契約業務・管理に特化したソフトウェアの導入を検討するタイミングは？Google Workspaceの限界点を知る

はじめに

みなさん、こんにちは！

当社が運営する法務の生産性を高めるメディア「Legal Ops Lab」では、以下の記事でGoogle Workspaceを活用した、契約業務・管理の方法をご紹介しました。

記事内にある通り、Google Workspaceでの契約業務のフローを構築すると、複数のアプリケーションを使って、契約書の受付部分と、台帳作成・管理部分を効率化できるメリットがあります（図1参照）。このため、特に法務立ち上げ時には、おすすめできる方法です。

では、Google Workspaceで作る契約業務のフローは、常に万能なのでしょうか？
本記事では、Google Workspaceで構築する契約業務フローを進めて行った際の限界点について考察し、その克服の方法を、契約業務に説いて重要な業務自体を回すフローの観点と、情報を管理するストックの両方の観点からご紹介します！

目安は案件数や法務の組織化！Google Workspaceの限界点

フロー構築に強みのあるGoogle Workspace

まず、Google Workspaceは前述の通り、フロー構築の観点では非常にメリットがあります。具体的には、各アプリケーション間の親和性の高さとAPIの豊富さから、フローを構築しやすく、またGAS（Google Apps Script）を使うことで、カスタマイズ性の高いフローにも対応することが可能である点からです。しかも（実質）無料で構築できるという点も大きな魅力と言えるでしょう。

ストック面では、情報の分散に注意

一方で、前述の通り、契約業務では「誰がいつ何をどういった背景で契約書を変更し、合意したのか」の履歴管理、つまり上記でいう「ストック」の観点も重要です。

このストック面においては、Google Workspaceで作るフローが常にベストとは限らない点に注意が必要です。Google Workspaceで構築する契約業務のフローは、以下の図2の通り、受付〜管理まで様々なアプリケーションを用いることになります。このため、ストックした情報の在処が各アプリケーションに分散する（契約書のデータはGoogle Drive（グーグルドライブ）にあるが、コミュニケーションはGmailに残っている、など）ことになります。

結果として契約書に関する情報が散逸して検索しづらくなったり、案件の抜け漏れが発生したりと、組織全体の生産性に影響が生じることになります。これがGoogle Workspaceで構築したフローの限界点です。

限界は、企業の成長により顕在化する

特にこの問題は、企業が成長し、法務メンバーの増員があったり、法務への案件の依頼数が増加してきた場合に顕著になります。以上からすると、ビジネスが軌道に乗り、法務人材が組織内に所属するようになるシリーズA以降の事業フェーズから、Google Workspaceでの運用から契約管理に特化したソフトウェアへの移行検討を始める必要があるということになります（図3参照）。

検討するフェーズが少し早いと感じるかもしれません。しかし、特に情報のストックが後手に回ると、その後企業が成長し、法務のメンバーが増えるタイミングでの引き継ぎ（会社の方針のキャッチアップや過去の契約業務の履歴を追うこと）が飛躍的に困難になるため、実はこれくらいのタイミングが最も望ましいのです。

契約業務をHubbleに集約し、全体を効率化

再三記載していますが、契約業務は、業務自体を円滑にしなければならないというフローの観点と、情報を管理しなければならないというストックの両方の観点が重要になります。Google Workspaceの活用のみだと、結果的に情報は散逸してしまい、ストック部分の課題が残ります。

HubbleのようなCLM（CLMS,Contract Lifecycle Management System）を導入することで、受付から契約レビューでのやりとり、締結後の管理までの契約業務のフローを円滑にしながら、情報を一元管理（ストック）していくことができます。具体的には以下の図4イメージになります。

以下では、各フローについてHubbleを活用した際の具体的イメージについてご紹介します。

① 受付

ここはGoogle Form（グーグルフォーム）と同様で、フォーム形式で事業部門からの審査依頼の受付ができます。フォームを活用することで、必要十分な情報を依頼時に回収でき、結果的にコミュニケーションコストが削減できます。依頼時にフォームを活用するのは事業部門にとってもメリットが多く、どんな情報を法務に共有したら良いかが明確になり、相談のハードルが下がります。

② レビュー

Gmailやビジネスチャットの場合、契約書のドラフトのファイルやコミュニケーションなどの作成過程の情報は、これらのコミュニケーションツールに埋もれて属人化していきます。まさにストック面の大きな課題がここにありました。

Hubbleでは、契約書のドラフトやこれに紐づくコミュニケーション、添付ファイルなどがすべて一元化され、かつ一つの画面から確認することが可能です。以下のように同じ画面（情報）を見ながらのコミュニケーションをとることもできるため、法務と事業部門など、立場やリテラシーが違うメンバー間での「共通認識」が作りやすいのも特徴です。

③（締結版契約書データの）保管

最も大切な締結版の契約書管理。近年では電子契約が普及したことで、様々な電子契約サービスで締結した契約書と紙の契約書を併せて管理しなければならず、複雑性は増しています。

締結版の契約書はどんな締結手法・形式であれ、一元集約する必要がありますが、Google Driveを活用する場合には、手作業によるアップロード工数が増大したり、保存漏れなどのミスが起こってしまいます。

Hubbleでは、Hubble内からクラウドサインなどの電子契約を送信でき、そのまま自動的に紐づいて保存されるため、保存漏れのミスは、（受け手に回った場合も含めて）劇的に減らせます（図5参照）。また締結版の契約書が保存されていない契約書も検知ができるので、営業担当者が送付を忘れていた、といったことも減らすことができます。

④ 管理 (契約台帳)

締結後の契約では、その権限管理が重要です。Google Workspaceの表計算アプリケーション、Google Spread Sheet（以下、スプレッドシート）では、シート内の権限設定ができないため、ファイルを分けて管理する必要があります（図6参照）。

一方で、Hubbleの台帳であるドキュメントリストでは、自身に権限がある契約書のみ一覧表示されるので、Google Workspaceのような複雑なシート管理は必要ありません。なお、ここの台帳に入力する情報は、「①受付」の段階で事業部門から受け付けた情報も流用ができるため、台帳を作るための新たな情報入力はほとんど必要ありません。

⑤ 検索

最後に、ライフサイクルそのものではありませんが、検索について補足します。

契約のライフサイクルにおいてストックした全ての情報が一元的に検索できると、「契約書が見つからない」「なぜこの内容で締結したかわからない」といった法務・事業部門それぞれから出がちな課題も解決します。

Hubbleでは、ドラフトの本文検索や契約作成時にやり取りしたコミュニケーションを法務のみならず、事業部門も検索可能なため、自律的な情報の検索を促し、結果として会社全体の生産性が上がります。

まとめ

最後までお読み頂き、ありがとうございます！

契約業務は、法務だけでなく事業部門など会社の多くの人が関わる業務で、会社全体の生産性に直結する重要な業務です。

本文中にも記載した通り、Google Workspaceは特に法務立ち上がり時にはオススメです。しかし、契約書数が増えてきたり、法務が組織化してきたタイミングが運用方法を見直すタイミングです。Google Workspaceの限界点を知り、早い段階からHubbleのような契約業務全体を効率化できるツールの検討をオススメします。