覚える努力不要で効率化に貢献！法務パーソンが必ず使うショートカットキー集

はじめに

みなさん、こんにちは。
普段契約書を作成されたり、その他のドキュメントを作成する作業の中で、マウスやトラックパッドとキーボードを使って作業していると思います。その際に、マウスとキーボードの行き来やマウスやトラックパッド上での作業に面倒さや非効率さを感じたりすることがあるかと思います。
今回は、そういった小さな時間ロスや非効率さを解消する「使えるショートカットキー」をご紹介します。

ショートカットキーを便利に使うために

ショートカットキーも効果が上がりやすいポイントに絞って使う

まず、ショートカットキーとは、「通常マウスやトラックパッドなどの入力デバイスで実行するような操作を、キーボード上だけで実行できるようにする、特定のキーやその組み合わせ」を指します。

PC上の多くのアクションは大抵の場合、何かしらショートカットキーが振られているものです。しかし、ショートカットキーはやみくもに覚えても業務効率の向上には寄与しません。
一般的な業務改善の考え方と同様に、覚えることによって効果が上がりそうなポイントに絞って使うのが望ましいです。その絞り込みの基準としては、「単純かつ1日に複数回実行する操作」を目安にすると良いでしょう。また連続する複数の操作をそれぞれショートカットキーで処理できれば、更に効率が上がるため、オススメしたいポイントです。

この観点から言えば、法務の皆様の場合は、Microsoft Wordや普段お使いのブラウザ、その他のコミュニケーションツールのショートカットキーが効率化に最も寄与するポイントになると思われます。

マウスやトラックパッドもやっぱり使う

もちろん、ショートカットキーを多用することで、マウスやトラックパッドとの行き来が減る分、効率は上がっていきます。ただ、マウスやトラックパッドを併用して使うことが実は効果的で、中には寧ろマウスやトラックパッドの方が速い、というケースもあります。

法務に限らずよく使うショートカットキーは比較的キーボードの左側に多いため、左手でショートカットキーを押しつつ、右手でマウスやトラックパッドを操作するといったイメージが良いかもしれません。

「覚える努力」ではなく「使う努力」をする

最初にショートカットキーを覚える場合には、5〜10個程度を使いながら慣れていくことがオススメです。
慣れてきたら「これもショートカットキーで操作したい」となってくるので、追加で使っていくことを繰り返していくと、数ヶ月でも、かなり多くのショートカットキーを「実際に使える形」で覚えることができます。

あくまでショートカットキーは、よく使う操作に対して適用するものですから、日常的に使うキーはそこまで意識しなくても覚えることができます。他方で使わないキーは自然に忘れていきますし、そのようになっても（元々頻繁に遭遇する操作ではないので）日々の業務効率にはそれほど影響がありません。
つまり、ショートカットキーは「覚えるための努力」は殆ど不要で、むしろ「使う努力」が必要ということになります。

法務が使うべきショートカットキー

Microsoft Wordで使えるショートカットキー

法務の皆様が最もよく使い、かつ効果が上がりやすいのは、やはりMicrosoftWordのショートカットキーです。
以下、活用する場面別に列挙します。
（なお、WindowsとMac OSそれぞれのコマンドを、タブで分けて記載しているので、ご自身がお使いのOSに切り替えて確認してみてください。また、Wordは、本記事執筆時点で、Microsoft 365によって提供される最新版によって確認しております。）

上記以外にも、沢山ショートカットキーが用意されているので、気になった方は公式のサポートページをご覧ください。

Wordと一緒に活用すると便利なショートカットキー

現在は、契約書一通作る場合にも、Webブラウザで調べ物をしながら、または他のクラウドサービスを開きながら作業をすることが多いと思います。その際に役立つショートカットキーをご紹介します。地味に効きます。

Wordでカスタマイズしたショートカットキーを作る –クイックアクセスツールバーの活用-

特にWordに関しては、多機能である一方で、法務の皆様が使いたい機能は「奥の方」に隠れてしまっていたりします。

各種コマンドが並ぶ「リボン」にあるコマンドは、Windows版のWordの場合には、全てショートカットキーが振られているので、特に設定をしなくてもショートカットキーで動かすことは可能です。

もっとも、押下するキーの数が多くなりがちなのがリボンのショートカットキーの特徴でもあります。
そこで、こういった場合には、ヘッター部分の「クイックアクセスツールバー」をカスタマイズして、「Alt + ◯」のオリジナルショートカットキーを設定してみましょう。

残念ながら、Mac OSの場合には、クイックアクセスツールバーに対して「Alt + ◯」のショートカットキーの設定ができないため、直接ショートカットキーのユーザー設定をする必要があります。設定方法はこちらからご確認頂けます。

まとめ

ウェビナーアーカイブのお知らせ

今回は、効率性と正確性の高い契約書作成業務の実現に役立つ、Microsoft Wordの便利な機能をデモを交えてご紹介します。ご説明するのは、元一人法務で現在Hubble社のカスタマーサクセスチームのマネージャーをつとめる山下です。是非ご覧ください！

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法務業務でよく使うツールに関するノウハウもまとめています！