急成長中の検索型FAQシステム「Helpfeel（ヘルプフィール）」をはじめとしたSaaSプロダクトを手掛ける株式会社Helpfeel（取材当時：Nota株式会社）は、「人を置き換えるのではなく、⼈の弱い部分を助けるツールを作る」というビジョンのもと、人がよりクリエイティブな仕事に注力するためのプロダクトの開発を進めています。こうしたテクノロジー活用に対する考えを持つ企業は、なぜHubbleを必要としたのでしょうか。そして、どのようにその効果を感じていただけたのでしょうか。
今回は、株式会社Helpfeelのサービス部マネージャーである宮崎様と、法務をご担当されている横山様に、Hubbleを導入したきっかけや、実際に利用してきた中でのご感想について伺いました。
本記事のポイント
Over view
- 同社の法務の概要（2022年5月現在）
- 人数：1名
- → 契約書依頼件数：約20件/月
- 導入前の課題
- 自社サービスの契約変更管理のフローが整理されておらず、情報の一元化が課題となっていた
- 契約書のやり取り・検索に適したツールを持てていなかった
- Hubbleの利用範囲
- 法務及び事業部門
- Hubbleへの期待
- 契約業務における社内の知見や考え方を共有したい
- 導入後の効果
- 契約書に適した形で情報が一元化できただけでなく、法務としての知識を蓄積することで契約書作成の効率も向上
- 本来の業務や生産的な仕事に時間を割くことができるようになり、本質的な業務効率の改善ができていると実感
人間の創造性を活かすためのSaaSビジネスを展開
宮崎さん、横山さんの役割についてそれぞれ教えてください。
宮崎
サービス部のマネージャーを務めています。サービス部は、主にHelpfeelの導入と運用のサポートを担っており、Webディレクター、テクニカルライター、カスタマーサクセスの3つのチームからなります。
横山
私は管理部で法務を担当しています。契約書のレビューや株主総会・取締役会の書面作成などの法律に関連する業務から各種規程の考案・策定などの社内体制の整備まで幅広く行っています。日々、契約書レビューの依頼に対応しながら、その他の業務も遂行しているイメージですね。
かなりお忙しいかと想像します。契約書レビューの依頼は、具体的にどのような類型が多いですか？
横山
Helpfeel関連の契約書が主です。業務委託契約書や秘密保持契約書なども多いです。
契約締結・変更における情報の一元化が課題
横山さんは入社されて1年ほどと伺っていますが、横山さんが入社される以前、契約業務はどのようなフローになっていたのでしょうか？
宮崎
外部の法律事務所と契約して、契約書のレビューもそちらにお願いしていました。ただ、契約の背景や自分たちの考えをその都度弁護士の方に説明しなければならず、説明の負担や連絡パスの多さで、やり取りに時間が掛かっていると感じていました。
より事業のブーストに追従するためには、内情を理解した法務の方が必要だったということですね。横山さんが入社されるタイミングとHubble導入のタイミングはほぼ同じ時期だったと思うのですが、Hubble導入前には、契約業務において他にはどのような課題がありましたか？
宮崎
ルールの整備が不十分だったこともあり、Helpfeelの契約において変更管理のフローが整理されていませんでした。Helpfeel、お客さま、法律事務所という3拠点から生じる修正の要望を一つにまとめることがまず大変でしたし、どのような経緯で変更になったのかを記録できる基盤もありませんでした。そのため、契約更新などの際に、「なんでこの契約ってこうなってたんだっけ？」と困ることが増えてきて、契約書管理の必要性を意識するようになりました。
当時、契約書はどのような形で管理されていたのでしょうか？
宮崎
契約書のファイルはGoogle Driveのフォルダごとに管理していました。変更履歴をまとめたファイルを作成したり、メモを残したりもしていましたが、契約書に最適な検索基盤にはなっておらず、あまり現実的な運用方法ではありませんでした。
横山
私が入社した当時は、社内の基盤でなんとか情報を探すことはできる状態でしたが、どれが最新の内容なのか、どのような経緯で変更されたのかわからないことも多く、社内の関係者に確認しなければならないこともしばしばあったので、情報を一元化できたら良いなとは思っていました。
コロナ禍前から全社フルリモートにて業務を行ってきたのも同社の文化であり魅力
GitHubも検討したが、営業や法務にも使いやすいツールが必要だった
そうした状況のなか、宮崎さんとしてはHubbleで契約書に関する情報の一元化をすることに対してどのような期待がありましたか？
宮崎
社内の知見や考え方を共有できるようになることです。契約書に関する議論や変更がある場合、他の契約書や別のお客さまとのコミュニケーション履歴が役に立つケースは多いと思います。経験の浅い人でも、バージョンやコメントの履歴をたどっていけば業務の進め方を理解できるのがHubbleの良いところです。
宮崎さんが2021年の冬に書いて下さったアドベントカレンダーも拝見しました！ご自身が推進されたプロジェクトとはいえ、ここまでHubbleのことをお褒めいただいたこと、本当にありがたい限りです。この記事では、契約書のバージョン管理にフォーカスしてGitHub（※1）も検討されたことがあったとのことですが…
※1 開発プロジェクトのソースコードをホスティングし、バージョン管理やコラボレーションを行うWebサービス
宮崎
GitHubは開発者向けのソースコード管理システムなので、システムと目的が異なるだけではなく、開発者以外にとっては馴染みのない言葉も多いので、営業や法務に使ってもらうのはとてもハードルが高いだろうと考えました。
ちなみに契約書の情報蓄積に貴社のScrapboxを利用することは検討されなかったのでしょうか？
宮崎
Scrapboxは型の定まっていない思考や意見を書き連ね、新たなアイディアを生み出そうとする際には有効ですが、契約書をはじめ型のある文書に関しては自由度が高すぎて難しい面もあります。やはりそこは、Hubbleのような専用ツールを導入するのが良いと考えました。
