2年越しで見つけたリーガルテック!事業部門と法務との関係性の促進には、Hubbleへの導線が決め手

今回は、「顧客の生産性の最大化」をミッションに掲げ、国産CRM/SFAツール「eセールスマネージャー」を開発、販売しているソフトブレーン株式会社の法務のご担当者様に、いかに事業部門と共にHubbleを活用していくか、その方法について伺いました。

本記事のポイント

◆導入前の課題
 ・メールに案件が埋もれてしまい、検索に時間がかかっていた
◆Hubbleの利用範囲
 ・法務及び事業部門
◆Hubbleへの期待
 ・事業部門の負担感を少なくしつつ、案件の抜け漏れを防ぐこと
◆導入後の効果
 ・契約案件に関するメールの抜け漏れが激減した
 ・顧客管理システムと契約作成過程の情報が紐づいて管理できるようになった

目次

法務と事業部門の関係性を促進してくれるツールを求めていた

ーー本日は、宜しくお願い致します!さて、早速ですが、Hubbleを導入するまでの経緯を伺えればと存じます。まずは、貴社には、法務としてどういった問題意識があったのでしょうか?

まず、当社の場合、従来から契約書の審査依頼に始まる事業部門と法務とのコミュニケーションは、メールがベースでした。そういった中で、1日に非常に多くのメールがボックスに溜まると、その中から必要なメールを探すことに多くの時間を費やすことになり、非常に非効率だと感じていました。

また当社における法務としての主担当は私のみになるのですが、メールがコミュニケーションの中心に据えられていたということもあり、どうしても契約に関する情報が私と事業部門の担当者とのメールだけに溜まっていくことに不安を覚えることがありました。本来情報を辿る必要がある人が辿れない、情報が属人化してしまうのでは、と。

こういった中で、自分に万一のことがあった時のためにも、取引に関する情報をどう会社に残しておくかということを考えていました。

ーーなるほど。それらの課題への解決策としてリーガルテックを検討されたのですね。その中でどうしてHubbleを選んで頂けたのでしょうか?

実は2019年からリーガルテックの導入を目指した調査は進めていたのですが、なかなか導入にまで漕ぎ着けられませんでした。
というのも、法務としては上記の課題の解決が非常に重要なのですが、一方で導入すれば事業部門のメンバーとも一緒に使うことになり、彼らへの配慮が必須になるからです。課題の解決とは別に、そもそも法務と事業部門の関係性を促進してくれるツールであることが大切だと考えていました

逆に導入によって事業部門の従来の業務フローを大きく変えないといけなかったり、却って大きく手間が増えるということになると、会社として導入する意義が見出せなくなってしまいます。言い換えると、顧客の生産性を最大化するという我々のミッションの実現から離れてしまうようなリーガルテックは入れられない、ということですね。

この点でHubbleは、法務としての課題にフィットするだけでなく、シンプルに作られている分、数十〜百名程度で使う場合にも混乱なく、事業部門への負担もそれほどかけずに導入できそうなツールであるとすぐに感じました。

ーーありがとうございます。導入に向けて事業部門のメンバーにも意見を募ったりしたのでしょうか?

一緒に活用するシステムになるので、Hubble導入のために動き始めた早い段階から事業部門のマネージャーに意見を聞きに行きました。当社では自社製品であるeセールスマネージャーという顧客管理システムを実際に業務でも活用しているのですが、契約書に関するコミュニケーションをとることに最適化された機能があるわけではありません。この点を補完するという意味で、Hubbleを紹介しました。
具体的には、Hubbleを使うことで、契約に関するコミュニケーションがより円滑になること、これに加えて、Microsoft Wordをベースにした業務は従来と変わらず、従来のメールでのやりとりと比較しても事業部門に大きな負担をかけないことを説明しました。
事業部門のマネージャーからは、すぐに「良さそうだね」と認めて頂き、導入への道のりがグッとスムーズになりました。

事業部門が使っているツールからの導線がキーポイント

ーー事業部門への負担を減らす、という観点では、Hubble単体の機能も勿論重要ですが、Hubbleへの導線や取り巻くフローも同様に重要になると思われます。この点で工夫したポイントなどはありましたか。

まず、当社ではHubbleを、審査依頼と法務内の契約審査及びこれらに関するコミュニケーションの場面で活用しています。

ソフトブレーン社の契約業務フローのイメージ図

その中でまず重要だと考えたのが「入り口」です。

普段、事業部門のメンバーは前述の通り、顧客管理システムであるeセールスマネージャーを活用しており、Hubbleを必ずしも毎日使うわけではありません。このため、いざ契約審査を法務に依頼しようとした際に、Hubbleへの導線がわかりやすいところにないと、事業部門に探す手間をかけさせてしまうと思いました。

