圧倒的効率化!Hubble上でよく使うドキュメントへのクイックアクセス方法

本記事でわかること
  • 場面別、Hubble内のドキュメントに早くアクセスする方法
  • フォルダやドキュメントの名前の付け方のポイント

Hubbleユーザーの皆様、こんにちは!
今回は、Hubble内で見たいドキュメントに時間をかけずにたどり着く方法について、ご紹介します!

目次

本記事が参考になる方

法務部門か事業部門かに関わらず、Hubble内でのドキュメントを探すことに時間を費やしている状況を改善したい皆様にオススメします!

目的別!機能の概要とオススメの使い方

現在やり取りを繰り返しているドキュメントを探したい

ー こんな問題ありませんか?

法務・事業部門間でやり取りを行っている、進行中のドキュメントがどこにあるのかよくわからなくなり、探すのに時間がかかってしまう

ー 解決方法

「当該ドキュメントのお気に入り登録⭐️」がオススメです。

星マークをクリックするだけで簡単にお気に入り登録が可能

例えば、ちょうど今相手方と交渉している契約案件があり、都度そのドキュメントにアクセスすることが多い場合、当該ドキュメントを「お気に入り」登録しておけば、Hubbleの一覧画面左側にある「スター付き」フォルダからすぐに当該ドキュメントを閲覧することが可能です。

ー 活用にあたっての注意点

「スター付き」フォルダも通常のフォルダと同様に、初期表示は30件だけとなります(31件目以降は都度読み込みが必要)。このため、常時進行中のドキュメントが30件以上ある方は、こちらの方法ではなく、ドキュメントリストで案件管理することをオススメします

②最近アップデート/アップロードされたドキュメントを探したい

ー こんな問題ありませんか?

最近変更が加えられてバージョンが上がったドキュメントや、最近アップロードされたドキュメントを探すのに時間がかかってしまう

ー 解決方法

一覧画面での表示順を「最終更新日順」に設定することがオススメです。

例えば、フォルダ内で一番直近で変更が加えられたドキュメントを閲覧したい場合、当該ドキュメントが格納されているフォルダに移動し、画面右側にある「最終更新日」を降順(↓)に設定することで、新しくアップデート/アップロードされたものが1番上に配置されます。これによって、時間をかけずに最近更新されたドキュメントにアクセスすることが可能です。

この表示順の設定は、ログアウトしても維持されます。
ー 活用にあたっての注意点

Hubbleの「最終更新日」は、フォルダの場合はフォルダが作成された日付、ドキュメントの場合は、ドキュメントがアップロードされた日、または最後にドキュメントが編集された時になります(コメントが付されたことや添付ファイルの貼付などは、最終更新日には影響しません)。

③定期的に特定の条件を満たすドキュメントを探したい

ー こんな問題ありませんか?

ドキュメントリストで検索する頻度が高い検索条件を、毎回選択するのが面倒だなと思う

ー 解決方法

例えば、ドキュメントリストで案件管理をされている方で、何度も「法務確認中」というステータスで検索していた場合、その検索条件をドキュメントリスト内でお気に入りに追加することがオススメです。

ドキュメントリストで検索条件を選択の上、左下の「お気に入りに追加」から追加します。以後は「お気に入り」タブから、いつでも追加した条件での検索が可能になります。

検索時に「お気に入り追加」をクリックしておくだけで登録可能です

番外編

フォルダやドキュメントを、直感的に探しやすくするための極意

ここまで読んでいただいた皆様は、実際に進行している契約書に限らず、もっとスムーズにフォルダやドキュメントに直感的にアクセスできたらいいのに…と思われたかもしれません。

そんな時には、フォルダ名やドキュメント名の前に数字を記載することがオススメです。

Hubble上のフォルダやドキュメントはAtoZの順で並んでいるのが初期設定になります。その状態では必ずしも管理しやすい順番になっていないことがあるかもしれません。管理しやすい部署の順番や時系列がある場合には、各フォルダやドキュメントのに数字やアルファベットをつけることで、数字(またはアルファベット)の若い方からフォルダやドキュメントが表示されます。

「_」を入れると、見た目もスッキリするのでオススメです

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