Hubbleで内容が確定したら、クラウドサインで締結
Hubble導入後の契約業務のフローはどのようになっていますか？
横山
Helpfeelに関する契約書は社内に雛形があるので、お客さまごとにフォルダを作成して雛形からドキュメントを作成し、そこでコメントをやり取りしながらバージョンを重ねていくようにしています。内容が確定したら、Hubbleと連携しているクラウドサインで送信し、契約締結という流れになります。
Slack連携も利用されていますが、HubbleとSlackはどのように使い分けているのでしょうか？
横山
コメント自体はHubbleで行いますが、通知はすべてSlackで完結させています。処理が必要なタスクがあればSlackでブックマークしておいて、後で確認したり返信したりして消し込みをかけていく形です。
Hubbleの真価は、生産的な仕事に注力できるようになること
Hubbleを導入されて、実際のところ便利になりましたか？
宮崎
私の所属するサービス部の特性上、アップセルなど（※2）現契約に変更を加えなければならないことも多いので、契約に至るまでの経緯が一元化されているとやはり参考情報として使えるので便利ですよね。
※2 ：契約プランのアップグレード（アップセル）や商材の追加購入（クロスセル）などを通して、顧客単価を向上させること
契約更新が前提にあるサブスクリプション型のビジネスモデルだと、以前の契約を確認したいニーズはありますよね。
宮崎
はい。特にB2BのSaaS事業を行っている企業は同じような悩みを抱えていらっしゃるでしょうし、その課題はHubbleで解決できるんじゃないかなと思うので、おすすめできますね。
横山さんはいかがですか？
横山
とても便利になったというのが率直な感想です。従来は、コメントや条項の変更などの履歴を探すのが大変でしたが、Hubbleで一元管理されていることで楽になりましたし、別の契約書の条項検索もできるようになったので、契約書作成の効率も上がったんじゃないかと思います。情報を一元的に管理でき、法務としての知識を溜めていけることが一番のメリットだと感じています。
▼ 条項ごとの切り分け・検索についてはこちら！
ご利用による効果として、たとえば具体的にどれくらいの時間を削減できたましたか？
宮崎
実際に計算したわけではないのですが、たとえば、10-20バージョンまで変更された契約書を参照したり変更したりしたい場合、Google Drive上で行おうとすると、情報の掘り起こしや別の人間による確認作業まで含めると、1-2日程度掛かると思います。何よりも、取引先やお客様にすぐにお返事できないことで機会損失につながってしまうのが問題です。Hubbleの導入で、そうした無駄な時間と問題が大幅に解消されたと感じています。
たしかに、迅速かつ正確なサービスをお客さまに提供するという意味では、カスタマーサクセスにも影響が及びますよね。
宮崎
はい。また、時間がどれだけ削減できたかという視点も重要ですが、Hubbleの魅力はそこだけに留まらないと思っています。人間が創造的に仕事に取り組める時間は、1日のうちでも限られていると思いますが、そうした貴重な時間を契約書の掘り起こし作業に奪われてしまってはもったいない。無駄な時間を削減し、生産的な仕事に注力できるようになることこそが、Hubbleの究極の価値ではないでしょうか。
これは、当社のHelpfeelの考え方にとても近いです。Helpfeelには、単純なQ&Aはお客さま自身で解決してもらい、人による対応が必要な問い合わせに注力できる状態にしたいという思いがあります。
そのようなお考えでHubbleを使っていただけて本当に嬉しいです。お話を伺っていると、御社はシステム導入に対するハードルが低いように感じます。社内で、積極的にシステムを活用したほうがよいという文化があるのでしょうか？
宮崎
もちろん闇雲に導入しているというわけではありませんが、まずは使ってみて、導入してから考えていこうという文化があるのは事実です。必要以上にじっくり時間を掛けて検討することは、当社の文化としてもフェーズとしても適切ではないように思っています。社員のITリテラシーの高さに救われている側面もありますね。
属人化させることなく、組織として統一した意見を出せるように
今後、Helpfeelがより成長していくと、組織も拡大していくと思います。法務組織として達成していきたい次なる目標はありますか？
横山
まだあまり具体的に考えたことはありませんが、法務組織が拡大するときは必ず来ますし、その際にも、法務内の情報共有ツールとしてHubbleは有効に使えると思っています。業務を属人化させることなく、組織として一つの統一的なコメントや意見を出せるような法務体制をつくっていきたいですね。
サービス部として、宮崎さんはいかがお考えでしょうか？
宮崎
これまでは、私がHubbleを用いて一部の契約や検収業務を担当してきましたが、やはり現場の担当者本人が行い履歴を残すほうが正確なので、これからは事業部メンバーにより任せられるような体制を整えていけたらと思っています。
宮崎さん、横山さん、ありがとうございました！これからも御社の成長を応援します！
会社概要(2022年5月現在)
Company Profile
| 会社名 | 株式会社Helpfeel（取材当時の社名はNota株式会社） |
| 所在地 | 京都府京都市上京区御所八幡町110-16かわもとビル5階（京都オフィス） |
| 代表取締役(CEO) | 洛西一周 |
| 設立 | 2007年12月21日（2020年12月4日に日本法人を設立） |
| 事業内容 | ・スクリーンショット共有ツール「Gyazo」の開発運用 (https://gyazo.com) ・ナレッジ共有サービス「Scrapbox」の開発運用 (https://scrapbox.io) ・検索に特化したFAQシステム「Helpfeel」の提供 (https://helpfeel.com) |
| 資本金 | 3億3851万312円 |
| URL | https://corp.helpfeel.com/ |
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