2022.08.24 Wed

法務の工数が半減!Hubble導入プロジェクトは「攻めのコーポレート」を切り拓くきっかけに

オンラインで本人確認を行うeKYC(electronic KYC)の市場でサービスを展開する株式会社TRUSTDOCK。2021年6月に13億円の資金調達の実施を発表するなど、急成長中のスタートアップ企業です。組織が急拡大するなか、法務は業務の効率面で大きな課題を抱えていました。こうした状況を改善したのが、Hubbleだったといいます。
今回は、TRUSTDOCK社の大木様と近藤様に、Hubble導入の経緯やその効果について伺いました。

本記事のポイント

同社の法務の概要(2022年8月現在)

→ 人数:3名
→ 契約書依頼件数:約25件/月

導入前の課題

→ 契約書作成に必要な情報共有のフローが整理されておらず、情報整理に時間がかかっていた
→ 契約書のバージョン管理が不十分であり、検索性に課題があった

Hubbleの利用範囲

→ 管理部門およびセールス部門

Hubbleへの期待

「攻めの法務」「攻めのコーポレート」を実現するきっかけにもしたい

導入後の効果

→ 導入に伴い業務フローを見直したことで、契約業務の工数が半減。契約書の最新版の検索も容易に
文書管理の重要性を全社に周知できたたけでなく、現場・マネジメントにおけるツール導入への抵抗感削減にも貢献

組織規模拡大に合わせコーポレート部門の整備が進む

まずは貴社の事業内容について教えてください。

大木TRUSTDOCKは、eKYC/KYCを専門にサービス展開している会社です。銀行口座の開設や携帯電話の契約時といった法律で定められているものから、お客様の安心・安全を確保するためのものまで、本人確認はさまざまな場面で求められます。当社では、あらゆる企業の本人確認・リスク確認ニーズに対応しています。特に近年のコロナ禍においては、オンラインの非対面取引で利用するニーズが高まっており、導入社数も増加しています。会社の設立は2017年ですが、現在従業員数は50名を超えています。
コーポレート部門 マネージャー 大木様

導入企業を見ると海外企業もあるようです。海外展開の状況やその戦略について教えてください。

大木:本人確認やデジタルIDは、日本だけに限った話ではありません。特に新興国の場合、銀行口座の普及率が2割程度しかなく、IDを持ってる人もいれば持っていない人もいるという状況で、自分が何者であるかを証明するための手段として、デジタルの可能性は非常に大きいといえます。現在はシンガポールに拠点を置いて、東南アジアを中心に展開を進めているところです。

大木さん、近藤さんの普段の業務内容について教えてください。

大木:現在はコーポレート部門のマネージャーをしています。従業員数がまだ10名程度だった2020年春ごろに入社しました。当時、案件数・社員数が増えていくなか、コーポレート部門を整備しなければならなかったタイミングで、縁あって経営陣と面会する機会を得たのがきっかけでした。入社してからこれまでの2年間は、ほぼ一貫してコーポレート部門の立ち上げおよび定着に向けた活動に取り組んできました。
法務や経理を専門部署として切り出していく取り組みも進めています。法務に関しては、近藤の入社以前は、私と管理部門を管掌している役員の2名で担当していました。
近藤:私は2021年5月に法務担当として入社しました。主に契約業務をメインに担当しています。当社の主幹事業であるKYC系の契約が特に多いですね。ある程度定型化はしているものの、お客様によって要望が異なるので、それに合わせた形で対応していく必要があります。また取締役会、株主総会への対応なども行っています。
法務 近藤様

契約書作成よりも情報の収集と整理に時間がかかっていた

Hubbleの導入前にはどのような課題を感じられていましたか?

近藤:情報整理とバージョン管理に課題がありました。私の入社当初は確たる契約締結フローがなく、契約書の作成依頼はSlackで流れていく状態でした。契約を形作っていくための情報もまとまっておらず、契約書作成に着手するまでの情報整理にかなりの時間を費やしていました。また、契約書は顧客企業ごとにGoogleドキュメントで管理していましたが、フォルダ内に複数のバージョンの契約書があり、どれが正しい最新版なのかが把握しづらい、過去のものを見返す際の検索性が悪いといった課題もありました。
大木:デジタルであるがゆえに文書管理が雑多になってしまっていた部分もあると思います。紙の契約書のみを管理している会社だったら、とうにファイリングして整理している段階だったと思いますが、デジタルだからこそ、困ったときには検索すればよいという発想が生まれ、結果として業務が非効率化してしまっていました。当時、契約書の作成そのものに掛かっている時間は全体の1/3程度で、残りの2/3は情報収集や情報整理に費やしている状況でした。会社の規模が大きくなるなか、法務担当者が法務の本質的な業務に専念できる環境をつくることが急務でした。

そうした状況下で、具体的に何か大きなトラブルはありましたか?

