Hubbleで審査依頼の集約に成功!業務改善の先に見据える一人法務のホスピタリティ

今回は、三方良しの経営承継を通じて一社でも多くの中小企業の「価値」を次世代に繋ぎ、日本経済の維持・発展に貢献することを理念として中堅・中小企業の事業承継のためのコンサルティング業務やM&A仲介を実施する、株式会社経営承継支援の経営管理部マネージャーの大場様に、一人法務でのHubbleの活用方法について伺いました。

本記事のポイント
◆同社の法務の概要(2022年1月現在)

人数:1名
契約書依頼件数:約100件/月

◆導入前の課題

契約に関するコミュニケーションと情報が、様々なツールに分散して検索が煩雑になっていた。
情報が分散してしまうため、ナレッジも蓄積しない状態になっていた。

◆Hubbleの利用範囲

法務及び事業部門

◆Hubbleへの期待

契約に関連する情報の整理やコミュニケーション手段の集約

◆導入後の効果

大きな混乱もなく浸透し、契約審査の依頼手段が100%Hubbleに置き換わり、集約された。
情報の集約に伴って、ナレッジも蓄積されてきた。

目次

依頼があらゆるコミュニケーションツールで法務へ

ーー本日は宜しくお願いします!早速ですが、まず、大場様は一人法務として業務をされていますが、業務範囲は必ずしも法務にとどまらないと伺いました。具体的に教えて頂けますか?

大場:まず法務、内部統制、その他といった区分になります。契約や商事法務も含めて、全体の5割くらいが法務ですね。内部統制をあえて情報セキュリティと内部監査という部分で分けると、それぞれ2割ずつくらいになります。その他、総務的な業務が1割あるかどうかといった感じです。

株式会社経営承継支援 経営管理部マネージャー 大場聡史様

ーーありがとうございます。幅広く実施されているのですね。その中で、Hubbleを導入する前の契約の業務はどのように実施されてきたのでしょうか?

大場:当社の場合ですと、雛形の契約条件が変わった場合には、必ずリーガルチェックをするという形になっています。リーガルチェックが必要だと認識した上で、社内のチャットツール(Chatwork)、メール(Gmail)や電話で、また人によっては紙の契約を持ってきて、法務に依頼してくるイメージでした。要はあらゆるコミュニケーションツールで依頼があったわけです。

ーーなるほど、過去のやりとりの集約はどのように実施されていたのでしょうか?経緯を辿るのは大変そうですが…

大場:何回かラリーが発生する場合には、その度にコミュニケーションツールが変わったりするので、これまでのやりとりを追いたい場合には、結局何カ所かで検索する必要がありました。これはレビューの際はもちろんのこと、押印申請の場合にも発生するわけです。審査の件数が多いと、これまでのやりとりを明確に覚えていない場合もあります。

過去の履歴を色々なプラットフォームに追いかけにいくことが極めて煩雑でした。探せはするものの、思い出さなければならないことがあちこちに分散しているのが、必ずしも適切ではないなと。当然情報が集約されていないと、ナレッジも溜まっていかないですしね。そこは課題でした。

ーーこのやりとりをされている途中で発生したWordファイルの各バージョンは、ご自身のフォルダなどに格納されていたのでしょうか?

大場:そうですね。ただ、結局そういったことも自分が自主的に「そうやったほうがいいんじゃないか」くらいの手探りな状態で行っているので、忙しくなってくるとフォルダに入れ忘れたりすることもどうしても発生していました。こういった点は、システムの導入などを通じて「仕組み化」されれば、意識も変わるだろうといった期待をしていたところもありますね。

情報整理やツールの統一という点が、自分たちの課題にフィットした

ーーこうした中でHubbleを探し当てて頂いたんですね。

大場:最初はこうした新しいことにポジティブでアンテナの高い役員から紹介してもらいました。「こういうのあるけど、どうなの?ちょっと調べてくれない?」といった感じで。

ーーそのように役員の方からご紹介頂けるということは、事前に課題感の共有がなされていたということなのでしょうか。

大場:明示的に共有していたかは定かではないですが、自分が契約業務をやる前には、その役員が自らやっていたので、上記のような課題感は少なくとも黙示的に共有できていたのだと思います。

ーーなるほど、そういった同じ課題感を共有できる方がいらっしゃるのは強いですね。導入に向けた検討が本格化していく中で、Hubbleを他のサービスと比較しましたか?

大場:他のサービスと比較してはいたのですが、当初は「リーガルテック」にどういったものがあるかを正確には把握していなかったので、正しく比較対象をつかめていなかった気がします。ただ、それとは別に、前述の通り、自分として解決しなければならない課題は明確でした。その課題を解決するために一番とっつきやすく、かつ、解決に繋がることが具体的にイメージできたHubbleを選んだ、というイメージです。

ーーその解決に繋がることがイメージできたという点、もう少し詳しく伺えますか?

