最終更新日 : 2026年07月01
本記事でわかること
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- Hubbleの台帳機能で契約の期限管理を実施する方法
- 期限管理を実施する際に用意すべき台帳の設定項目
- 具体的に期限管理が役立つ場面
Hubble及びHubble miniユーザーの皆様、こんにちは！
今回はHubbleの台帳機能を使って、締結後の契約書の期限管理の実践方法をご説明します！
本記事が参考になる方
下記図1のように、基本に忠実な締結後の期限管理はもちろんのこと、より戦略的に契約内容の変更を実施したい皆様にもオススメします。
図1：締結後の期限管理における、目的別の法務メンバー・マネージャー
期限管理で利用する台帳項目
| No | 項目名 | 項目類型 | 項目タイプ | 項目の概要 |
| ① | 締結日 | 初期設定⭐ | カレンダー | 契約を締結した日付 |
| ② | 契約開始日 | 初期設定⭐ | カレンダー | 契約の有効期間の初日 |
| ③ | 契約終了日 | 初期設定⭐ | カレンダー | 契約の有効期間の 最終日 |
| ④ | 更新契約通知期限 | 初期設定⭐ | 半角数字 | 更新・解約通知を行う期限（契約終了日からn日前） |
| ⑤ | 更新解約通知日 | 初期設定 | カレンダー （自動計算） | 契約終了日と通知期限から通知日を自動計算 |
| ⑥ | 自動更新 | 初期設定⭐ | ドロップダウン | 自動更新の有無を選択 |
| ⑦ | 更新周期 | 初期設定⭐ | 半角数字 | 契約更新時の当該契約が更新される周期（nカ月） |
| ⑧ | 契約状況 | 初期設定 | ドロップダウン | ドキュメントの契約状況を示すステータス |
| ⑨ | 契約更新状況 | 初期設定 | ドロップダウン | ドキュメントの契約更新の状況を示すステータス |
図2：期限管理で利用する初期設定項目9つ ⭐️AI自動入力機能による入力の対象
台帳で期限管理を行う場合には、上記図2にある①-⑨の初期設定項目9つを使うのがオススメです。
契約開始日や契約終了日などの項目は、締結済みPDFに対するAI自動入力機能を活用することで、自動計算される項目も合わせ、入力工数なしで期限管理を行う準備を整えることができます。
具体的な活用場面の例
上記の項目を使うと、具体的に以下のように契約期限の管理を行うことができます。
①直近で更新せず解約することが必要な契約を一覧化する
「更新解約通知日」の項目に記載に基づき、契約終了日が近い契約を絞り込み、解約すべき契約を一覧化することが可能です。特に今月または来月に更新通知期限をむかえる契約であれば、検索プリセット（固定検索条件）の「今月通知期限をむかえる契約」や「来月通知期限をむかえる契約」を活用することで、ワンクリックでの抽出も可能です。
図3：今月または来月に更新通知期限を迎える契約の検索プリセット
②更新・終了が近い契約について、事前に気づけるようにしたい
毎月1日に送付される「更新・解約通知期限の通知メール」（図4）から、直近で契約が終了する契約の件数と一覧を把握することが可能です。
送付された月を含む向こう半年のうちに、更新または解約の通知期限を迎える契約書一覧の台帳へのリンクが表示されます。実際にどの契約書が通知期限を迎えるかについては、リンクをクリックして台帳へアクセスすることで確認できます。
図4：更新・解約通知期限の通知メール
③「更新解約通知期限の通知メール」を受け取るためには
「契約更新者」を設定しない
に対し、送付された月を含む、向こう半年のうちに、更新または解約の通知期限をむかえる契約書一覧の台帳へのリンクを表示します。
この通知を受け取るためには、以下の設定が必要です。
- 更新・解約通知期限の通知メールを「受け取る」の設定にしていること
- 各契約において、「契約終了日」と「更新/解約通知期限」の双方が入力されていること
- 台帳において「更新/解約通知日」の項目が非表示設定されていないこと
