【新機能】クラウドサインから取り込んだ契約書を、自動でフォルダに振り分けられるようになりました、他

1.【新機能】クラウドサインから取り込んだ契約書を、自動でフォルダに振り分けられるようになりました

機能概要

クラウドサインで締結後に「自動取り込み」フォルダに格納された締結済みPDFを、あらかじめ設定したルールに基づいて、自動的に指定フォルダへ振り分けることができるようになりました。

先日のリリースで、メール、およびWeb API経由のものも自動振り分け可能となっており、本リリースは同様にクラウドサイン経由のものにも対応したものとなります。

本機能により実現できること

これまで各種ルートから取り込まれたPDFは、一律で「自動取り込み」フォルダに集積されるため、手動で仕分ける運用負荷がありました。

本機能により、クラウドサインの送信元のメールアドレスや所属部署に応じて、取り込んだ締結済みPDFの指定フォルダへの自動振り分けが可能になります。 これにより、手動での仕分け作業をゼロにし、法務や文書管理を担当するメンバーの運用負荷を大幅に削減できます。

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2.【新機能】類似コンテキスト検索機能の一般提供を開始しました

機能概要

昨年プレスリリースにて発表し、パイロットユーザー向けに提供をしていた「類似コンテキスト検索機能」が、AIとチャット機能を利用する全ての企業で利用可能となりました。

「類似コンテキスト検索機能」とは

Hubble上に蓄積された契約書や関連ドキュメントを、本文だけでなくその契約に至る背景やバージョンの更新経緯、コメントのやり取りといった「文脈（コンテキスト）」から検索できる機能です。

「文書名」を用いた従来の検索では、同一名称の契約書が多数あると、作成しようとする契約書案と契約内容の詳細が類似している契約書がすぐに見つからないという課題がありました。また、「本文のキーワード」を用いた従来の検索では、参照すべき契約書を検索するために適切なキーワードを入力する必要があり、検索にかかる負担が大きくなっていました。本機能では、契約の進め方や検討の経緯まで含めた類似性を手がかりに検索できるため、「過去の類似契約がありそうだが見つからない」「参考にできる事例をどう探せばよいか分からない」といった課題を解消します。

本機能により実現できること

本リリースに合わせて、「類似コンテキスト検索機能」は従来の「類似コンテキストを持つ契約書を検索する」という単一機能から、検索基盤の内部に検索手段として完全統合されたため、よりシームレスに類似した契約情報を活用することができるようになります。

先日リリースをしたフリーワードでの検索・調査・分析機能や、AIとの対話画面の「＃」ボタン、その他AIとの対話の中で、類似コンテキストを持つ契約書を検索・参照し、レビュー業務等に活用することが可能となります。

留意点

本機能はAIとチャット機能をご利用中のお客様が対象です。

3.【機能改善】取引先マスターを社内コードでも検索できるようになりました

機能概要

案件申請等のタイミングで取引先を選択する際に、取引先マスターに登録している「企業名」だけではなく、「社内コード」でも検索ができるようになりました。

あわせて、検索時にこれまでの「企業名」「住所」に加えて、「社内コード」も表示されるようになり、それらを参照しながら選択することが可能になりました。

本機能により実現できること

取引先マスターの件数が多い企業の場合、同名・類似名の取引先が多く存在し、企業名・住所のみでは特定が難しく、その結果、正しい取引先を特定・判断できないことで誤った取引先を選択したり、新規作成をしたりするという課題がありました。

本機能改善により、社内コードで一意に企業を特定して検索・判断ができるようになるため、より早く正確に取引先を選択することが可能となります。

留意点

本機能改善はHubble、および案件管理機能をご利用中のお客様が対象です。