2020.04.16 Thu

【5分でわかるHubble Vol.4】リーガルチェックに必要な関連資料を探す手間が激減する、ファイル添付機能を使ってみよう!

みなさん、こんにちは!Hubble編集部のニロ(にろ)です!!🙋‍♀️

突然ですが、こんな経験ありませんか?

・契約審査依頼が事業部から来たが、内容把握に十分な資料がない😱
・レビューに必要な資料はもらったが、メールが埋もれてしまった😱
・締結の背景を確認したいが、資料が共有スペースに保存されていない😱

これでは本題である契約書チェックの前に、背景事情を確認するだけで相当な時間を費やしてしまいますよね。

実はそんな状況から解放され、契約業務に必要な情報を集約できるのが「法務ドキュメント特化型クラウドサービス Hubble(ハブル)」なんです。
この記事では契約書の検討に必要な資料の散逸を解消するHubble(ハブル)の機能を、Hubble編集部の二口(にろ)が目次にある2つのポイントに絞ってお伝えします。
5分くらいで読める量にぎゅっとまとめてみましたので、ぜひご一読ください!

リーガルチェックに必要な資料が1つにまとまるHubble(ハブル)のファイル添付機能

関連する重要なファイルをまとめて添付

リーガルチェックをする際、定形取引ではない契約書など、複雑な案件になれば、背景理解のための企画書や根拠となる資料の確認が必要なケースもでてきますよね。
Hubble(ハブル)のファイル添付機能を使えば、Wordはもちろん、PDFやエクセル、パワーポイントなど様々な形式のファイルを、添付資料として保存することができ、契約に関連する情報を集約することができます!
(アップロードもドラッグ&ドロップで簡単!)

各ドキュメントに紐づけて資料を添付しておくことで、アクセス権限を持つ全員が閲覧することができます。ファイルのアップロード数には上限がないので、必要な書類はすべて添付しておくとよいですね。

締結版のPDFも一緒に保存できる

両者で押印を完了した締結済みの契約書も(下のオレンジ枠から)保存しておくことができます。

PDFをアップロードすると、PDFのアイコンが表示されます。
更新が近づいた時や締結した契約の条件を確認したい場合に、1クリックで契約締結の背景、交渉の過程とともに、実際の締結版PDFを確認できます!

ナレッジシェアにも最適なHubble(ハブル)の使い方

情報の引継ぎにも最適な添付機能!

様々なビジネス上の背景も加味して作成された契約書は、別の担当者が一読しただけでは「なぜこういった条項になっているのか」の背景を理解することが難しいですよね。
担当者が在籍してば質問に行くこともできますが、退職などにより質問ができない場合もあります。
こんな時もHubble(ハブル)上に添付された資料があるので、心配ありません!
契約書作成時に関連資料も添付しておけば、前回ご紹介したコメント機能と併せて、意識しなくても情報を引き継いでいくことが可能です。

▼ あわせて読みたい

【5分でわかるHubble Vol.3】リーガルチェックに必要な関連資料を探す手間が激減する、ファイル添付機能を使ってみよう!

ナレッジ蓄積のルールを用意しておくのもおすすめ

複数名の担当者が存在する場合は、リーガルチェックをするときのルールとして、資料やコメントに関するルールを用意しておくとナレッジシェアがしやすくなります!
例えば…

(1)ドラフト作成・修正時には、必ず関連資料をHubbleにアップする
(2)ドラフト修正時には、簡単に変更理由をコメントに記載しておく

など、これまでの業務のやり方と大きな乖離のない、シンプルなルールだと、チーム内で定着しやすくなりますね👍

まとめ

いかがでしたか?
今回は、Hubble(ハブル)のファイル添付機能についてお伝えしました!
Hubble(ハブル)を使えば、リーガルチェックの際に関連資料を探索する作業から解放され、さらにナレッジシェアも簡単にできそうではないでしょうか?

自社の環境でも使えるか確認したい、もっと詳しい資料が欲しいなどのご要望がありましたら、下記のお問い合わせフォームまたは資料請求画面からお気軽にお問い合わせください!!

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