近藤:当時は契約書の1次ドラフト作成と締結作業をBizOps(ビズオプス)が担当しており、他の業務もある中で、これらの作業が遠因となってBizOps側の業務もパンクしがちになっていました。他の部門の人たちからは「法務が遅いから」という声も上がってきているような状況でした。
大木:規模拡大につれて仕事が細分化・分業化されていくなか、何が本当の業務上のボトルネックなのかが見えづらかったんですよね。その結果、役割がわかりやすい法務部門に不満の矛先が向かい、軋轢が生じかけていたのかなと思います。

「今度こそHubbleを導入するタイミングがきた!」

Hubbleを知ったきっかけは何でしたか?

大木:ちょうどこうした課題感を抱えているタイミングで、知人からHubbleをご紹介いただき、代表の早川さんと打ち合わせすることになりました。何回かお話していくなかで、コーポレートだけでなくセールスやBizOpsといった他の部門の方々にも理解してもらい巻き込んでいくことが重要ということになり、そのための作戦会議を進めていきました。
近藤:私個人としては、前職で法務系の勉強会に参加していたときに、Hubbleのことを知りました。当時も契約書のバージョン管理に苦しんでおり、導入にトライしてみたのですがうまく進められませんでした。TRUSTDOCKに転職してきた際、ちょうど契約書の管理システムを検討していた時期だったので、「あ、今度こそHubbleを導入するタイミングがきたな!」と思いましたね。

導入の検討はスムーズに進みましたか?

大木:私たち自体新しいサービスを提供している会社であり、新しいもの好きという社風があります。経営層にも課題感が共有されており、社内の体制整備に向けた管理部門の予算が下りやすい環境にありました。近藤が旗を振って導入推進することが明確になっていたのも大きかったと思います。

Asanaでタスク管理、Hubbleでバージョン管理

Hubble導入後の業務フローについて教えてください!

近藤:依頼者はまず、契約書に関する情報をGoogleフォームに入力して法務に依頼します。それをもとに法務がHubbleでドキュメントを作成して、そのURLをタスク管理ツールのAsana経由で依頼者に送ります。Asanaでは、先方とのやり取りや法務との共有など依頼者の動きをすべてサブタスク化して管理しています。契約内容がfixしたら、クラウドサイン連携を利用して締結します。契約書に対する先方とのコメントのやり取りはAsanaのほうに集約し、Hubbleのコメント欄は、相手方の会社の方には見えないことを周知して社内のコミュニケーションに利用したり、契約更新・別途覚書等締結のときへの注意点を残していたりしています。
TRUSTDOCK社のHubble導入後の契約業務フロー(図はHubble社作成)

Asanaを併用しているのには、何か理由があるのでしょうか?

近藤Hubbleの導入以前からAsanaが利用されていたので、このフローのほうが普及しやすかったということが大きいです。タスク管理はAsanaで、バージョン管理はHubbleに切り出すという形にしています。

現在の契約業務のフローでは、BizOpsは関わらない形になっていますね。

近藤はい。今はBizOpsを介さず、法務がセールスと直接やり取りしています。1次ドラフトの作成も法務の担当です。郵送手配も以前はBizOpsかセールス担当者の役割でしたが、現在は法務総務で行っています。
大木:Hubbleの導入によって仕事を可視化する流れが同時に進み、それぞれの部門の作業量が把握できるようになりました。その結果、以前はBizOpsと分担したほうが効率的と思われていた業務も、法務だけで完結したほうがスムーズに進むことがわかったんですよね。

どのようにHubbleを社内へ浸透させていきましたか?

近藤Hubbleの利用推進は私が主導しました。利用することになる管理部門とセールス部門に対して、多いときは月に3〜4回程度Hubbleの使い方セミナーを実施したり、マニュアルを作成したりとさまざまな取り組みを行いました。現在も要望があれば、操作説明会を行うようにしていますし、操作説明会を録画しいつでも見に行けるようにしています。

「攻めの法務」を形にする手段としてもツール導入は有効

Hubble導入の効果はどのように感じられていますか?

