『リーガルオペレーション革命』著者が語る法務改革の指針

先日、弊社が利用しているリーガルテックベンダーの皆さんと勉強会を行う機会があり、そこでお話しした内容をまとめていただきました。
私自身が法務部長として、法務部門のオペレーションを管理する際の問題意識と重要なポイントについて、簡潔にまとめられています。リーガルオペレーション改革のヒントになれば幸いです。

昨今、事業スピードがすごく早くなってきています。他方で、案件が簡単になっているかというと、そうはなっておらず、むしろその難易度は上がっています。そのため、スピードと品質のバランスをどうやって取っていくかが課題となっています。

事業スピードの高速化に対応するためには、ルーティンワークを効率化させなければなりません。他方、品質を維持するためには、結局のところ人によるところが大きく、ハイスペック人材をいかに採用するかが重要となります。

事業スピードが高速化しているものの、一定レベルの品質を維持しなければならないという難しい環境の中で、ルーティンワークの効率化を図るためにはテクノロジーの導入が不可欠で、リーガルテックの導入が非常に注目を集めています。

業務を効率化するうえでのターゲットは、やはり普段何気なくコストをかけているものです。どこにコストをかけているかと考えた時に真っ先に思い浮かぶのは、やはり法務のオペレーションの中のルーティンワーク（日常業務）でしょう。

特に、ターゲットとしてプライオリティをつけるべきことを2つ挙げるとすれば、量が多い業務と定型的な業務の2つで、まさに契約審査業務がこれに該当します。

まず最初に導入すべきシステムは、契約書管理システムです。理由としては、このシステムが導入されていないと、業務フローのコントロールが全くできません。また、このシステムが導入されることで、業務の見える化に不可欠なデータを取得することができます。法務担当者がどれくらいの案件を処理しているか、納期がどうなっているかといったことは、システムを導入しないと把握することができないのです。　

契約書審査には、分散型オペレーションと集中型オペレーションの2種類があります。分散型オペレーションとは、依頼者が好きな法務担当者を自由に選べるというものです。他方、集中型オペ―レーションとは、依頼者と法務担当者との間に管理担当者が介在するというものです。

この2つのオペレーションを比較した場合、圧倒的に効率が上がるのは後者です。しかし、実際に話を聞いてみると、意外なことに、非効率的な分散型オペレーションを採用している大企業が多いことに気づきます。

その要因としては、日々の案件処理に追われ、オペレーション改善にまで手が回らないことが考えられるでしょう。弊社では、効率的な集中型オペレーションを採用し、契約審査の依頼から回答、捺印後の原本管理までの一連のフローを契約書管理システムによって管理しています。

どういう契約が、どのくらい、どの部門から依頼されているのかというのは、実はあまり重要視されてきませんでした。しかし、こういった視点も、業務の効率化においては重要であり、ここをモニタリングしていないのは問題であると考えています。そこで、弊社では、契約マーケティングとして契約審査の依頼動向をモニタリングし、これを数値化してデータを分析しています。

一般的に、契約業務の効率化にあたっては、雛型を作成することが多いと思います。その際『どの契約について雛型を作成するべきか。』ということを考えるときに、先ほど説明した契約マーケティングのデータは非常に有益です。また、数が多くてリスクの低い契約については、そもそも本当に法務が審査すべき案件か否かを検討しなければなりません。実際、弊社では、ある契約類型について事業部で簡易判定ができるようなチェックシートを作成することで一部を審査対象から外し、契約業務の効率化を図りました。この作業にも契約マーケティングのデータが活用されています。

弊社では、案件の難易度を3ランクに分けて分類しています。具体的な分類は、①言語、②ドラフトのパターン、③ボリューム、④関係部門との連携、⑤リーガルリサーチ、⑥その他の加点要素といった項目から行っています。

このランク分けと契約書管理システムを応用することにより、それぞれの法務担当者がどのランクの案件をどれくらい担当しているのか一目でチェックすることができるようになりました。また、このデータを分析すると、すべての案件のうち、約80パーセントが一番難易度の低いランクのものであるということが分かりました。そのため、契約書審査をする上で重要なことは、量の多い難易度の低い案件をいかにして迅速に処理するかということになります。

先ほどの話にも繋がりますが、これからの法務には、リーガルテックを使って、一定の品質を保ちながら効率的に案件を処理することが求められるでしょう。効率的という言葉がキーワードになります。

また、パフォーマンスを数値化することで、公平に人事評価を行うことにも繋がります。法務担当者が努力した成果を数値化し、定量的な指標を用いて評価することで、スタッフにとって納得感のある人事評価を行うことができるようになりました。

これからの時代に求められる人材は、生産性が高い人材ではないかと考えています。究極的な話にはなりますが、難しい案件は外部委託してしまうことも可能です。そのため、難易度の高い案件だけを処理するために、優秀な人材を確保する必要があるかと言われると、私は懐疑的です。

結局のところ、法務においては、組織としてルーティンワークを一定の品質で効率的に処理することが求められるため、きちんと業務基盤を整える必要があると考えています。

これからの法務は、①パートナー機能（クリエーション機能とナビゲーション機能）と②ガーディアン機能という2つの機能が求められています。

そのうち、①パートナー機能というのは、コンサルティングスキルが高いレベルで求められ、工数もすごくかかります。そのため、これからの法務は、より①パートナー機能の拡充にコストをかけていかなければならないと考えています。法務担当者と事業担当者が事業のスキームを一緒に作っていくという方向性にこれからは進んでいくのではないでしょうか。裏を返せば、そこにコストを割くために、リーガルテックを導入して、②ガーディアン機能のコストを下げていく必要があると考えます。