2020.04.09 Thu

【5分でわかるHubble Vol.3】リーガルチェックに必要な関連資料を探す手間が激減する、ファイル添付機能を使ってみよう!

みなさん、こんにちは!Hubble編集部のニロ(にろ)です!!🙋‍♀️

毎日様々な部署から届く契約書のリーガルチェックの依頼✉️。
メーラーを開いて届いた依頼を確認し、ようやく契約書の内容確認に着手しているところに「先日お送りしたリーガルチェックはいつ頃お返事いただけそうでしょうか?」と丁寧ながらも返事を急かすようなメールが飛んでくる…
時にはこの「先日お送りした」とは、一体どの案件のことなのか分からず、メールやフォルダで検索することに時間を費やすことも…
そんな経験ありますよね。私自身、飛び交うメールをさばくだけで苦労している1人です。

実はこのメールのやりとりから一気に解放してくれるツールが「法務ドキュメント特化型クラウドサービス Hubble(ハブル)」なんです。
この記事では、リーガルチェック時のメールコミュニケーションで発生している様々な手間を解決するHubble(ハブル)の機能を、Hubble編集部のニロ(にろ)が目次にある2つのポイントに絞ってお伝えします。
5分くらいで読める量にぎゅっとまとめてみましたので、ぜひご一読ください!

コミュニケーションが集約されるコメント機能

ドキュメントごとにコメントを残せる

ワードを使ってリーガルチェックをする場合、ワードの「コメント機能」を使ってワードファイル内にコメントを残すことが多いと思います。
そうです、こんな感じで。

文章につけられたコメントには変更の意図を説明するものもあれば、社内の担当に向けて確認するために書かれたコメントなどもあります。そうした場合、社内向けコメント削除をしないまま社外の方へ送ってしまうと不都合があるケースもありますよね。
Hubble(ハブル)のコメント機能は、ドキュメントに紐付けてコメントを残すことができます。

社外に向けて記載すべきコメントは、これまでどおりワードのコメント機能を使い、社内向けのコメントは、Hubble(ハブル)のコメント機能を使うようにすれば、コメントの削除漏れリスクはぐっと軽減されます。

更に、このHubble(ハブル)のコメント機能は、ドキュメントのバージョン毎に付すことができるので、検索に時間をかけずに、各バージョンにおいてどういった背景や議論があったのかがすぐにわかります!

Hubbleの通知を使うとタスク管理も可能

また、Hubble(ハブル)内でコメント機能を使ってやりとりをすることで、法務の方はHubble(ハブル)内の通知を確認するだけで済むようになり、メールで進捗状況を確認されることから解放されます。
自らの作業状況を確認したい場合は、右上のベルマークから「未読通知一覧」を開くと、自分宛のコメントを確認できるので、未完了のタスクや未回答の問合せをすぐに把握することができます!

リーガルチェックからメールが消える?Slackを使ったメンション機能

Hubble(ハブル)では、Slack(スラック)、Chatwork(チャットワーク)、CLOUD SIGN(クラウドサイン)、DocuSign(ドキュサイン)とのAPI連携が可能です。
お使いのツールがあれば、連携させることで業務効率が一層向上します!

例えば、SlackにAPI連携すると、特定の相手に対してメンション(@)をつけて送信したHubble(ハブル)のコメントを、Slackの特定のチャンネルやDMに流すことができます
メンションされた人は、Slackのチャンネルに送られたメッセージのリンクをクリックすれば、該当のHubble(ハブル)上のドキュメントを見ることできます。

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【機能追加】Slack連携

会社のコミュニケーションのメインツールがSlackだったら、ぜひHubbleと連携してみてください!
契約に関するコミュニケーションが更に円滑になります✨
先日導入事例が公開されたテックファームホールディングス様も、Slackとの連携を上手くご活用頂いておりました!

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【年間700件超の契約業務効率化!Slack×Hubbleで事業部門と法務を繋ぐ、法務の新しい働き方

まとめ

いかがでしたか?
今回は、Hubble(ハブル)のコメント機能とSlack連携機能についてお伝えしました。
Hubble(ハブル)を使えば、リーガルチェック時のメールから開放され、今よりもっとリーガルチェック自体に時間を使えそうではないでしょうか?
なお、ニロ(にろ)の調査によれば、今後もHubble(ハブル)は、様々なツールとの連携を模索しているとのことですよ😎非常に楽しみですよね!!

自社の環境でも使えるか確認したい、もっと詳しい資料が欲しいなどのご要望がありましたら、お問い合わせフォームまたは資料請求画面からお気軽お問い合わせください!!

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