外部弁護士も含めて1つのチームに！リーガルオペレーションズ実践マニュアル③外部リソース活用編

• アウトプットのイメージ
  • 以下の情報について、法務組織として認識している状態。
    • 依頼している（した実績がある）事務所名
    • 担当弁護士
    • 当該事務所や弁護士の得意分野
    • 契約の内容（稼働時間やフィー）
    • 主な特徴（レスが早い、紹介元の情報など）
• 補足
  • 今どの事務所や弁護士と顧問契約や法務受託の契約があり、また過去依頼した実績があるのかという情報は、意外にも属人化する傾向があり、特に途中加入の方は、契約書を見つけたり、請求書をが送られてきて初めて存在に気づくというケースも多いと思われます。これを組織として認識し、場合によっては一覧化して可視化するのが最初のステップです。
  • 加えて子会社が存在する場合には、各社についても同様に、可能な限り上記の情報について把握できると良いでしょう。

• アウトプットのイメージ
  • 以下の一つまたは複数の項目について、外部弁護士を起用する可能性のある領域を特定した状態。
    • 単発案件に伴う業務の委託：M＆Aに伴うデューデリジェンス、訴訟etc
    • 特定の領域に関する専門的調査等の委託：金融、知財、個人情報保護、輸出管理、外国法規etc
    • 日常的な業務のアウトソース：契約審査や法律相談の対応、法的判断に関する壁打ち
• 補足
  • 特定の領域に関する調査を委託する場合には、具体的にどういったスコープについて、何を依頼したいのか（場合によってはどういった意図のもと依頼しているのか）を明確にする必要があります。
    • 依頼文例①：自社の行為の違法性を排除するためのポイントを求める場合
      「以下の事案について、このままでは当社の行為が、〇〇法第n条の「YYYY」という部分に抵触する恐れがあるとの所見を持ちました。まず同行為の適法性について、先生の率直な所見をお聞かせください。また、以後の当社の行為が法律違反とならないように注意すべきポイントをご教示頂けますと幸いです。加えて、同様の行為について争われた裁判例がございましたら２、３件ご教示頂けますと幸いです。事案は以下の通りです。（以下略）」
    • 依頼文例②：新規事業の法令違反の可能性について、フラットにディスカッションを求める場合
      「「BBB」という新規事業を検討しているのですが、〇〇法第n条、第m条との関連で問題となりうる可能性があると考えており、ここについて問題点を整理したく、まずは1時間程度ディスカッションさせて頂きたく存じます。なお当該新規事業の概要は、添付資料にございますので、一度ご覧頂きたく存じます。日程候補は…（以下略）」

• アウトプットのイメージ
  • 以下のソースを中心に情報を収集している状態。
    • Googleなどの検索エンジンでの検索
    • 外部セミナー、ブログ、SNSからの情報収集
    • 周囲の企業が起用している弁護士や法律事務所の情報（口コミ）
• 補足
  • 前述の外部弁護士に委託する業務範囲の全体像がはっきりすると、これと自社の現状を見比べることで、現状と強化すべき領域とのギャップが見えてきます。このギャップを埋められる外部弁護士の情報を収集できると良いでしょう。
  • 更にプラスアルファですが、数年後も見越しつつ、案件化しそうな特定領域（IPOやM＆Aなど）も含めて、依頼できそうな弁護士や事務所についても情報収集を進め、可能であれば関係を少しずつ構築できると良いでしょう。

• アウトプットのイメージ
  • 以下の項目について一覧（以下、候補弁護士リスト）を作成している状態
    • 依頼している（した実績がある）事務所名
    • 担当弁護士
    • 得意分野（≒起用可能性のある領域・分野）
    • （実績がある方のみ）契約の内容（稼働時間やフィー）
    • （実績がある方のみ）主な特徴（レスが早い、紹介もとなどあれば
• 補足
  • この候補弁護士リストができることで、自社の「専門家チーム」プールができるイメージです。依頼内容によっては、弁護士だけではなく、司法書士や行政書士が入ってくる場合もあるでしょう。
  • なお、この候補弁護士リスト（エクセル版）のサンプルイメージは、以下のリンクからご覧いただくことが可能です。

• アウトプットのイメージ
  • 承認（決裁）規程に、外部弁護士の選定は法務組織が行う旨が、定められている状態。または規程化せずとも、そのポリシーが社内に浸透している状態。

