契約業務でも使える!Wordオンラインの現在地(2022年5月時点) 

この記事でわかること
  • WordオンラインとWordの機能差
  • 契約実務でどのようにWordオンラインを使うか
  • Wordオンラインの各種機能
目次

はじめに

みなさん、こんにちは!

いきなりですが、Wordオンラインを契約業務で使ったことはありますか?

Web 版の Excel、Word、PowerPoint I Office 無料
出典:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/free-office-online-for-the-web

WordオンラインはWordのデスクトップアプリ(以下、Word)に比べると、機能が大幅に削られているので、契約書作成には適さないと思っている人も多いでしょう。

しかしMicrosoft 社は、Wordオンラインを少しずつ進化させています。筆者が数年前にWordオンラインを利用した時は、変更履歴などの校閲機能や、目次の挿入などが使えなかったのですが、2022年5月現在は使えるようになっています。

この記事では、Wordオンラインの現在地を調査し、契約業務で使えるかを検証してみたいと思います。結論、使い方は制限されますが、十分契約業務でも使えると判断しました。 

Wordオンラインとは?

Wordオンライン(Web用Word)(※)とは、皆さまが普段使っているWordをブラウザ上で使えるWordのWeb版です。 Web版ということもあり、Google Docsと同様、複数人による共同編集には最適で、かつWordファイルとの互換性は高いです。 Wordオンラインは、個人利用に限り、無料で利用できます(法人の場合は有料になります)。

※現在、Microsoftの公式ヘルプページで、Wordオンラインは、「Web用Word(英語で Word for the Web)」で統一されています。以前までは、WordオンラインとMicrosoft公式でも表記されていました。本記事では、馴染みのあるWordオンラインで統一させていただき、世の中の認知がWeb用Wordに変わったタイミングでリライトを検討します。

しかし、前述の通り、Word に比べ、機能制限が多く、比較的シンプルな会議の議事録や社内Wikiなどのシンプルなドキュメント作成で使われることを前提としています。 

契約業務で、Wordオンラインは使えるのか?

契約書を社内で展開するときには利用可能 

契約業務で使うWordの機能は一通り利用できるため、社内で契約書を展開するときには十分利用できます。  

しかし、交渉相手に送付するときは注意が必要です。Wordオンラインは共同編集が前提のため、交渉相手に意図しないタイミング(社内で編集中など)で状況が共有されてしまいます。それを防ぐためにも、Google Docs同様、交渉相手に共有するときはWordファイル(.docx)をダウンロードし、送ることをお勧めします。

WordとWordオンラインの機能比較

では、実際にWordとWordオンラインでは、どのような機能差があるかを見ていきます。
契約業務で使う、主な機能をまとめてみました。Wordオンラインは、社内の契約業務で十分に使えることがわかると思います。

機能Word(デスクトップ)Wordオンライン
変更履歴 ◯(チェック機能として利用可能)
コメント機能
目次の挿入
書式の設定(反映)
文書比較・組み込み×
マクロが実装されたファイルの閲覧
マクロの実装と実行×
パスワード保護×
フォント制限PCにインストールされているフォントに依存Wordに比して、制限有
(Web-fontのみ利用可能)

より詳細に機能差を見たい場合は、Microsoft公式ヘルプページをご覧ください。

契約業務で使えるWordオンラインの各種機能の使い方

①変更履歴 / コメント機能

赤枠の「チェック/コメント」を選択し、文章を編集すると変更履歴がONになります。
また、コメントしたい箇所をハイライトで選択するとコメントが可能になり、デスクトップアプリ版Wordと同様に十分契約業務で活用することが可能です。

②書式の設定(反映)

文字をハイライトするとメニューが出現。[スタイル]タブを選択すると、見出しなど書式設定を行うことが可能です。

③目次の挿入方法

参考資料 > 目次 を選択することで、見出しの項目に従った目次を挿入することが可能です。

まとめ

今回の調査でWordオンラインは、日々進化していることがわかりました。
社内での契約業務に関して言えば、十分に利用可能です。

しかし、前述の通り、複数人で共同編集が強みのWordオンラインは、会議の議事録や社内のWikiなど、社内のみで完結する比較的シンプルなドキュメントで利用することをお勧めします。 

この記事のまとめ
  • WordオンラインとWordの機能差
    • Wordオンラインは日々進化しているが、デスクトップアプリのWordに比べ、依然として機能制限が多い
  • 契約実務でどのようにWordオンラインを使うか
    • 契約業務で必要な機能は実装されているため、社内の契約業務では十分使える
    • 交渉相手に契約書を共有するときは、Wordファイル(.docx)をダウンロードして送ることが望ましい
  • 契約業務で使えるWordオンラインの各種機能
    • 変更履歴、コメント機能、目次挿入、書式設定機能などは、デスクトップ版Wordと同様に活用可能

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