2020.09.23 Wed

事業部と一緒に契約書をつくる、だから誰もが使えるリーガルテックを

みなさん、こんにちは。
今回は、広告事業とSaaS事業者に向けたコンサルティングサービス、更にグループ会社では、Uniposに代表されるSaaS事業も手掛けるFringe81株式会社の経営管理部に所属されている秋田様に、事業部など法務以外の組織へHubbleをフィットさせていった背景を伺いました。

本記事のポイント

導入前の課題

→ バージョン管理を実施していたものの、抜け漏れが発生していた

Hubbleへの期待

→ バージョン管理が楽にできそうだった
→ 社員全員で使っていける

Hubbleの利用範囲

→ 法務および事業部門

導入後の効果

→ バージョン管理だけでなく、過去の交渉過程が見えるようになった

リーガルテック選定のポイント

→ 自社の文化に適合しているかをチェックする

説明を受けたその日に、もうこれはいいサービスだなと

本日はお時間を頂き、ありがとうございます!早速ですが、Hubbleハブルを知ったきっかけを教えていただけますか?

Fringe81株式会社の基本情報

・従業員数:242名(2020年3月末現在)
・リーガルチェック件数:年間で約200件(2019年実績)
・契約レビューのご担当者:2名(2020年5月時点)

弊社のCFOが株式会社Loco Partnersの川口さんからHubble(ハブル)さんの紹介を受けまして、その繋がりでお問い合わせさせていただいたのがきっかけです。
会社に来ていただいて説明を受けたその日に、もうこれはいいサービスだなと感じたので、その場でトライアルで導入を決めさせていただいたという形でしたね。

御社ではHubbleハブルのアカウントを法務だけでなく事業部の皆さんにも使っていただいていますよね? 具体的にどのような契約審査の依頼を受けるのでしょうか?

はい。法務だけでなく事業部も全員がアカウントを持っています。
当社では契約のレビューにHubble(ハブル)とSlackを利用しています。具体的には以下の流れです。

バージョン管理は、契約や規程の変更の経緯を掴むために重要

Hubbleハブルを導入前に御社内で抱えていた課題にはどんなものがありましたでしょうか?

一番は「文書管理」で、特にバージョン管理に課題を感じていました。
契約書のやりとりをしている中で、どのファイルが最新なのか、古い契約書であればあるほどわからないといった問題がありました。

バージョン管理に課題があったとのことでしたが、Hubbleハブル導入以前はどのようにバージョン管理されていたのでしょうか?

正直、全然できていなくて…。
Excelにバージョンナンバーを付けて、フォルダに入れてはいましたが、やはりSlack上でやりとりをしているうちに、フォルダ内のファイルのアップデートが遅くなってしまい、その結果、時系列に追えなくなって、中抜けしてしまうこともありました。
正直全然管理ができているという状態ではなかったですね。

そもそも論になってしまいますが、秋田様ご自身はなぜバージョン管理が必要だとお考えなのですか? 

それは、変更の経緯を追えなくなることがリスクだと感じているからです。
どういう経由で変更を加えたのか、雛形からどの程度の差分があるのか、そういった部分は追えた方がいいと思っています。
変更経緯や履歴があれば、契約更新のタイミングで内容を変更する場合にも、どの点を注意しておけばいいのかが分かり易いと思います。

おっしゃって頂いたようなバージョン管理の必要性について、現場の皆さんにも同様の価値観が浸透していますか?

マネージャーレベルになると、その辺は気にしてくれる方が多いですね。
ただ、現場担当者にとっては、どうしてもメイン業務ではないので意識はまちまちだと思います。
自分の業務を進めるために形式的に契約を結ばなきゃいけないということではなく、契約が取引の根幹であるという考え方を伝えていきたいなと常々思っています。

規程のバージョン管理にも

Hubble(ハブル)なら、契約書以外にも使えるんじゃないかという話は常々しています。例えば会社の規程類もHubble(ハブル)で管理すれば、差分が簡単に取れるようになるので、規程のバージョン管理にもバッチリはまるなと感じました。こういった点も導入を決めた要因になりました。

「同じドキュメントにバージョンを重ねていく」という発想さえ掴めれば大丈夫!

