2023.01.18 Wed

法務のナレッジが会社の財産に! 急成長企業ZEALSの法務と会社を強くするHubble

「チャットコマース®️」という言葉を生み出し、独自開発したチャットボット技術によって企業とユーザーとの会話体験をチャットアプリ上で提供する株式会社ZEALS。2016年のサービスリリース後、オンラインを中心に事業展開する企業への導入が進みましたが、コロナ禍以降は、従来オフラインで店頭接客していた企業の利用も広がり、売上が拡大しています。
急成長企業の法務をHubbleはどう支えているのか、法務をご担当されている若松様・木村様にお話を伺いました。(取材時:2022年7月)

本記事のポイント

同社の法務の概要(2022年7月現在)

→ 人数:2名
→ 契約書依頼件数:約50件/月

導入前の課題

→ 契約業務のフローが整理されておらず、また契約書の格納場所が一元化されていなかった
→ 法務ナレッジの蓄積ができておらず、増員への対応が難しかった

Hubbleの利用範囲

→ 法務および事業部門

Hubbleへの期待

→ 情報を一元化し、法務ナレッジを蓄積していきたい
→ Hubbleを用いた契約業務のフローを確立し、法務メンバーの増員に対応したい

導入後の効果

情報の一元化に成功し、過去の契約案件に関するレビューの法務ナレッジをHubbleで共有、検索できるように
法務担当者のナレッジが会社の財産につながることを実感

専門性の高い人材を武器に、グローバル展開に向け事業拡大中

まずは御社の事業内容について教えてください。

若松:「おもてなし革命」をビジョンに掲げ、独自開発したチャットボット技術とコミュニケーションデザインで企業のマーケティングおよびセールス活動に貢献するソリューション「チャットコマース®️」を提供しています。チャットボットというと、Webサイト上に表示されるサポート型のチャットボットをイメージされるかもしれませんが、ZEALSでは、LINEやInstagramなどのプラットフォームを活用して、企業とユーザーがコミュニケーションを行う体験を提供しています。エンタープライズ企業を中心にさまざまな業界でご利用いただいており、導入社数は400社を超えています。

当社の特徴は、業界最大規模のコミュニケーションデザイナーチームを社内に有していることです。各業界に特化した専門チームが企業とユーザーとの会話体験を継続的に改善しています。また、エンジニアの8割が外国籍メンバーで、グローバルスタンダードの開発体制を整えています。2022年5月には総額50億円の資金調達を実施し、9月にはアメリカ法人を設立。本格的にグローバル展開に向けて、事業を拡大するフェーズを迎えています。
株式会社ZEALS コーポレート本部 弁護士 若松様

御社の法務組織はどのような体制になっていますか?

若松:現在は2名体制で、契約書レビューや法律相談から、取締役会・株主総会等の運営、知財管理までをカバーしています。また、当社ならではの法務業務として、広告審査があります。チャットボットの会話一つひとつが広告関連法規に抵触しないか、表現の審査を行っています。
木村:契約書のレビュー件数は平均すると月50件程度あります。
株式会社ZEALS コーポレート本部 法務 木村様

バラバラな形で依頼される契約書レビュー、ナレッジの蓄積に課題

若松様は2020年10月にZEALSへ入社されていますが、当時御社はどのような課題を抱えていましたか?

若松:当社では、社内のコミュニケーションツールにSlackを使っており、その中の特定のチャンネルで契約に関するやりとりをすることにしています。ただ当時は、それ以外のチャンネルやDMからも契約書のレビュー依頼が寄せられ、契約業務のフローが統一されておらず、それに伴いレビュー中の契約書の格納場所も散らばってしまっている状況でした。

法務ナレッジの蓄積ができていないことも課題でした。Slackの各チャンネルに、契約書に関するやり取りが散在しており、必要な情報を探すのが難しくなっていました。私の頭の中には入っているのですが、後から第三者が見たときに契約の背景や修正の経緯を把握できない状態で、法務メンバーの採用を見越して、対策を講じる必要性を感じていました。

契約業務フローの整備と法務ナレッジの蓄積を実現する方法として、システムの導入を検討されたかと思います。

若松:はい。システムを導入して改善したいという考えはもともと持っていて、いくつか検討していたところ、Hubbleのサービスもご案内いただく機会を得ました。当社のニーズに合っていて使いやすそうな印象を抱きましたが、コスト面に課題があり社内の承認が得られず1度導入を見送っています。スタートアップ向けの特別プランをご紹介いただいたことで、導入に至りました。

契約に関する情報を一元化。レビューをスムーズに行えるように

Hubble導入後、契約業務のフローはどのようになっていますか?