大場:はい、Hubbleの仕組みって、いわゆるリーガルテックが考えていることと少し観点が違うと思いました。つまり自分の目には、Hubbleは法務スキルの標準化よりも、情報整理とか、ツールの統一といった点がHubbleのメインの強みだと映りました。これが前述した課題感にフィットすると感じた、ということです。

ほぼ100%Hubbleに置き換わり、課題は解決した

ーーHubbleは貴社の契約業務のフローのうち、どの部分に組み込まれたのでしょうか。

大場:前提として、事業部門にもアカウントを付与しています。当社の従業員の8割以上になるでしょうか。課題感が大きかった依頼〜交渉に至る事業部門とのコミュニケーションの部分で活用しています。もちろん、この際に生成される各ドラフトのバージョン管理もHubbleで行っています。

(株)経営承継支援のHubble導入後のフロー、契約の審査依頼から審査まではHubbleが全てカバーしている

ーー事業部門とのコミュニケーションについて、依頼の場面で手段やツールがバラバラになってしまっていた点は解決できましたか?Hubbleが中心になって使って頂けていますか?

大場:ほぼ100%Hubbleに置き換わり、解決しています。時折例外はあって、電話で依頼してくる方はいますが、その場合にも急ぎかどうかは聞いています。急ぎでないようであれば、一旦その場で回答はしますが、ナレッジの蓄積にも使っているものなので、Hubbleで改めてWordファイルをアップした上でご依頼くださいと書き方のイメージと併せてお願いしています

ーーナレッジという言葉が出てきましたが、実際にHubbleに蓄積できているという実感はありますか?

大場:日常的にHubbleを活用しているので、情報の蓄積は確実に進んでいると思います。他方でこれらをナレッジとして活用するところまでは、まだ至っていないですね。今はまさに活用に向けた過渡期という理解です。

ーーHubbleの活用法について、使ってみて気づいた「オススメの使い方」はありますか?

大場:契約に関して活用できるのは勿論なのですが、社内規程にも同様に便利に活用できるのは良いなと感じています。社内規程も同様に、バージョン管理って大事ですよね。当社では規程管理も法務の職責なのですが、人事労務のチームや役員ともやりとりをすることが多いので、そのやりとりを管理したり変更の意図や背景を記録できるのは魅力かなと。現在、社内規程のバージョン管理を全てHubbleに移管しています。

違和感なく溶け込み、自分が思っていたよりも浸透が早かった

ーーHubbleを導入するにあたり、新しいツールであるために事業部門の方から覚えづらいとか、今までと変わる部分で慣れるのに時間がかかるとか、そういったお声などはありましたか?

大場:思ったよりはなかったですね。やはりHubbleが仕組みとして極めて簡単だったからということなのだと思います。

ーー作成されたマニュアルも、非常に分かりやすく作って頂きました。「〇〇のための□ステップ」といった形で、簡単にできるぞということが非常に伝わりやすかったと思います。

大場:そうですね。実際には細かく分けるともっとステップがあるケースもあるのですが(笑)、大事なのは皆にHubbleを導入しても業務フローに対するインパクトがそれほどないことを伝えたかったという点ですね。更にそういった点を後押ししたのが、Google Driveなど、自分達がこれまで使っていたシステムと操作性が近いということですね。これまでとそこまでは変わらないんだよという説明ができたのは強かったかなと思います。

ーーかなりマニュアルもわかりやすく作り込んで頂いていましたが、事業部門の方が使いやすいように、フロー上工夫した点はありますか?

大場:組織としてきちんと状況を把握できるようにする、ということでしょうか。契約の内容によっては、やはり組織として状況を把握し、その状況に合わせて上長もアクションを取らなければならないこともあります。このため、コンサルティング部門の責任者、役員へ最初にHubbleの仕組みをお伝えしたときに、「上長がきちんと状況を確認できるようにしてほしい」という要望がありました。この部分はマニュアル上にも反映させていて、権限はもちろんですが、コメントでもメンションで上長を含めることをルール化しました。

ーーそういったルールは、Hubble導入前にも実施されていたのでしょうか?メールでCCを入れましょう、といった。

大場:ここは従来からルールはありました「メールで依頼してください」「メールのToを管理部宛にしてください」みたいなイメージです。ただ、なかなか徹底まではできていないという状態でした。この点は、Hubbleの導入によって、改めてルールを周知して、徹底してもらうときっかけになりました。

ーーHubbleに置き換えて頂いて、CC、上長宛のメンションが落ちるということは、まだありますか?

大場:ゼロではないですが、メールのときよりは、圧倒的に減りました。Hubbleを通して各案件の情報の共有が必要になったことで、改めて誰に共有しなければいけないのかを意識付けできたこと、そしてそのルールを改めて周知ができたことが大きかったように思います。

Hubbleのコメントのイメージ、複数のメンバーにメンション(青字)することも可能

ーー事業部門の皆様からは、Hubbleを入れたことによる反響というか、声みたいなものって上がってきていたりしますか?

