Zapierを使って徹底自動化！小回りの効いたフローのアップデートで目指す、見える化した法務 -カバー株式会社-

はい、当社では、契約審査と法律相談といった一般的な法務業務に加え、権利関係が複雑になりやすいことから、VTuberの動画自体のチェック等も一部行います。

法律相談・契約審査とも、事業部門からの問い合わせ窓口はすべてSlackに統一しています。事業部門側でSlackワークフローを起動し、表示された専用フォームのボタンをクリックすると、monday.comのフォームへ遷移します。

ここで、契約審査依頼や法律相談を選んだ上で必要事項を入力して申請することで、monday.com上にタスクとして起票されます。
法務部門内でタスクごとに担当者をアサインし、担当者がそれぞれ対応していくという流れで進んでいきます。最終的には、担当者からSlackを通して申請者に回答をします。

はい、以前はタスク管理に別のツールを使っていましたが、最近他の部署が使用しているのを見て、monday.comへ移行しました。移行後は、各担当者の抱える納期ごとのタスク件数がダッシュボード上に自動で可視化されるようになったので、誰に仕事を振ればよいか判断しやすくなっています。

他部署とのコミュニケーションは、Slack内で法務と各事業部門それぞれのチャンネルを作成し、そこで行っています。

ここではSlackのスタンプを自動化に役立てています。
Slackのスレッド内で、たとえば「取引先から修正案が届いたので確認してください」と事業部門からのコメントが来たときに、それに対して「目玉👀」の絵文字スタンプを押すと、monday.comのステータスが変わり、作業期限も自動で設定されるようになっています。

自動化ツールのZapierを導入しています。
Slackを起点にしてタスク管理ツールにつなげたいという構想はもともと持っていて、これを実現するツールを探していたところ、たまたまZapierというツールがあることを知りました。

はい。ネット検索しながら使い方を独学で勉強し、設定しました。今は法務部門内のインハウスのメンバーもハマってZapierを使っています。
徐々に全社的にZapierの利用が広がっていますが、Zapierを使ったのは法務部門が一番最初だったと思います。

事例が少ないことと、日本語のドキュメントが少なく、込み入った内容は英語のドキュメントを見るしかないことですね。
コードを書いた経験もなく、トークンやAPI連携といわれても、最初は何をどうしたらよいかわからない状態でした。

ほとんどいなかったですね。とはいえ、他部署のメンバーからAPI連携の方法を聞けたことは、助けになりました。
基本的にZapierはノーコードのツールなので、最初のハードルさえ突破すればあとは使いやすかったです。活用はおすすめできますね。

ところによりますね。自分の手でやってみたことで、設定などにかかるコスト感が理解できたのはよかったです。また、自分でツールを組むことで、法務の実務に即したものになりやすいというメリットもあります。

ただ、Zapierについては本当に偶然知ったので、知らなければ今のように自動化は進んでいなかったと思います。こうした手段やツールがあるというナレッジは、情報システム部門などある程度ITのノウハウを持つ方から共有していただけると、より回り道が少なく目的を達成できたかもしれません。

はい、ことmonday.comについて言えば、会社の拡大につれて法務のメンバーも増え、各メンバーの業務状況を把握しづらいことが、マネージャーの自分にとって大きな課題になっていました。
前述の通り、当社ではVTuberの動画チェックも法務部門で一部行っていることもあり、これらの案件も含めて月に250件くらいの依頼件数になります。各担当者のタスクを可視化することの必要性を強く感じていました。

大きく分けて、①メンバー内の公平性の確保、②マネージャーによる管理のしやすさ、③分析への活用という3点ですかね。

メンバーからすると、自分のタスク量が人と比べてどうなのかわからない状況では、「自分は頑張っているのに、あの人はどうなんだろう…」と不信や不平不満につながりやすいです。加えて「仕事がキツイ」と自分から言い出しにくいメンバーもいると思います。現に私もそうでした。

マネージャーとしては、誰が何件案件を持っているか、業務が詰まってしまっていないかを客観的に管理することで、メンバーに対して少しでも「透明性」を確保したいと考えています。

業務の可視化によって月間の件数推移も把握できるようになるので、たとえば、契約審査の件数は社員数の増加に比例していないが、法律相談は増えているといったような客観的な事実もわかります。
そうした分析の結果、契約書の雛形を作成した効果が現れているので引き続き雛形の整備を進めよう、とか、法律相談に対応できる人材を採用しよう、といった判断にもつなげられますよね。

ツールを組み合わせて使う場合の特徴として、リプレイスのしやすさが挙げられると思います。たとえば、将来的にコミュニケーションツールをSlackから他のサービスに移行しようとなった際にも、今のシステム構成であれば、連携の部分だけ変更すれば維持できます。

会社や組織の「成長の歩幅」にあわせてシステムをマイナーアップデートしやすいというのは、私たちのような会社にとっては大きなメリットです。
ちなみに私が入社してから1年数ヶ月の間でも会社は成長を続けているので、法務内のフローは3回くらい大きく変更しました。

その通りですね。この点も個々のツールを組み合わせて利用する強みが活きると思います。

つまり、オールインワン系のツールを導入しようとなると、事業部門にとっては従来の受付窓口が変わってしまうので、慣れてもらうまでの時間や労力のコストが非常に掛かります。本件で言えば、フローは変えてきましたが、事業部門にとってはSlackを窓口とすることは変えていません。これがスムーズなフロー変更のキーポイントだったと思います。
もちろんSlack botやSlackのリマインダー機能などを使いながら、変更したフローのお知らせを定期的に自動投稿させたりと、地道にやってもいますが。

勿論お金はかかるのですが、そもそもオールインワン系のツールより安いという認識が前提としてあるので、比較的決裁は下りやすかったと思います。

可視化して数値に落とし込むことが重要だと思います。「今どういう仕事に誰が何時間掛けていて……」と法務一人あたりの単価を計算し、「ツールを導入することによって、その業務フローがなくなる、短縮できる」という形でメリットを定量的に説明すれば、理解してもらいやすいと思います。

根拠を見つけてくるという意味では、法務の仕事とあまり変わらない気はします。「なぜこのシステムでなければいけないのか」を説明するための根拠を探そうとすると、やはり数字の持つ力は大きいと思います。