近藤:導入に伴って業務フローを見直したこともあり、契約作成と審査業務の工数は大きく減りました以前は、法務に契約書作成を依頼する場合、1週間が目安とされていましたが、現在は一般的な契約書であれば3営業日以内に対応できています。

また、当社では契約締結後に契約内容変更の覚書を締結するケースが多いのですが、その際にもとの契約書を検索するのが非常に楽になりました。先ほどもお伝えしたように、Googleドライブでは1つのフォルダに同じ契約書のWordやPDFファイルが複数格納されている状態で、どれが最新版なのかわかりづらいのが課題でした。Hubbleを導入してからは一目で判断できるようになり、本当に助かっています

さらに副次的な効果として、締結済みなのか、未締結なのか、契約状態の確認も簡単にできるようになりました。従来であれば、締結はセールスかBizOpsが行っていたので、自分の関わっていないプロジェクトの場合、どういう状態にあるのかすぐには把握できませんでした。今ではHubbleで顧客名のフォルダを見ればすぐに状況を把握できます。
Hubbleでのバージョン管理と情報整理のイメージ。締結済みPDFファイルも添付可能
大木:文書管理の重要性を全社に認識してもらうのにも効果的だったと思います。監査なども含め、「文書管理はHubbleでやっています」と説明できるようにしておいたほうが、話が早いですよね。

また、現場・マネジメントにおけるツール導入への抵抗感をなくすことにもつながったと思います。Hubbleに限らず、新しいソリューションを会社に導入する際には現場の仕事のやり方が変わります。そのため、仕事のやり方は日々変わっていくものだという意識を啓蒙していくことも大切だと考えています。

特に私たちのようなスタートアップでは「今のフェーズで導入する必要があるのか?」とマネジメントの理解が得られないケースは意外と多いんです。「あのときHubbleを入れていなかったら大変なことになっていた。あのタイミングで導入しておいてよかった」という成功事例を作っておけたことは、会社の将来にとっても重要だったと思っています。

管理部門は受け身の仕事になりがちですが、個人的には「攻めの法務」「攻めのコーポレート」にチャレンジしていくべきだと考えています。ただ、実際には「攻め」を可視化するのは難しい。「攻め」をわかりやすく形として見せていくためには、ソリューション導入やワークフロー整備が有効です。これらを率先して提案し、自ら汗をかいて進めていくことは、「攻め」の姿を可視化していく1つの方法ではないでしょうか。

Hubbleで法務を進化・深化させていく

最後に、法務・コーポレート部門として今後取り組んでいきたいことについてお聞かせください。

大木:部門のメンバーには、自社の業務だけのプロフェッショナルや職人にはなってほしくないと思っています。法務として他社でも通用する能力が身につく環境にしていきたいんです。そういう意味でも、他社事例は常にチェックしていきたいと考えています。Hubbleの活用方法も、まだまだ改善していけるはずです。他のツールも同様の考え方で利用方法の改善を進め、よりよい業務環境を追求していければと思っています。
近藤:Slackのワークフローを利用して契約書管理を行っているという他社のHubble導入事例にインスパイアを受けて、押印申請のワークフローを紙からSlackベースで行えるようにしました。Hubbleをうまく活用しながら、法務の周辺業務を進化・深化させていきたいと考えています。

大木さん、近藤さん、ありがとうございました!

▼【ビットキー法務】Slackのワークフローをフル活用して契約業務オペレーションを自動化!

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株式会社ビットキーのManager of Legal & IPの保泉氏に、事業部門の負担を極限まで減らすべく作り込んだワークフローについて伺いました。

会社概要(2022年8月現在)

会社名株式会社TRUSTDOCK
所在地東京都千代田区平河町 2-5-3 Nagatacho GRiD
代表取締役 CEO千葉 孝浩
設立2017年11月1日
事業内容・eKYC事業 (本人確認サービス事業)
・デジタル身分証事業
URLhttps://biz.trustdock.io/

より詳しい話をご希望の方は、お気軽にお問い合わせください。
Hubbleの詳細についての資料も、こちらよりダウンロードできます。

他にも、様々な企業に導入していただいております。

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