さらに、更新作業まで完了したい場合には、「契約終了日の一括更新機能」によって、ワンクリックで自動更新したい契約書の契約終了日を更新周期に応じて変更することも可能です。
図5：一括更新画面側の操作
「契約更新者」を設定する
各ドキュメントへのアクセス権限を持つ全員に送られていた通知を、「契約更新者」として設定されているユーザーにのみ更新・解約通知期限の通知メールを届くように変更することも可能です。
この通知を受け取るためには、以下の設定が必要です。
- 「契約更新者」としてメンバーがアサインされている
- 「更新/解約通知日」がYYYY年MM月の期間内である
- 「契約更新状況」が [判断待ち] のステータスとなっている
図6：管理画面の台帳＞契約管理設定を「有効化」し、台帳に「契約更新者」としてユーザー設定がされている状態
「契約更新者」を有効化後、「契約更新者」が未入力のドキュメントは更新・解約通知期限メールがどなたにも送信されませんので、ご注意ください。
台帳の検索条件を「お気に入り」に登録する
契約業務でよく使う検索フィルターや表示項目を、わざわざ毎回同じ手順で設定し直す、といった経験はありませんか…？
上記図2にある初期設定項目や、Hubbleの台帳機能ではよく使う検索条件や表示条件を「お気に入り」として登録できます。
以下の条件について設定した内容をご自身の「お気に入り」として登録することができます。
当該お気に入りを押下した際は、登録時と同じ条件で表示することが可能です。
- 項目の表示幅
- 項目の並び替え
- ピン留め
- 項目の表示・非表示
- ソート
- 昇順・降順の並び
- 検索内容
（お気に入りに1件も登録がない場合）
（お気に入りに1件でも登録がある場合 [＋]）
（「お気に入り」から登録）
お気に入り登録後のイメージ
お気に入りのデフォルト表示設定
登録したお気に入りは、台帳のデフォルト表示設定として保存することも可能です。
画面をリロードしたり開き直した場合でも設定内容がクリアされることなく、毎回自身で設定した検索条件・表示条件で台帳（旧：ドキュメントリスト）を表示することが可能です。
（お気に入り追加時に保存する）
（すでに登録しているお気に入りをデフォルト表示する）
図8：「お気に入り」のデフォルト表示
お気に入りを同じ組織メンバーに共有
「自分が見ているこの台帳画面を、そのままチームメンバーにも見せられたらいいのに……」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
ご自身がお気に入りに登録した検索条件や表示設定（項目の表示・非表示、並び順、列幅、ソート）を、同じ組織のメンバーとURLで共有することで、組織全体での検索時間の短縮と契約の進捗管理体制の構築が図れます。
図9：共有用のURL取得
共有を受けたメンバーが共有用のURLを開いても、自動的に自身の「お気に入り」には登録されませんが、検索条件や列幅などを自分に合った形に調整した上で、お気に入りに保存したり、デフォルト画面に設定したりすることができます。
関連契約が存在する場合の期限の管理方法
関連（親子）契約が存在する場合、親子関係にある契約書いずれについても、期限通知メールが届く場合があります。こういった場合に混乱を避けるため、以下の整理をすることで、期限管理が容易になります。
【ポイント】
原（親）契約は、自動更新されるか覚書（子）は期限を延長しているのか、契約の内容を変更しているか1及び2の組み合わせに応じて、基準とする期限通知メールを下記の表に従い判別
- 原（親）契約は、自動更新されるか
- 覚書（子）は期限を延長しているのか、契約の内容を変更しているか
- 1及び2の組み合わせに応じて、基準とする期限通知メールを下記の表に従い判別
※ 原契約書の期限通知メールのみが届きます
期限管理のアーカイブウェビナー・関連ページ
Hubbleの台帳機能を用いた期限管理について、ウェビナーのアーカイブ動画やベストプラクティスの関連ページをご紹介します。
