2022.02.04 Fri

Hubbleドキュメントリストの活用のベストプラクティス#001-案件管理編-

本記事でわかること

・ Hubbleのドキュメントリストで契約の案件管理を実施する方法
・案件管理を実施する際に用意すべきリストの項目
・具体的に案件管理が役立つ場面
・案件管理を実際に実施されているユーザーの方の事例

Hubbleユーザーの皆様、こんにちは!
今回はHubbleのドキュメントリストを使って、依頼を受けた案件管理の実践方法をご説明します!

▼ ドキュメントリストの全体像はこちらから!

【アーカイブ配信】Hubbleドキュメントリストによる効率的な契約管理台帳の作り方

本記事が参考になる方

下記のような個人・組織全体の「業務の見える化」を推進したい皆様にオススメします。
チームを前提とした記載をしておりますが、むしろ様々な案件を抱えがちな一人法務の皆様にもオススメです!

実現できることのイメージ

実際にドキュメントリストを使って、どんなことができるのかイメージを掴みたいという方は、まずこちらをご覧ください!

活用の具体例として、以下のような場面が挙げられます。

・法務チーム内で、いま、誰がどれくらいの案件を持っているかを把握したい
→ステータス「法務確認中」(カスタム項目)で検索

・受付から1週間経過しているが、担当者が不在(割り振られていない)案件の把握
→受付日に一週間前の日付を入力し、担当者「空欄」で検索

・稟議が済んでいるが、締結済み契約の原本が手元に戻ってきていない契約を把握する
→ステータス「稟議完了」(カスタム項目)、締結状況「未締結」で検索

ご用意頂きたいもの、こと(所要時間:5分)

ドキュメントリスト上では、最低限以下の4つ項目をご用意頂くことをオススメします。
(「カスタム」となっている項目は、皆様の会社に沿うように選択肢を作ることが可能です。)

なお、カスタム項目の設定は、こちらのヘルプページに従って実施することができます。

「ステータス」項目作成時の注意点
現状、皆様にて作成頂いたステータスの項目の切り替えは、自動ではありません。
このため、きちんと運用・管理することを考慮して、最大でも5つ程度のリストにすることをオススメします。
例)空欄(未着手を表す)、法務確認中、先方確認中、稟議中、稟議完了、契約決裂など。

活用事例

下記の事例では、過去にMicrosoft Excelを使って実施していた案件管理を、一人法務の時からHubbleのドキュメントリストにリプレイスし、適切な案件管理と業務効率化を実現されたケースをご紹介しています。

▼ あわせて読みたい

ドキュメントリストで月間20時間の工数削減!一人法務でも二人法務でも必要な管理業務への向き合い方

関連ヘルプページ

ドキュメントリスト全体の機能や設定方法に関しては、こちらのヘルプページをご覧ください。

▼ Hubbleのことをもっと知りたい方は、こちらのウェビナーもオススメです!

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