大場:そこまで反響がすごくあったというわけではなかったです。他方でネガティブな反応もほとんどなかった。ただ、それは私としては大事なことなんじゃないかなと思っています。つまり、「違和感なく溶け込んだ」ということだと思っています。事業部門のメンバーもそこまで戸惑わなかったのだと思います。その現れとして、こういった仕組みを入れるときは、多かれ少なかれ混乱するものだと思いますが、混乱は全くと言っていいほどなかった。浸透のスピードとしては、自分が予想するよりも早かったです。

ーー実際に、事業部門の中で、他のメンバーが契約に関してどういったやりとりをしているか見たり、他の人の依頼の仕方を見るといったことは行われていたりするのでしょうか?

大場:やるべきだと個人的には思いますが、実際にはなかなか事業部門も忙しく、できていないと思います。ただ「Hubbleにいけばある」という意識は浸透しつつあると思います。

そういった可能性を感じたエピソードがあります。事業部門からお客様に向けて雛形の質疑応答に関するロールプレイ研修を実施したときのことです。どうやってお客様にご回答するべきか、その場では答えられなかったので宿題を出しました。実際に過去にあった事例に基づく内容だったのですが、その宿題をもらったメンバーは、Hubbleに残されていた情報を自らピックアップして回答してくれたことがありました。この時はロールプレイだったのですが、今後、現場で使われてほしいなと思っています。

リスクヘッジとホスピタリティのバランス

ーー大場様は、「一人法務」ということで、普段から心がけられていることはありますか?

大場:やはり、相談しやすい雰囲気というのは、絶対に忘れてはいけないなと思うところです。事業部門の方が、法務部門に相談するのは、リスクヘッジのためです。これは法務部門が担う責任として第一義的に全うすべき役割です。

更に、その相談が積極的になされているかどうかはとても重要なファクターです。それを減らすような方向性のコミュニケーションのとり方や態度を出す法務は、不要だと思っています。相談しにくい環境下では、各事業担当者ではリスクを感じていても相談されず、顕在化するまで潜伏し続け、会社が把握するのは問題が起きてからになってしまう危険性が高まっていきます。リスクヘッジのために法務部門があるのに、これでは本末転倒です。外部弁護士に直接相談できる方が余程正確であるところわざわざ社内に法務担当を設けているのも、相談しやすい環境こそが大事だと考えられているからではないでしょうか。法務部門が担う責任を全うするためにも、相談しやすい環境をつくるためのホスピタリティは極めて重要です。

その意味で、リスクヘッジとホスピタリティという二輪で、バランスよく走っていくというポリシーは自分の中ではずっと持っているつもりです。

ーーその一方で「これは法務マターじゃないよな」という相談も来るのではないですか?

大場:いっぱいあります(笑)。でも、そういう相談も含めて、相談しにくる方のパワーを使わせないようにするのが、重要だと思っています。これは法務に相談していい、相談しちゃいけないみたいなことを考えるのもパワーなので。「とりあえず、一旦、全部聞きます」というスタンスでいて、もちろん自分より適切な方がいれば、その方に繋ぐというイメージでとにかくあいつに話しかければ、なんか前進すると思ってもらえるのが、一番良いかなと思います。

ーーそういった意味では、冒頭に伺ったような、法務以外の内部監査、情報セキュリティまで手掛けていることで、むしろ、社内のメンバーとやりとりをする機会が増えて、それが法務業務にも良い影響を及ぼすといったこともあったりするんですか?

大場:あると思います。他のケースでホスピタリティが相手に伝わっていたら、多少面倒なことや会社のリスクヘッジを優先しなければいけない場面でも、相手には協力いただけるのではないかと思いますし、そういう姿勢が法務には求められると考えています。

ーーその大場さんがお持ちのいわば「法務像」は、ご自身でつくられたものなのでしょうか?

大場:その点では前職の時代からマネージャーやリーダーに恵まれていて、そうした方々の影響が大きいです。まず「ルールありきで厳しく当たるべき、法務とはそういう部門である」という考えを強くお持ちの方もいらっしゃった。その方からルールを守ることの大事さ、リスクヘッジの大切さ、それが本来の責務であるという意識を学びました。また別の方では、すごく上席の方だったのですが、相談があれば、必ず膝ごとそっちを向き、相談者から目を離さないことを徹底されている方もいました。相談者が声をかけたときに、その人が「ちょっと待ってて」と言ったことを私は聞いたことがありません。その方からはまさに相談しやすい環境をつくる「姿勢」を学んだわけです。

特にそのお二方が、自分のなりたい像と、こうあるべき像とをうまくミックスするためのお手本になっています。自分の中でいつも、そのお二人が、両隣で並んでいるという状態ですね。

ーーありがとうございます!まさに法務として備えるべき姿勢の「お手本」を伺ったような気持ちになりました!


会社概要
会社名:株式会社経営承継支援(Japan Management Succession Support Co. Ltd.)
所在地:東京都千代田区霞が関三丁目2番1号 霞が関コモンゲート西館 20階
代表者:代表取締役社長 笹川 敏幸(ささがわ としゆき)
設立:2015年4月16日
事業内容:中堅・中小企業の円滑な事業承継のためのコンサルティング業務、中堅・中小企業の継続・発展に資するM&A仲介・助言業務
従業員数:57名(非常勤含む)※2021年4月時点
URL:https://jms-support.jp/


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