どうすれば法務のオペレーション改善は進むのか？ – BYARD 代表取締役 武内俊介氏＜後編＞

何のためにやるのか、目的を明確にすることが大切だと思います。
ツールありきで考えたり、目の前の課題を解決したいという理由だけで進めたりすると、上手くいきません。現状とあるべき姿をきちんと整理したうえで、今やるべきことを逆算して考えていくのが最善です。

例えば法務が推進する部門である場合、事業部門の邪魔をする敵ではなく、サポートする味方であるということを理解してもらえていることが前提になります。そのためには、事業部門の方が疑問に思ったことがあれば聞きやすい環境を意識的に作っておく等、普段から事業部門に寄り添った仕事をすることが大切だと思います。

例えば、契約業務について考える場合、企業同士で何かあったとき、最後の拠り所となるのが契約書ですよね。契約書は、企業や事業を守るために必要なものである、と改めて説明しておくことも重要だと思います。契約書の最新版を営業担当者がきちんと保存しておらず、前のバージョンで契約締結してしまうミスがあれば、お互いに手戻りが発生しますし、会社としてのリスクにも繋がります。

業務オペレーションの改善ツールを導入することで、推進担当と利害関係者の双方の業務やビジネスにおいて大きなメリットがあるという点を理解してもらえるような説明を果たすことが大事なのだと思いますね。

「再現性」「代替性」「改善」という3つの段階で説明できると考えています。特にツール導入にあたっては、まず再現性をどう担保するかという点を考えます。再現性がない状態でメンバーに指示しても、上手くいかないですよね。スポーツで例えるならば、正しいフォームや効率の良いフォームを身に付けるところから始めるということだと思います。

はい。ただ、ルールブックを策定することを目的にしてしまうと上手くいかないので注意が必要です。効率性の確保や手戻りの防止、教育コストの削減等を目指して再現性のある状態を実現するためにルールがある、という考え方が適切です。

はい。特に改善が重要です。「昔決めたから」という理由でやり方が固定化されてしまい、誰が決めたのかも、なぜやっているのかもわからない状態が生まれれば、目的と手段が逆転してしまっている証拠です。

当初はきちんと設計したはずのオペレーションも、時代が流れていけば、古いものになっていきます。ルールは変えられないものではありません。「なぜ？」とか「この方がいいのでは？」と言える状態にしておくことは大切です。

組織全体にそうしたマインドや文化が根づいていることが大事だと思っています。DXも変革すべきはカルチャーであり、うまく進まないのはマインドが変えられないからである、という話があります。DXに失敗する原因は、デジタルに対応できなかったことにあるのでなく、新しい状況に対して、自分たちのあり方を柔軟にアップデートできなかったというマインドの問題にあるんですよね。

オペレーションやルールについて考える時間を短くして、より付加価値の高い法務業務ができるようになるという点です。
法務の強みは決して「作業すること」ではないはずです。事案のしっかりとした分析や隠れたリスクの洗い出し等、本来やるべき業務に時間を充てられるようにしていくべきなんです。

日々目の前にきた依頼を打ち返すだけの仕事をしていると、杓子定規な対応しかできず社内の敵になってしまい、より状況が悪化するという負のスパイラルに陥ってしまいます。オペレーションを一回整備してルールを作ってしまえば使い回しでき、コスパも良いと思います。

自分の想定通りに動くと嬉しいですし、楽しさがありますね。
例えばゲームでも、「相手はこう攻撃してくるはずだから、ここに伏兵を置いておいて…」等と考えて、実際にその通りになると楽しいですよね。

業務の初期設計は仮説から始まります。「多分こうなんじゃないか」とか、「こういう流れの方が良さそう」と仮説を立てた上で実際に動かしてみる。そこで想定どおりに動けば良いですが、その通りにならなくても、その原因を検証してPDCAを回していけば、精度は高くなっていきます。

実際にBYARDの事例インタビューをしていても、こうした取り組みが好きだという方は一定数いらっしゃいます。自分が思い描いていたとおりに物事が進むようになることだけでなく、それによってメンバーに感謝されるというのも嬉しいポイントのようです。

現在、そうした人材の希少価値は、相当高いと思います。
ただ、どうしても見つからない場合は、皆で一緒に作るという方法をおすすめしています。先ほどお話しした自分が把握している業務の前後にどんな業務があるのかがわかるという点でも良いですね。