若松:まずは、事業部門の方にHubbleにWordファイルをアップロードして依頼してもらいます。契約書レビューは基本的に、木村がファーストレビューをして私がファイナルレビューする形でダブルチェックを行っています。Slack連携を利用しながらやりとりを進めて、レビューが完了したら、事業部門がfreeeにHubbleのURLを貼り付けて押印申請し、クラウドサイン連携で契約を締結します。締結完了後の原本・台帳管理もHubbleで行っています。
ZEALS社のHubble導入後の契約業務フロー(法務確認を通す場合。図はHubble社作成)
若松:ただ、上記のフローはあくまで他社の雛形ベースで進める場合や当社の雛形に修正が入った場合に限られます。当社が用意している雛形から修正がない場合には、法務の確認を通さず事業部側でfreeeでの承認およびクラウドサインでの契約締結を行ってもらっています。このように、契約の種類や状況に応じて法務がチェックする範囲を定めておくことで、業務の効率化を図っています。

▼ Hubbleの通知をSlackで受け取る連携の詳細はこちら!

Slack【DM連携】Slackアプリケーションを使用して自分宛の通知を受け取る

HubbleのSlackアプリケーションを使って、個人がメールに埋もれずHubbleからの通知を受け取ります。SlackからHubbleへコメントの投稿なども実施できます。

▼ Hubbleからクラウドサインで直接送信する連携の詳細はこちら!

クラウドサイン連携 – 締結する契約書でクラウドサインを使う【送信・確認編】

クラウドサインを利用して締結する際の送信方法および送信後の確認方法を解説します。

Hubbleの導入後の効果について教えてください。導入前の課題は解消されましたか?

若松:契約書はすべてHubbleにアップロードする形でレビュー依頼をするよう事業部に徹底してもらっているので、契約書保存先の一元化が実現できています。ナレッジのシェアについても、バージョンごとの修正履歴やコメントが見やすくなりましたし、コメントを検索できる機能があるので、過去の案件を参考にレビューすることも容易になりました。

▼ コメント検索機能の詳細はこちら!

コメントを検索する

コメントの内容を検索して、過去の重要なコメントをピックアップします

木村:若松と営業担当がやり取りしているコメントも基本的にはHubble上に残っているので、私が在籍していなかった頃の契約の経緯も追えるようになっており、とても役に立っていますね。契約背景に関するやり取りなどがSlackでされている場合にも、そのSlackのURLをHubbleに貼ってもらうようにしているので、契約に関する情報が一元化されており、自分で情報を汲み取りに行くのもとても楽になっています。

後から入った立場からすると、過去の案件を参考に、どのようなコメントをすると上長からどのような返答がきそうか、ある程度想定できるようになったのも大きいです。

テンプレート機能を活用し、事業部側でもHubbleを使って効率化

検索機能やバージョン管理機能以外で、便利にご活用いただいている機能があれば教えてください。

若松:特に社外とのやりとりの際、Wordの変更履歴を残さない方がたまにいらっしゃいますが、そうしたときにも新しいバージョンとしてHubbleにアップロードするだけで変更箇所を検出できるのはとてもありがたいです。
木村:私は、Wordで直接編集できるのが一番便利だと感じました。既存のツールやフローはそのままに、あくまでそれにプラスするというHubbleの発想は、非常に良いと思っています。
若松:あとはテンプレート機能でしょうか。前述の通り、雛形に修正がない場合は法務を通さずに進めてもらうので、雛形はHubbleのテンプレートフォルダに格納して、そこから進めてもらうフローにしています。
木村:テンプレート機能は、事業部の多くのメンバーが活用しています。「こういうテンプレが欲しい」という依頼をもらうこともあります。
若松:雛形に修正のない契約書まで含めると、件数は優に月三桁を超えてくるのですが、テンプレート機能を活用して事業部とうまく業務分担しながら進められているように思います。

▼ テンプレート機能の詳細はこちら!