Hubble(ハブル)導入に際してご苦労された点はありますか?

当社は、新しいサービスを使ってみようという気持ちが強い人が多いため、わりと肯定的に受け入れてくれたと思います。
導入初期は、私含めベストな使い方がイマイチ分かっていないところもあり、そういう意味では多少苦労をかけてしまったところもありましたが。

Hubble(ハブル)導入にあたって、マニュアルを作成したり、説明会を開催されたりしましたか?

説明会は行っていませんが、マニュアルは作成し、わからなければ質問してもらうようにしていました。
実際のところ、Hubble(ハブル)の使い方自体に関するお問い合わせはほとんどないですね。かなり直感的に操作ができているからだな、と思っています。
強いて挙げるなら、一番多かった問い合わせは、やり取り開始後のファイル(バージョン)のアップロードについてでした。
先方とやり取りを開始して、戻ってきた契約書を既存のファイルの中で重ね合せてアップロードして新たにバージョンを作る、という発想がないので、導入当初はファイルをアップロードし直すという作業が発生し、そこはちょっと苦労しました。

その点だけ一度覚えてしまえば、アップロードで手間取ることもなく簡単にできますし、最初の着想のところだけですね。

言及されていたマニュアル作成の際に意識されたポイントはありますか?

Hubble(ハブル)に限った話ではありませんが、私がマニュアルを作るときは、「なるべく視覚的に、直感的に」ということを重視しています。
そのため操作画面のスクリーンショットを使いながら、わかりやすくなるように意識しました。
ただ、Hubble(ハブル)はUIがわかりやすいので、マニュアルを作るのも楽だったという印象がありますね。

今回作成したマニュアルも2ページのみで、Hubble(ハブル)に特化した説明ページと、リーガルチェックのフローに特化した最低限の説明に留めています。

Hubbleを使って契約締結時の交渉経過、折り合いの付け方も把握できる

Hubbleハブルを導入して、ここが良くなった、あるいは変わったと思われる点はありますか?

変更の履歴が見られるようになったので、契約の更新時に、締結時の「交渉ごと」がスムーズに把握できるようになりました。これでずいぶん楽になりました。
以前はSlackでチャットのやり取りを見返して、なんとか思い出していたのですが、そういった情報が全てHubble(ハブル)で管理できるようになったので、かなり良くなったと思います。

さらに、特にいいなと感じたのは、一度修正をかけたあと、元に戻した場合の履歴も残るところです。これが凄いなと感じていて。
普通wordなどで修正かけて元に戻したら何も残らないじゃないですか。でも、Hubbleならそこが残って、一度入れたけどやめたんだなとか、ここってこうゆう理由で取り除いたんだなといった、折り合いのつけ方なども編集履歴を見ればわかります。
この点はバージョン管理をしていて良かったなと感じる点ですね。

稟議で回覧されるバージョンと最終版の齟齬もなくなる

当社では、楽楽精算のワークフロー使っていますが、この稟議の中にHubble(ハブル)のURLを貼付するようにしています。そうすることで稟議申請に貼付したものと法務でチェックした契約書の最終バージョンに齟齬が発生することはありません。当然確認の手間もほとんどありません。

コメントのやりとりや履歴の保存はどのように行われていますか?

契約書のWordファイルの中にもコメントは記載していますが、基本的にはコメントはSlackに残しています。
Slackのワークフローを使ってリーガルチェック依頼をしてもらっているので、依頼が届いたら、Hubble(ハブル)上で編集をし「編集しました、バージョン2です」というコメントをSlackで返すというやりとりをしています。
先方からなんらかのコメントがあった場合にも、Slackに記載されたものを修正版に反映するようにしています。
これらのやりとりは、申請したSlackワークフローからスレッド形式で行っていますが、Hubble(ハブル)のURLが貼付されているため、検索をかければすぐにコメントのスレッドを見つけることができ、見失うこともありません。

みんなが使えるサービスを選んだ

リーガルテック導入について悩まれている方に、サービス選定のアドバイスやTipsがあれば教えていただけますか?

