ドキュメント関連業務の6割を削減!Hubbleで創る、事業部門の協力を引き出す理想の契約業務

今回は、生活のお困りごとを抱える一般のお客様と、それを解決するプロフェッショナルをマッチングするプラットフォーム「生活110番」を運営しているシェアリングテクノロジー株式会社で、法務課長として活躍している東内様に、Hubbleを活用した「事業部と行う契約業務」について話を伺いました。

ー 本記事のポイント ー
◆導入前の課題
 契約書のバージョン管理が適切に行われていなかったこと。
◆Hubbleの利用範囲
 法務および事業部門
◆Hubbleへの期待
 契約書のバージョン管理を漏れなく行うこと
◆導入後の効果
 ・バージョン管理が効率的に行え、抜け漏れもなくなった。
 ・チャットツールとの連携により、事業部への法務ノウハウの移譲が進んだ。

目次

契約書のバージョン管理に課題感

ーー 本日はよろしくお願いいたします。シェアリングテクノロジー様はかなり初期からHubbleをご利用いただいておりますが、一体どこでHubbleのことを知っていただいたのですか?

かなり昔のことなので詳しくは思い出せませんが、どこかのメディアでHubbleの記事を見て、そこで初めて知りました。
当時漠然と、契約業務に対して「無駄な労力」を使ってしまっていると感じていたので、直感的にこのサービスは使えるなと思いましたね。

シェアリングテクノロジー株式会社 人事総務部法務課長 東内様

ーー 具体的にHubble導入前は、どのように契約業務を行なっていらっしゃったのですか?

従来は、コミュニケーションツールのチャットアプリを、ワークフローのように利用していました。各事業部がチャットに直接Wordファイルをアップロードして、それを法務側で受け取り、法務スタッフがチェックをするというイメージです。
多くの契約書は法務メンバーと法務リーダーによるダブルチェックを行なっており、そこを通過したものを再び事業部にチャットで渡します。
契約内容や条件のすり合わせは、そのままチャットを使って行なうか、口頭で直接行っていました。特に検討過程やドラフトのWordファイルの保管に関するルールはなく、検討過程と最終版のドキュメントは、各個人のPCに保存していました。

ーー 契約業務にチャットツールを使う会社様は多いですよね。「無駄な労力」はどこに生まれていたのでしょうか?

主に検討過程の契約書のバージョンを管理する業務です。
過去には営業担当が顧客に旧版の契約書を送ってしまうというミスも起こったことがありました。こういった取引先へ不誠実なことが発生するのを防ぐという観点でも、契約書のバージョンを適切に管理することの重要性は認識しておりました。ただ、組織としてルールを徹底できておらず、個々人の努力に委ねる部分が多かったため、結果として非常に無駄な労力を割いてしまっているなと感じておりました。

契約書の作成過程とその間のコミュニケーションが連携

ーー そのような中で主に契約書作成過程の部分について、Hubbleをご導入いただきましたが、お力添えはできておりましたか?

はい。まずバージョン管理が自動で行われるので、先ほどの無駄な労力、つまり検討過程にある契約書のバージョン管理に関する労力は体感にはなりますが、9割方なくなりました
ドキュメント周りの業務全体で見ても6割程度はかける労力が少なくなり、だいぶスッキリしましたね。同時に、契約書をクラウドに保存できるため、社内サーバーへの負荷も減りました。

図1:Hubble導入後のフロー。バージョン管理とその中のやりとりが一箇所に集約され、整理された

ーー Hubbleを活用したフローで工夫した点はございますか??

業務のスピード感を保ちつつ、かつ抜け漏れが生まれないような設計にしています。
具体的には、契約書チェックを受け付ける専用のフォルダを用意し、受付段階のサブフォルダ、交渉段階のサブフォルダ、締結待ちのサブフォルダを用意し、締結が完了したものを事業部のフォルダに振り分けるというフローを組んでいます。
その中で、急務のものはチャットで依頼し、そうでないものは直接Hubbleを確認することでスピード感のアップと抜け漏れの防止を徹底しています。さらに、Hubbleのコメント機能とチャットの通知機能による契約書に対する追加連絡も活用しています。

ーー 御社はコメント機能もたくさんご利用いただいておりますね

はい。コメント機能は結構使わせていただいています。契約にどういう意図で変更が加えられたのかを可視化できるのは大きいですね。さらにそれがバージョン情報と紐付いて進捗まで追えるというのは、コミュニケーションを円滑にしたり情報の属人化を排除できたりするので助かります。

加えてチャットツールに連携されたHubbleコメントのやり取りは、(一部の機密情報を除いては)当社のメンバーの全員が見ることができるようになっており、そういった状況が情報の共有に役立っているという面もあると思います。(取材当時は、チャットワークを利用)

――一方で、Hubbleの導入を推進される際に苦労されたことはありましたか?

やはり上長の決裁を得るのと、導入後に社内に浸透させるフェーズでは苦労しました。
しかし、私はHubbleを一目見た瞬間に使えるツールだと感じていたので、上司にはとにかく使わせてくれ、絶対に業務が楽になるからと言って説得をしました。

契約書は事業部と一緒に作る

ーー 仰っていただいたようにシェアリングテクノロジー様はHubbleを事業部門にも展開していただいておりますが、どうして法務内で閉じて使うのではなく、事業部にも展開してご利用いただいているのですか?