このため、eセールスマネージャー内部に、Hubbleへ遷移できるボタンを用意しました。
契約書の審査依頼をしたい、と思ったらeセールスマネージャー内にあるリンクをクリックして、Hubbleのログイン画面を表示させるというイメージです。

実際のeセールスマネージャーの画面。契約書管理タブの配下にHubbleへのリンクがあり、ここからHubbleへ遷移できる。

次に重要だったのが、eセールスマネージャー内の各案件ページとHubbleのドキュメントの紐付けです。

法務としては契約審査に当たって、取引の背景となる情報を知る必要があります。より事業部門に配慮し、実態に即した契約書のレビューをするためですね。ただ、繰り返しになりますが、そういった日常の顧客との間のやりとりや情報は、当社の場合にはeセールスマネージャーに蓄積されています。このため、法務としても、事業部門としても、契約と顧客情報の紐付けが必要になります。

そこで、eセールスマネージャー上の案件番号を、Hubbleの詳細情報にも書き込めるように、当社独自の項目として案件コード番号をカスタマイズしてHubbleに追加しました。これによって「案件コード番号」をキーにして、Hubbleからeセールスマネージャーの情報に辿り着くことができるようになりました。
この項目は、ドキュメントリスト側でも一覧化して確認ができるので、助かっています。

Hubbleのドキュメントリストでは、初期設定20項目に加え、自社で管理したい項目を更に追加することができる。

多数のメールでも、案件抜け漏れが激減

ーー実際にHubbleを業務で活用してみて、法務としてご覧になって、どういったメリットを感じていただけたでしょうか?

前提として、契約に関する情報が一箇所にきちんと集約されたという点で、情報は属人化せずに済んでいます。万が一のことが起きた際の一人法務としてのリスクヘッジにも勿論寄与しています。

これに加え、やはりHubbleを導入することによって、自然とバージョン管理ができ、契約内容確定までの流れがきちんと見えるようになったことは大きいと感じています。

沢山の案件が同時並行で動いていると、どんなに整理しようと思っても、人の手に頼った管理ではどれが最新版か分からなくなり、取り違えなどのリスクが常に付き纏うので、この点は大きく変わったところです。本当に見やすくなりました。
こうしたポイントは、事業部門とのコミュニケーションの場面にも良い影響を与えています。例えば、事業部門と契約内容についてすり合わせる場合にも、Hubbleを見ればすぐにこれまでの経緯をキャッチアップして話ができるので、過去のメールを遡って探していた時とは、業務のスピードも質も大きく違うと思います。

Hubbleの画面のイメージ。中央に差分表示、右側にコメントが確認できる。

ーー単純に受信するメールが多いと、検索の手間もさることながら、抜け漏れも起きそうですよね。

当社の場合、Hubble上でコメントがされた場合にはメールで通知されるので、メールの件数自体が減っているということではないのですが、通知に気付けないということは大幅に減りました。

通常のメールだと、送信者もタイトルもバラバラですが、Hubbleからの通知メールは常に@hubble-inc.jpのドメインから送付され、タイトルにも必ず「Hubble」とつくため目立ちます。小さなことではありますが、日常の業務では助かっていることの一つです。

さらに抜け漏れを防止してくれる機能がもう一つあります。「活動履歴メール」です。毎日20時に、自分に関係のあるドキュメントに対してその日に行われた更新の情報がまとめて送付されます。私は、このメールを翌朝、業務開始とともに見て、自分が知らないうちに動いている案件がないかチェックしています。この活動履歴メールで対応漏れに気づけたことがあり心理的な安心材料になってます

Hubbleの「活動履歴メール」。当日に行われたバージョンの追加やコメントがサマリーとして表示される。

事業活動全体と繋がる展開に期待

ーー最後に、今後のリーガルテックに求めることなどがあれば教えてください。

まず、これからの法務は、各所で言われているように、ブレーキ一辺倒ではなく、時にはアクセルを踏むサポートをする役割に回ることも必要なのだと考えています。やはり提案の拒絶だけではなく、法務としても考え得る代替案や妥協案を用意しておき「営業の懐刀」になることを意識すべきではないかと。

こういった法務の役割が期待されるとするならば、リーガルテックも法務のみに閉じた存在ではなく、事業活動全体と繋がっている存在であってほしいと思います。
その一つとして、事業部門が使うシステムとの連携などがどんどん実現していけば良いなと感じています。

ーーありがとうございました!!


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会社概要
会社名:ソフトブレーン株式会社
所在地:東京都中央区日本橋1-13-1 日鉄日本橋ビル 9階
代表者:代表取締役社長 豊田 浩文
設立:1992年6月17日
事業内容:営業イノベーション事業
URL:https://www.softbrain.co.jp/


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