目次
- 【機能改善】ドキュメントリストに項目を追加しました
- デフォルトで追加される項目：「契約状況」と「契約更新状況」
- 設定が必要な項目：「契約更新者」
- 【機能改善】フォルダ・ドキュメント移動先のフォルダ検索が可能になりました
1.【機能改善】ドキュメントリストに項目を追加しました
1.1デフォルトで追加される項目：「契約状況」と「契約更新状況」
ドキュメントリストに 「契約状況」と「契約更新状況」 の2つの項目を追加し、締結後の契約書の契約状況を自動で判定・更新できるようになりました！
これにより、締結後の契約書管理をより正確にかつ容易に行えるようになりました。
本機能の詳細をご説明した動画は以下よりご覧ください！
契約状況
契約書の継続状況を確認できる項目です。
ドキュメントリストの「契約開始日」・「契約終了日」に基づいて、自動で以下のステータスに変更されます。
- 契約開始前：契約開始日が未来の日付の場合
- 契約中：当日が契約期間内（開始日～終了日）の場合
- 終了：契約終了日を過ぎた場合
契約更新状況
自動更新がある契約書の更新・解約の判断を行い、入力することができます。
更新予定を選択すると、契約終了日が自動変更されます。
- 判断待ち：更新/解約通知日の31日前から自動で判定中に変更
- 更新予定：更新/解約通知日の翌日に契約周期に従い、契約終了日を自動で延長
- 終了予定：契約終了日を迎えると、契約状況は「終了」へ切り替え
ご注意点
機能リリース前にアップロードされており、契約開始日・終了日・更新/解約通知日が入力されているドキュメントについては、上記のルールに基づき自動で入力されます！
※情報が不足していた場合は、空白となります。
1.2. 設定が必要な項目：「契約更新者」
ドキュメントリストに「契約更新者」の項目を追加し、更新・解約通知期限メールの送付先を「契約更新者」のみに限定できるようになりました！
これまでアクセス権限を持つ全員に送られていた通知を、指定した1名のみに送信 できるため、更新担当者を明確にし、スムーズな意思決定が可能になります。
この項目は、ドキュメントリストの設定画面で「契約管理設定」 を有効化することで利用可能になります。
ご注意点
「契約更新者」を有効化後、「契約更新者」が未入力のドキュメントは更新・解約通知期限メールがどなたにも送信されませんので、ご注意ください。
関連ヘルプページ
– ドキュメントリストの初期設定項目
– 自動更新契約の「契約終了日」と「更新/解約通知日」を一括で更新する
– 締結後の契約書管理について
– 更新・解約通知期限の通知メール
– ドキュメントリスト項目を非表示にする際の注意点
【機能改善】フォルダ・ドキュメント移動先のフォルダ検索が可能に
テンプレートからドキュメントを作成後や、審査依頼フォルダ、電子契約自動取り込みフォルダからドキュメントを移動する際に移動先のフォルダを検索・移動することが可能になりました。
これにより、フォルダ・ドキュメントの移動時の手間が削減されます！