契約書は法務だけではなく、事業部と一緒に作っていくべきだという考えがあったからです。
契約の肝がなんなのかを事業部にも理解して欲しいのと、現場での交渉内容がきちんと契約書に落とし込まれているかを確認してもらいたくて、事業部にもきちんと契約書を見てもらっています。

――素晴らしいお考えだと思います。まさにHubbleが実現していきたい契約業務の像ですね。ちなみに、事業部と契約を共同で作れるようになってきたなと実感したエピソードなどはございますか?

法務で作成した契約書に対して、事業部の方から「ここはどうなの?」とか、「あらかじめ手を加えておきました。」と自発的にチェックすべきポイントを先回りして確認してもらえることが以前よりも増えていると感じています(図2参照)。

図2:実際のHubbleコメント欄上の法務・事業部門間のやりとりの様子

――実際に事業部門へHubbleを使ってもらうために、マニュアルや説明会などはご用意されたのでしょうか?

マニュアルは作りましたが、大掛かりな説明会は行っていません。
HubbleのUIはとても簡潔でわかりやすいので、とにかく使えばわかるだろうという自信がありました。Wordファイルのアップロード先をHubbleにするだけで相当便利になるよとだけ伝えていました。実際事業部からの質問もそこまで多くはなかったですね。

――その数少ない質問の中では、どのような種類の質問が多かったのでしょうか?

Wordの変更履歴とHubbleの差分表示が違うという点はよく問い合わせがありました。でも一度きちんと説明すると、すぐに理解してくれました。

――なるほど!先ほどのHubble導入時のお話にも通じるかと思うのですが、法務の方が事業部と上手にコミュニケーションを取る際の秘訣ってあるのでしょうか?

交渉についてのアドバイスなど、こちらからGiveができるかどうかだと思います。
やはり一方的にああしてくれこうしてくれと言われるのは誰でも嬉しくないですから、相手の立場に立った発言ができるかどうかが大切だと考えています。
自分自身も過去には営業職として働いていた経験があるので、多少は事業部のメンバーの気持ちがわかります。もしかしたら、こうした経験が今役に立っているのかも知れないですね。

いつどんな場面でも活躍できるようなスキルを

――リーガルテックは他にも様々なサービスがある中で、どうしてHubbleをご導入いただけたのでしょうか?

過去にはAIレビューのサービスを使っていましたが、今の当社法務のフェーズでは必要ないのかなと思っています。
というのも、若手のメンバーのためにならないかもしれないなと感じたからです。たしかにとても便利なサービスではありますが、メンバー達にはいつどんな場面でも活躍できるようなスキルを身に付けて欲しいと考えています。そのためには、たくさん契約書と向き合って、汗をかかなくてはいけないわけです。
ただ、バージョン管理など、周辺の業務に時間を割くといった無駄な努力をしてはいけません、そこはHubbleで効率化するべきところです。

――ありがとうございます。ここでリーガルテックの導入を悩んだり、躊躇されている会社様にアドバイスなどはございますか?

もしかすると管理部門が楽をするのは良くないという雰囲気や、そこにコストをかけるのはけしからんという風潮がありなかなかリーガルテックの導入に踏み込めない会社様もあるのかもしれません。
しかし、我々がHubbleを導入した結果、無駄な作業やミスが減り、付加価値がより高い業務に注力できるようになり、社内でも導入に一定の評価を得られていると実感しています。ぜひ迷っておられる会社様には勇気をもって導入を提案してくださいとお伝えしたいですね。

開拓者としての法務

――それでは最後に、東内様が今後Hubbleの活用を通して、実現していきたい法務のビジョンをお伺いできますでしょうか。

「法務のメンバーは事業部の立場を理解して」、「事業部のメンバーは一定の法律知識を持って」建設的な議論ができる会社になることが当面の一つの目標です。また、今回締結前の契約書のバージョン管理はできたものの、契約書管理全体ではまだまだ課題があるのが現状です。
そこで、 次のステップとして、締結済み契約書の台帳作成や期限管理の効率化に着手したいと考えており、Hubbleの活用と合わせてドキュメントリストの導入を進めております。可能な限りDXを進めて無駄を省き、必要な個所に必要なリソースを投入出来る機動的な法務を作っていきたいと思います。

――ありがとうございました!!!


■「生活110番」について
暮らしのお困りごとに関する150以上のジャンルを取り扱い、ユーザーにとって最適な専門提供者を全国4,600社以上の中からマッチングする総合プラットフォームサイトです。

■会社概要
会社名 :シェアリングテクノロジー株式会社
所在地 :〒450-6319 愛知県名古屋市中村区名駅1-1-1 JPタワー名古屋19F
代表取締役 CEO: 森吉 寛裕
設  立 :2006年11月24日
資本金 :13億806万円※2020年12月末現在
コーポレートサイト:https://www.sharing-tech.jp/

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