テンプレート機能

テンプレート機能についてのヘルプページです。契約書のひな形や、よく使うテンプレートを管理するための機能です。

事業部門からHubbleへのフィードバックは他にありましたか?

木村Slack連携の機能はみなさん上手に使っているなという印象を受けています。Hubbleでメンションさえすれば、いちいちSlackでもう一度連絡する手間がなくなるのは助かっています。
若松:クラウドサインとの連携も助かっています。こちらから契約書を送る場合だけでなく、クラウドサインで契約書を受け取った場合にもHubble連携できるようになった際には、事業部のメンバーも非常に喜んでいました。
木村:締結済みのバージョンがどれかすぐにわかるのが良いですよね。

▼ クラウドサインで受け取った契約書をHubbleに紐付ける連携の詳細はこちら!

クラウドサインで合意締結した契約書をHubbleドキュメントに締結済み契約書として紐付ける

クラウドサインで合意締結した契約書を、任意のHubbleドキュメントに「締結済み契約書」として事後的に紐付ける機能です。

次の法務メンバーに何を残していけるか? という視点で考える

ZEALSの法務組織として、今後の展望をお聞かせください。

若松:法務メンバーの増員を考えているところなので、新しいメンバーがすぐに業務に溶け込めるように、業務フローをなるべくきれいにしておきたいですね。二人の間のコミュニケーションで補いながらできている業務のやり方をきちんと言語化し、法務内のルールとしてドキュメント化するなど、整備を進めていきたいです。

法務組織としては、リソースが足りず現時点で関わることができていない領域にも取り組んでいきたいと考えています。新規事業企画や労務・総務といった隣接部門でも、リーガルの視点が必要な業務は多くあります。ガバナンスの強化やリスクマネジメントなども含め、法務の掌握範囲を広げていきたいですね。そのためにも、契約書レビューなどの定常業務は効率化しつつ、新しいメンバーに任せていけるような体制づくりを進めていきます。
木村:若松の頭の中にあるナレッジを、いかにして言語で共有していくかがチャレンジだと思っています。そして、法務の守備範囲を広げていくためには、若松が一つひとつ深く関与しなくても業務が進んでいく状況をいかにしてつくりあげていくかが重要です。Hubbleをはじめ、いま利用しているツールを駆使して少しでも業務を効率化していきたいですね。

どのような方にHubbleをおすすめしたいですか?

木村:「一人法務」でも複数人体制でも、営業事務や営業担当者など、他の部署の人たちとやり取りしながら契約書のレビューを進めるのであれば、情報を一元化してバージョン管理をしていくためにHubbleはとても役に立つツールだと思っています。
若松:法務組織として拡大するタイミングで導入を検討してみても良いのではないかと思います。法務組織を長い目で見たときに、それぞれの頭ではできていることだとしても、それが見える形で残っていかない限りは会社の財産にはなりません。次の法務メンバーに自分として何を残していくかという視点から、ナレッジの蓄積や法務としての情報資産の一元化を考えてみていただきたいです。

▼ 法務における「見える化」についてはHubbleのメディアでもご紹介!

今だからこそ取り組みたい、忙しい法務に効く「見える化」

今回は、期待値が高まり、かつ日常業務に忙殺されている法務の皆様の業務をより効率的に、また一歩高品質化するための手段として、改めて「見える化」の重要性をご紹介します!
みなさんの今、そして近い将来における業務の効率化を進めるために重要なことは何かを是非考えながらお読み頂けると嬉しいです。

若松様、木村様、ありがとうございました!

会社概要(2023年1月現在)

会社名株式会社ZEALS
所在地東京都目黒区下目黒 1-8-1 アルコタワー6F
代表取締役清水正大
設立2014年4月1日
事業内容チャットコマース®️「ジールス」
URLhttps://zeals.co.jp/

より詳しい話をご希望の方は、お気軽にお問い合わせください。
Hubbleの詳細についての資料も、こちらよりダウンロードできます。

他にも、様々な企業に導入していただいております。

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