインされ、矢藤さんと一緒にHubbleを全社展開するお立場になったのですよね。
水野
はい。私が法務にジョインしたタイミングで、ちょうどHubbleの導入を全社に推進するタイミングでした。
Hubbleは余分なボタンがなく、どこを押せば何ができるのかが直感的にわかりやすいシステムだったので、事業部門担当者にも必要最小限の説明で、理解していただくことができました。使っていくうちに、フォルダも自由に作ることができ、管理しやすくカスタマイズできる点もとても使いやすいと感じたことを覚えています。
Hubbleの全社展開の際、事業部門の皆様からはどのようなリアクションがありましたか？
矢藤
契約書審査依頼の方法がSlackのワークフローからHubbleでのSlackの審査依頼に切り替わるなど、多少の業務フローの変化はあったものの、全社でHubbleの導入に非常に前向きに協力をしてくれて、全く混乱なくスムーズに導入が進みました。
きっとこれまで矢藤様が一人法務で築かれてきた信頼関係があったこその協力体制だったのではないかと思います。全社展開において説明の仕方など工夫されたことはありますか？
矢藤
「最初の1週間は審査依頼の方法を覚えましょう」、「次の1週間はコメントに返信してみましょう」…というように、1週間単位で段階を踏んで使い方をマスターしてもらうオンボーディング期間を設けました。次第に営業担当者自身で使い方をマスターしていって、まだ教えていない機能を、他の営業担当者に「こんな使い方ができました」、「法務に聞いたらこの機能がとても便利だったので、みなさんもぜひ使ってください」と事業部門担当者同士でもHubbleの使い方について情報交換を行うほど、今ではすっかり全社にHubbleが浸透しています。
水野
矢藤さんのアイディアで実装したものですが、Slackで法務に相談や質問をする際に、「Hubbleで過去契約書を確認した」という欄にチェックボックスにチェックを付けないとワークフローを起動することができないようになっています。一方で、Hubbleが事業部門にとっても非常に使いやすいシステムでしたので、質問しやすい体制を整えることができたとも感じています。
営業担当者は、Hubbleで契約書を検索しない限り、法務に相談ができない環境になっているので、入り口を狭めて必然的に法務の問い合わせ数を削減しながら、事業部門にもしっかりとHubbleを活用してもらえる体制づくりができていると自負しています。
事業部門担当者の皆様から、特に利便性が高いとのお声があるHubbleの機能はありますか？
矢藤
Hubbleの外部共有リンク機能は事業部門からも非常に好評で、お客様にも安心していただくことができています。
これまでは、事業部門担当者がバージョンを取り違えてSlackからファイルをダウンロードしてお客様にお送りしてしまうこともありましたが、バージョンの取り違えがなくなりました。
また、当社はお客様数が非常に多いのですが、それぞれのお客様からセキュリティの関係でメールにファイルを添付できず、特定の外部送信ツールで送付するようにご指示をいただいたり、Googleドライブにファイルをアップロードして共有設定をしたうえでリンクを共有してほしいとのご要望をいただいたり、ファイルにロックとパスワードを付ける形式のご指定があったりと、契約書ドラフト送付の際にもさまざまな制約があり、営業担当者はそのそれぞれに個別に対応していく必要がありました。
しかし、Hubble導入後は「セキュリティ対策としてパスワード付のURLが発行できるHubbleの外部共有リンク機能でお送りしています」とご説明すると、8割ほどのお客様はそのまま受け入れてくださっているので、業務効率化でき、契約締結までのリードタイムがかなり短縮できています。
法務と事業部門のコミュニケーションもナレッジとして活用することで全社の契約リテラシーが向上し、法務部門のグループ化により「法務も休める環境」に
Hubbleのドキュメントリストで契約管理台帳が自動で作成されるようになっているとのことですが、具体的にはどのようなタイミングでドキュメントリストを活用していらっしゃいますか？
矢藤
2つの使い方があります。1つ目は、日次ないし週次で行う反社チェックで活用しています。具体的には、ドキュメントリスト上で対象期間中に審査依頼を受けた企業を絞り込み、CSVダウンロードした上で、当社が利用している反社チェックツールにCSVを流し込む方法を採っております。これまでは手作業で契約管理台帳を作っていたため抜け漏れがあったのですが、工数をかけずに網羅的に反社チェックができるので、非常に便利になりました。