当社でサービスを導入時に常に考えているのが、自社の文化にあっているかどうかという点です。
当社は「会社一体で、みんなでやろう」という意識が強い会社です。
Fringe81株式会社
このため、Hubble(ハブル)を導入する際、機能以外では、アカウントを全員が持ってみんなが使え、みんなで文書管理のリテラシー高めよう、契約書のリテラシーを高めようという意識に繋げられるという観点で選定をしました。
契約書も法務だけで作るものではなく、事業部のみんなと作るものだと思っています。
このため、私自身も契約業務においては、現場の意思を必ず確認しています。
この契約において譲れないポイントはどこなのか、折れてもいい妥協点はどこか、相手に何を求めているのかなど、特に雛形から大きく変わっている時は必ず確認して、事業部と一体になって契約を作っていきます。

その際には、契約の中でここだけは押さえておいてねっていうところは必ず伝えるようにしています。現場の担当者だと、契約書の中身をちらっとしか見ていなくて、理解しせずにそのまま通してしまう方もいるので、「第◯条のこの部分だけは絶対に読んでおいてください!」など、ピンポイントで伝えるようにしています。
もちろん相手の温度感も確認します。温度感をちゃんと聞いて、相手方の法務がガチガチに厳しい雰囲気なら、なるべく飲める要求は飲みながらいこうか、とか。
法務としての意見を現場に押し付けて、事業部門が板挟みにならないようにする配慮からです。

在宅ワーク下では、Hubbleハブル→電子契約の流れに、使い勝手の良さが現れた

在宅ワークが始まり、電子契約を許容してくれる企業さんが増えました(当社はDocuSignを利用)。Hubble(ハブル)からドキュメントを作成し、そのままDocuSignに流せるというのは楽ですね。
紙でやりとりしている時は、印刷されたものが本当に最新バージョンなのかを聞き返すこともあったのですが、Hubble(ハブル)だと最新バージョンが一目瞭然なので、この点も楽になりました。

法務も事業を進めるために貢献する、法務以外もリーガルリテラシーを高める

法務のお仕事をされていて大切にしていることはありますか?

そうですね、一番大事なのは「事業を進めること」だと考えています。
契約書の締結がボトルネックになってはいけないと常々思っています。かといって、当社が圧倒的な不利とか不合理を被るわけにもいかないので、スピード感とのバランスはかなり意識していますね。
早く契約締結したいのに、面倒だなと思われるケースもあるかもしれませんが、そこは相手の要望を鵜呑みにせず、どういうリスクがあるのか、どういうメリットがあるかを現場の担当者に共有しつつ、認識をしてもらうようにしています。

今後、法務パーソンや法務業務そのものについて、どのようになっていくべきだと思いますか?

私は「法務畑」にずっといたわけではないため、一般的な法務がどのようなものかはわからないのですが、法務って閉じられた世界なんだろうなとは思っています。
例えば弁護士とのやり取りや今どんな事業リスクに晒されているのかといった情報を、社内にオープンにすることって滅多にないと思うんです。もちろんオープンできない情報もあるんですが、徐々に情報開示の線引きができていると感じているので、もう少しオープンな世界になっていくといいなとは思います。
すごく壮大な話ですが、当社だけではなく、日本全体、世界全体が法務に対するリテラシーがどんどん高まっていくほうがいいんじゃないかなと。
契約書の良し悪しって、知識がある人が見れば、この契約書は良い悪いってすぐ分かると思うんです。ただ、ほんのちょっとの知識でわかるとも思っていて。
社会全体のリテラシーが高まると不要な争いがなくなると思うんですよね。

ありがとうございました!

(写真:狐塚勇介、取材・編集:Hubble編集部)


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他にも、様々な企業に導入していただいております。

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