2019.10.28 Mon

Hubbleに集約して「法務ノウハウを見える化」

株式会社Loco Partners 
川口 達也さん、小久保 美沙さん

Loco Partners は、満足度の高いホテル・旅館の宿泊予約アプリ「Relux(リラックス)」の運営を行なっている。
「Reluxではすべての方に満足度の高い宿泊体験をお届けするために、厳しい審査を通過したホテル・旅館だけをご紹介しています。それぞれの土地の歴史、風土、人々の想い、すべてを発信することで満足度の高い体験を実現し、旅行者と地域、旅行者と宿、日本と世界の架け橋として世界中につながりをふやすことが私たちの使命です。」
そんなLoco Partnersの法務担当である川口さん、小久保さんにお話を伺った。

普段の業務を行う中で、どのような課題を感じていらっしゃったのでしょうか?

第1に、新規契約や契約更新の際に、契約を締結する過程でのビジネスリスク、法務リスク等に対しての検討ポイントが残りづらい点です。社内コミュニケーションは主にSlack(コミュニケーションツール)を使っており、過去の法務相談の内容や意思決定のために必要な情報が流れてしまうので、基本的に契約書には、締結した書面の最終版しか残りません。なので、新人育成などの社内教育の際にも、ストック情報が残りづらいので、OJTに頼らざるを得ない面が多く、必ずしも効率的とは言えないように思います。

第2に、法務 からは事業部と取引先のコミュニケーションが見えにくい点です。従前のフローでは、事業部と取引先とでWordの契約書でのやり取りする中で、途中で差分が分からなくなったり、バージョンがデグレしたりするなど十分あり得る構造で、それはビジネスにおいて一番大事な契約締結現場の動向が分からないということであるので業務上大きなリスクを持っていると感じています。

現在、どのようにHubbleを活用しておられますか?

取引先から受け取った契約書は全てHubbleに載せ、事業部とHubble上でコミュニケーションしてバージョン管理の一元化と履歴管理を徹底しています。今後の理想としては、導入範囲を取引先まで巻き込んで拡げて、契約書に関わる全てのコミュニケーションをHubble内で実施したいと思っています。

また、例えば、営業活動のなかで取引先と条件が擦りあわず、約款・申込書などの標準的な形式で完結せずに追加に覚書を結ぶことになった際などに、社内手続きとして契約書稟議が発生するので、それも契約締結手続きの一環でHubble上で管理できればシームレスな世界になるだろうなと思っています。

今後、Hubbleでどのように業務等を改善していきたいですか? 

第1に、現状では情報がSlack、メール、Hubbleに分散しているので、社内のやり取りを全てHubbleに移行することを考えています。
今年の11月ごろには社外渉外機能が実装されるとのことなので、そのタイミングで社外との交渉もHubbleに保存したいです。そうすることで、法務が契約の際の事業部側の動向を把握することができ、後になって思いもよらないトラブルが生じるリスクを回避することができるのではないかと思います。

第2に、事業部は契約締結を第一に考えるので、法務との認識のすり合わせが必要です。例えば、取引先から要望があったときに、会社として譲歩できるかできないかが事業部の立場だとわからないことがあります。このような、法務と事業部の認識の齟齬が生じてしまう問題を、Hubble上にナレッジを蓄積させることで解決したいと考えています。

Loco Partnersさんは、バックオフィスハッカーで有名ですよね。ぜひHubbleを使ってリーガルもハックしてください!川口さん、小久保さん、ありがとうございました!

▶︎川口様にもご登壇頂いた、第2回Hubble Meet Upのレポートはこちら


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