• 補足
  • 外部弁護士を起用する場面や発生するコストをコントロールするには、一元管理が望ましく（具体的案件の説明を除き）事業部門が窓口となることは最終的には避けた方がベターとされています（中村 豊・淵邊 善彦著『強い企業法務部門のつくり方』（商事法務、2020年）P31など）。
  • 企業によっては「社長が信頼する弁護士」の起用を薦められることもあるでしょう。もちろん関係上、無下にはできないですが、当該弁護士が自社にとって最良の選択肢であるのかしっかりと見極める必要があります。必要な場合には当該弁護士以外のセカンドオピニオンをとっておくなど、法務としてのリスクマネジメント能力が試される場面でもあります。

• アウトプットのイメージ
  • レベル1で作成した候補弁護士リストに基づいて、適切な弁護士を選定している状態。
• 補足
  • 初回の依頼となる場合は、従来の実績がないため、収集した情報ベースでの選定とならざるを得ません。一方で、再度の起用となる場合や顧問契約の締結を前提とする場合には、実績、スピード、ビジネス理解度、専門性、テクノロジー活用への障壁がないかなど、自社にとって重視するポイントに基づき、選定することになります。

• アウトプットのイメージ
  • 弁護士への依頼時に、事前に作業見積もりを取得した上で、以下を明示した書面や文面を用意することが実践されている状態。
    • 具体的に依頼する内容とスコープ
    • 委託する期間
    • 委託する内容に応じて不測の事象が発生した場合の処理方法
  • 以下の項目を中心とした外部弁護士の各案件のアウトプットに対する評価基準を社内で用意している状態
    • 依頼内容に対するアウトプットの精度（専門性とビジネス理解の観点）
    • 対応スピード
    • 以上を前提とした総合評価（ABC評価や５段階評価など）
• 補足
  • 特に特に海外の法律事務所へ依頼する場合やタイムチャージの場合には、委託内容やこれに関わる弁護士の人数などを把握していないことで、想定外のコストがかかる場合もあるため、このプロセスの履践は非常に重要となります。
  • もっとも、重要な案件で、調査や検討の精度を担保する観点では、一定のコストは当然必要になってきます。過度にディスカウントの要請をすることを想定するものではないことに注意が必要です。

• アウトプットのイメージ
  • 以下のような手順で、法務組織が外部弁護士の評価を実践している状態。
    • 案件がクローズしたタイミングで、案件（依頼事項）の記録を実施する
    • その上で、四半期〜通期など定期的に、総合的な外部弁護士の評価を行う
    • 組織内で評価の機会を設け、継続起用に値するのかを検討する
• 補足
  • 案件の記録はメールに残っていることが多いため、特にシステムなどを活用しない場合には、Microsoft Excelなどに窓口となった法務担当が記録していく形が想定されます（上記のサンプルのExcelシートにも、テンプレートが入っていますので是非、ご参照ください）。
  • 本プロセスでは、起用した弁護士をはじめとする外部専門家の評価を中心としていますが、実際に外部リソースを活用しての案件の成功・失敗は、依頼側のディレクション（見積もりの甘さ、委託内容の不明確さ、稚拙なスケジュール管理、アウトプット内容への不十分なフィードバックなど）に左右される要素も大きいです。このため、本プロセスでは、表裏の関係で、自社の選定基準や実際の案件に関するディレクションに改善点がなかったかもチェックをすると良いでしょう。

• アウトプットイメージ
  • レベル2で作成した評価記録をベースとして、レベル1で作成した候補弁護士リストを定期的に更新・運用している状態
• 補足
  • 2023年現在の日本においては独自のシステムを構築できる企業は少数派と思われ、基本的にはMicrosoft ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算アプリケーションを用いてデータベース化していくことが主流と思われます。

• アウトプットのイメージ
  • 法務組織で実施した評価に基づき、レベル1で実施した情報収集を継続して行い、レベル2で実施した外部弁護士の選定（見直し）プロセスを継続的に実施している状態。
• 補足
  • 自社の法務組織の状態とも照らし合わせる必要があることはいうまでもありません。例えばルーティン業務をこなせる人数が増えてきた場合に、これを外部リソースに委託している場合には、社内でより機動的に処理できる可能性を加味し、社内業務に戻してくるという可能性もあるでしょう。

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