ドキュメントリスト正式リリース🎉

みなさん、こんにちは🙋‍♂️

以前から告知しておりました、ドキュメントリストを正式にリリースしましたのでお知らせ致します!こちらの記事では簡単にドキュメントリストでできることをまとめていきます!

目次

基本コンセプト

Hubbleの「ドキュメントリスト」は、従来の「契約台帳」の期限管理をはじめとする締結済み契約書の管理に加え、作業中の契約案件のタスク管理も可能になる、ドキュメント検索と管理のプラットフォームです。

常にHubbleの詳細情報と双方同期されておりますので、締結済みの契約だけでなく、Hubbleにアップした現に作業中のドキュメントも管理ができるという点に大きな特徴があります。

画像3

契約管理台帳として活用する

特定の契約書を探す

ドキュメントリストでは、設定した項目によって検索をかけたり、絞り込みをかけることができます。まずは下の動画をご覧ください!

このように、検索→絞り込みという方法で、事業部門からよくある「A社とどんな契約締結しているか見せて欲しい」という要望に即座に答えられます。また、事業部門のメンバーがHubbleのアカウントを持っていれば、簡単に自ら欲しい情報にたどり着くこともできますね!

期限管理を実施する

手間のかかる契約の期限管理ですが、予めドキュメントリストに契約終了日や更新・解約通知期限を入力することで、通知すべきタイミングの約半年前から、月一回(毎月1日)という適度なペースで、通知期限が近づいている契約件数のお知らせメールをお送りします。

画像1

こちらのメールを受けて、ドキュメントリストで、具体的に特定の時期までに(更新または解約の)通知を要する契約を一覧することもできます。

スクリーンショット 2020-07-07 8.40.43

契約作成作業の(フェーズ)管理として活用する

誰が、どんなステータスかを一覧する

日々忙しいと、実務を担当されている方は自分のタスクに抜け漏れがないか管理職の方はチームのどこかで業務の滞留が起きていないか不安で管理したい場面があると思います。

そういった場合には、ドキュメントリストの自由度を最大限活用して「担当者」や「ステータス」といった項目を追加し、フェーズ管理も合わせて行うことが可能です!

画像4

ほかにも使い方は沢山

ドキュメントリストでは、上記のように自由にリスト上の項目を追加することができます!
入力タイプに関しては、以下の通り、多くをカバーしていますので、従来エクセルなどで管理をしてきた殆どの項目をドキュメントリストに再現することが可能です。

設定できる入力タイプ
テキスト:テキスト入力が可能
ドロップダウン:リストから選択することが可能
カレンダー:日付をカレンダー入力することが可能
URL:ハイパーリンク付きのURLを入力可能
数字:半角数字のみ入力可能
Hubbleユーザー:Hubbleのアカウント保有者をリスト化して選択することが可能

先行お申し込み頂いた方の声

最後に、5月から先行お申し込みを頂いたお客様から頂戴した、様々なお声を、少しだけ抜粋して掲載します!

「Hubbleにドキュメントをアップロードすれば進行中の案件が自動でドキュメントリストにも反映されて一覧化。管理職の立場からするとこれ自体が便利だと感じた。」(法務チーム管理職)

「法務として対応済みにも拘らず、その後のステータスが追えていない締結したのかわからない案件も可視化できるのはよかった。」(法務ご担当者)

「あれもこれも管理したいとなりそうだが、入力工数のことも考えると、本当に管理に必要な項目をきちんと精査するのが良さそう」(法務ご担当者)

「Hubbleの連携と組み合わせることで、紙の契約書と電子契約とが集約されて一覧化されるスペースがやっと出来上がる」(法務ご担当者)

ドキュメントリストに関するお問い合わせ

最後までご覧頂き、ありがとうございます🙇‍♂️
こちらをご覧頂きまして、少しでもご興味を持って頂いた皆様は、こちらから是非お問い合わせください!


▼ドキュメントリストの詳細な機能を知りたい場合はこちらへ!

▼ドキュメントリストの開発背景はこちらをご覧ください!

  • URL Copied!
  • URL Copied!