Hubble クローズド勉強会

昨今多くの企業さまでは、働き方改革に取り組まれていらっしゃったかと存じます。
しかし、2020年以降、コロナ禍によるリモートワークへの対応が企業の喫緊の課題となっており、更にはDXによる競争力の強化も加わって、みなさま一様にこれまでにない変化を体験されていることと存じます。


ここにきて、過去20年働き方が変わっていないと言われている法務の契約業務にもおいても、バックオフィスDXの波が届いており、同様に見直しが求められています。


弊社では、契約書業務における契約書管理の効率化を図ることが、まず真っ先に取りかかるべき課題であり、時間の経過と共にレバレッジが効いてくるベストソリューションだと考えております。
そこで、本記事では、そもそも契約書管理とは何か、を皮切りに、効果的な管理、管理体制の構築について解説します。

そもそも契約書管理とは?

まず、企業の活動において、毎日のように発生する取引において「契約」が取り交わされ、その内容を表したものを 「契約書」と呼ぶことはご存じだと思います。ビジネスの現場では、お客様との契約や外部事業者との契約と、立場を変えても常につきまとうもの。誰でも一度は見たり触れたりしたことがあると思います。
そんな契約書ですが、契約書を管理するということはどんなことなのか、そもそも以下の4つの要素を全て満たしている状態が、弊社では「契約書管理」であると考えております。

▼契約書管理とは?
①台帳管理

契約情報が一つの台帳*に集約・統合されていること

②利用者の管理

然るべきメンバーが台帳を閲覧できるようになっていること

③期限管理(廃棄含む)

各契約の期限が把握されており、有効・失効がわかること

④履歴管理

いつ誰が契約書(のデータ)を追加・修正したかがわかること


* 契約書ごとに、契約相手や契約日、契約期間、原本保管場所、電子データファイルなどの情報をまとめたデータベースのようなもの。一般的には、Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトを使用して作成されることが多いと思います。

契約書について上記4つの要素が満たされていることを「契約書管理」と定義し、更に、日々の業務でメンテナンスされている状態が、契約書管理ができているという状態です。

それでは更に、契約書の「管理」がなぜ重要なのか、企業のリスクマネジメントや業務効率化の観点から解説していきます。

管理ができていない場合に何が起こる?

4つの要素の全部、または一部の管理ができていないことにより、様々なリスクが生じます。

最も深刻なのは、管理ができていないことで、なすべき債務の不履行が発生してしまったり、契約書を紛失してしまったために、紛争の証拠が準備できなかった場合です。

こういった懸念から大企業を中心に内部監査で指摘を受けた、といったケースも増えているようです。

ただ、お読み頂いているみなさまの中には、日本の場合、契約書管理の不十分さに起因して紛争化したり、紛争で不利益を被るケースはそれほど多くないように感じている事と思います。
ですが、さまざまな企業の契約書業務を行う法務の方に、実態としてお伺いしたところ、むしろ日常的な実害やリスクを感じているとのこと。
例えば、契約更新(解約告知)のタイミングを逸してしまったことにより、本来会社で支払うつもりのなかった経費の支払いが発生してしまうといったことが挙げられます。


昨今、さまざまなSaaSサービスを社内に導入して業務効率化を図ることが多いため、契約書に基づく契約期間や支払いに関する決め事が、常にモニタリングできる状況を作っておくことは、こうした支払いリスクに備える第一歩だと言えます。

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