2つ目は、月初と月末が繁忙期になるため、ドキュメントリストにステータス項目を設けて、審査中なのか、相手方確認中なのか、締結済みなのか、月内に各案件の進捗や内容を法務だけでなく、営業担当者にも確認してもらい、法務の月間スケジュールの調整や事業部門の進捗管理にも役立てています。
ありがとうございます。Hubble導入による会社全体のメリットがあれば教えてください。
水野
契約書の格納漏れや契約管理台帳の入力漏れがなくなったことはもちろん、株主総会や取締役会の議事録も適切な権限設定に基づき安全に保管・管理できている点が取締役から好評ですし、社内規程のバージョン管理も厳格に行えることで会社の基盤がより盤石になっています。
矢藤
全社の契約リテラシーも向上しているとも感じますね。Hubble導入前は、例えば事業部門の担当者が先輩の過去案件を参照してそのコミュニケーションを転用しようと思っても、そもそも過去の契約書を探すことが難しい状況でした。
しかしHubble導入後は、事業部門の担当者が過去の契約書を事前に調べ、類似案件で他の担当者がどのようなコミュニケーションをとっていたのかも確認したうえで、自らの案件に活用してくれるようになりました。その結果、依頼時に前提となる情報が揃い、共通認識を持ってスムーズに意思疎通ができるようになったと感じます。
全社でHubbleをご活用いただいているからこその効果ですね！
矢藤
最近リリースされたHubbleのダッシュボード機能で活用状況を確認してみると、Hubble上で月平均850件ほどのコメントのやり取りがされています。
Hubble導入前は、契約業務に関するコミュニケーションはSlackのスレッドに点在して、履歴が追えなくなっておりましたので、この量のコミュニケーションの確認工数を削減できているという意味で業務効率化が実現できましたし、次の案件の参照になるナレッジとしてHubble内に蓄積されていることに心強くも感じます。
さらに、このコミュニケーション数字を見た時に、体感として、契約業務に関する社内のコミュニケーションが非常に活性化されたとも感じました。
最新の機能もご活用いただいており、とても嬉しいです。他にHubbleの機能アップデートの中で印象的な機能はありますか？
水野
過去の契約書をまとめてアップロードする必要がある際に、これまでは一つ一つ手作業でアップロードしていたので、締結済みの契約書PDFの一括アップロード機能がリリースされた時はとても嬉しかったです。
矢藤
Hubbleは次々と新機能が出るので、その新機能を使いこなせたときに一緒に成長できている感じがして、それもまた嬉しいですね。
とても嬉しいお言葉をありがとうございます。最後に、今後の展望を教えてください。
矢藤
法務を立ち上げた当初は一人法務で実務業務を遂行していましたが、業務が属人化しないようにナレッジマネジメントや業務フローのマニュアル化、そして法務担当の採用活動も同時並行で行っておりました。実は私はこれから産休・育休の期間に入ります。私がいなくても安心して業務を任せられる環境にまでなっているのは、水野さんのジョインとHubbleでの法務業務の体制整備のおかげです。
今後も、当社の法務体制はより強固な基盤を築いていくことを期待していますし、今後は、当社の事業拡大に寄与する攻めの法務にも挑戦していってもらいたいと思っています。
水野
Hubbleも次々新機能をリリースしているので、私自身そのアップデートを把握して、使いこなし、全社全体でより一層Hubbleを活用していきます。また、矢藤さんが築いてくれた業務のマニュアル化や型化の文化を引き継ぎながら、ナレッジマネジメントも推進していきたいです。
本日はお忙しい中、素敵なお話をありがとうございました！
会社概要( 2025 年 6月現在)
Company Profile
| 会社名 | 株式会社Grand Central |
| 所在地 | ・ 東京本社：〒108-0073 東京都港区三田3丁目5-27 住友不動産東京三田サウスタワー15F ・名古屋本社：〒460-0003 愛知県名古屋市中区錦2-20-15 広小路クロスタワー21F ・大阪オフィス：〒532-0004大阪府大阪市淀川区西宮原1-8-10 ヴィアノード新大阪6F |
| 設立 | 2021年 |
| 代表者 | 代表取締役CEO 北口拓実 |
| 事業内容 | セールスコンサルティング/セールスDX/セールスイネーブルメント/セールスストラテジー/セールスマーケティング |
| URL | https://grandcentral.jp/ |
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Hubbleの詳細についての資料も、こちらよりダウンロードできます。
