本記事でわかること
Over view
- Hubbleドキュメントリストで契約の期限管理を実施する方法
- 期限管理を実施する際に用意すべきリストの項目
- 具体的に期限管理が役立つ場面
Hubble及びHubble miniユーザーの皆様、こんにちは！
今回はHubbleのドキュメントリストを使って、締結後の契約書の期限管理の実践方法をご説明します！
本記事が参考になる方
下記図1のように、基本に忠実な締結後の期限管理はもちろんのこと、より戦略的に契約内容の変更を実施したい皆様にもおすすします。
ご用意頂きたいもの、こと（所要時間：5分）
ドキュメントリストで期限管理を行う場合には、上記図2にある①-⑦の初期設定項目7つを使うのがオススメです。
契約開始日や契約終了日などの項目は、締結済みPDFに対するAI自動入力機能を活用することで、自動計算される項目も合わせ、入力工数なしで期限管理を行う準備を整えることができます。
取引先の商号（社名）が変わった場合の対応方法
ドキュメントリストでは、CSVファイルを使ってリスト記載の内容（詳細情報）を一括で変更することが可能です。
例えば、取引先の商号が変更になった場合には、ダウンロードしたCSVファイル上で当該取引先の商号を一括して変更し、これをアップロードすることで簡単にドキュメントリスト上でも新しい商号に変更することが可能になります。
具体的な活用場面の例
上記の項目を使うと、具体的に以下のように契約期限の管理を行うことができます。
①直近で更新せず解約することが必要な契約を一覧化する
「更新解約通知日」の項目に記載に基づき、契約終了日が近い契約を絞り込み、解約すべき契約を一覧化することが可能です。特に今月または来月に更新通知期限をむかえる契約であれば、検索プリセット（固定検索条件）の「今月通知期限をむかえる契約」や「来月通知期限をむかえる契約」を活用することで、ワンクリックでの抽出も可能です（図3参照）。
②更新・終了が近い契約について、事前に気づけるようにしたい
月一回送付される「更新・解約通知期限の通知メール」（図4）から、直近で契約が終了する契約の件数と一覧を把握することが可能になっています。
「更新解約通知期限の通知メール」を受け取るためには
Hubbleの更新解約通知期限の通知メールは、送付された月を含む、向こう半年のうちに、更新または解約の通知期限をむかえる契約書一覧のドキュメントリストへのリンクを表示します。
この通知を受け取るためには、以下の設定が必要です。
- 更新解約通知期限の通知メールを「受け取る」の設定にしていること
- 各契約において、「契約終了日」と「更新/解約通知期限」の双方が入力されていること
- ドキュメントリストにおいて「更新/解約通知日」の項目が非表示設定されていないこと
さらに、更新作業まで完了したい場合には、「契約終了日の一括更新機能」によって、ワンクリックで自動更新したい契約書の契約終了日を更新周期に応じて変更することも可能です。
関連契約が存在する場合の期限の管理方法
関連（親子）契約が存在する場合、親子関係にある契約書いずれについても、期限通知メールが届く場合があります。こういった場合に混乱を避けるため、以下の整理をすることで、期限管理が容易になります。
【ポイント】
- 原（親）契約は、自動更新されるか
- 覚書（子）は期限を延長しているのか、契約の内容を変更しているか
- 1及び2の組み合わせに応じて、基準とする期限通知メールを下記の表に従い判別
※ 原契約書の期限通知メールのみが届きます
関連ヘルプページ
ドキュメントリスト全体の機能や設定方法に関しては、こちらのヘルプページをご覧ください。
