目的別Hubbleコメントの活用法

みなさん、こんにちは🙋‍♂️

突然ですが、法務パーソンの皆様は、日頃の業務の中で、こんな場面に遭遇したことはないでしょうか??

ー 契約書自体とそれに関わるコミュニケーションがバラバラになってしまっており、照らし合わせに時間がかかる
ー チームメンバーに退職者が出てしまうと、辿れたはずのメールが辿れなくなり、案件の背景が全く分からなくなる
ー 締結済みの契約書の条項について、そもそもどういった検討があったのか、その判断根拠が何か、が分からない

いずれも、契約の検討過程の情報に関する「あるある」ですね。

こうした元来からの課題に加えて、昨今は、在宅ワークが広がりを見せコミュニケーション手段が多様化するなど、事態は更に複雑になっています。こうした流れは、いわゆる「新しい生活様式」の一つとして、今後も継続していく可能性が非常に高いと言えそうです。法務パーソンもこうした環境に適合しながら、業務を推進していく必要があります。

もっとも、ただでさえ上記のような課題がありながら、今まで同じビル、同じフロア、同じ「島」で業務をしていたメンバーと、物理的に離れた場所から必要な情報伝達を適時に、かつ的確に伝達することはそう容易ではないかもしれません。

ということで今回は、こうした新たなコミュニケーションのあり方に適合した、Hubbleのコメント機能の活用法について、3つの用途からまとめていきます!

目次

用途①:コミュニケーション手段として使う

実際にHubbleユーザーの中で、最もよく利用されている使い方です。
例えば下記のような、事業部門ー法務間の日常的な業務連絡です。

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「👍(いいね)」をつけることもでき、チャットライクなコミュニケーションが可能なため、メールなどと比して、法務部内や事業部とのコミュニケーションの円滑化にも役立ちます。

〈自分たちに課される義務をフックに、契約書に関心を持たせる〉
「事業部門のメンバーが契約書を読んでくれない」という法務パーソンの悩みをよく耳にします。こうした場合には、まず事業部門と契約に関するコミュニケーションをとることから始めてみましょう!
例えば、私は「製品の検収期間は3日で足りますか?」といった感じで、自分たちに義務として要求される内容について、意識的に確認したり、話を振っていました。こうすることで、事業部門の方も、契約書に書かれていることを「自分ごとと感じやすくなり、段々と契約書に関心を持つようになってくれます。

Hubbleのコメントは、SlackTeamsChatworkなどのコミュニケーションツールとも連携可能なので、日々使っているツールをそのまま使いながらこれらの特定のチャンネルにHubble上のコミュニケーションを集約しておくこともできます(下はSlackの画面)。

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用途②:契約に関する情報集積先として

契約の審査依頼

実質的な契約審査を行うには、まず取引の概要(どんなビジネスをしたいのか)を掴むことが重要という教えは、もはや法務の皆様の間では耳タコかと思います。

こうした背景情報について、全く聞かずに契約書をレビューする法務パーソンは、少ないかと思いますが、他方でその内容は、メールや別途記入してもらったフォームにだけ残っていて、後から辿るのが困難といったケースは非常に多いのではないでしょうか。

こうした情報もHubbleのコメントに残しておけば、契約書のドキュメントと関連情報がセットで保管されることになり、情報の一元化を実現できます!

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〈もちろんチーム全員が協力できることが重要〉
法務としてHubbleに情報を集約していきたい場合には、他のメンバーの協力も不可欠です。
こうした協力を得るにあたってはガチガチのルールは多くの場合逆効果になります。守ることに精一杯になって「やらされ感」が強くなるからです。
そこで我々も普段、なるべくルールはシンプルにしましょう!とお話ししています。
例えば、上記のような契約案件に関連する基本情報を、必ずHubbleのドキュメントのv1に残していくというシンプルなルールを設定するのはどうでしょうか。これだけでも結構有効で、情報は無理なく集約され、参照のしやすさも格段に上がります!

チェッカーからのフィードバック

Hubbleのコメントの特徴は、特定のバージョンに紐づいたコメントを残せる点です。

例えば、リーダーからのフィードバックもコメントに記載してもらえば、ドキュメント特定のバージョンと一体化した形で法務の生きた教材」を残すことができます。これにより、他のメンバーの思考過程を少しだけ追体験できるようになり、法務組織としてのレベルも上がってきます。

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〈リモートで難しくなるOJT〉
リモート環境ではコミュニケーション方法が多様化する一方で、面と向かってコミュニケーションをすることが難しくなります。このため、ビギナーの教育には少し工夫が必要になります。
こうした環境下では、Hubbleのコメントのような他のメンバーが思考した過程である「生きた教材対面式のOJTを補うものとして非常に重要になると考えられます。
特に経験の浅い法務パーソンは、ここから判断の「引き出し」を増やす機会を得られるようになりますので、是非わかりやすい形式で情報を残しておくと良いでしょう。

用途③:自分用のメモとして

Hubbleのコメントは、宛先を指定しなくても残すことができるため、単純なメモとして使うこともできます。

例えば、条項の修正の根拠や自分なりにポイントと考えた点を記録しておくことが良いですね。
この使い方であれば、いわゆる一人法務の方でもナレッジを蓄積しておくことができますし、近い将来やってくる「二人目の法務」の方に情報を残すこともできます(私もユーザーだった時には、具体的な案件から今後に参考になるような、対応手順を一般化して書き残していました)。

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なお、Hubbleのコメントは、自分へもメンションをつけることができます。
これを使って、自分にとって有用なメモは、自分にメンションを宛てて未読通知一覧を通じて確認できるようにしておくのも便利な使い方です。

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まとめ

今回は、3つの用途からHubbleのコメントの機能について説明してきました。日常のコミュニケーションからナレッジの蓄積に至るまで、様々な用途で活用可能であることがお分かり頂けたことと思います!

そして、このHubbleのコメントの最も重要な特徴は、Wordのコメント機能のように人為的ミスによって外部に漏れる心配がない一方で、ここに記載された情報は(アクセス権がある限り)社内のメンバーに対してオープンで、共有できるという点です。

契約書は法務だけでなく事業部門や経営層など企業の様々な立場の方の情報を集約して作成するものです。Hubbleのコメントがよりチャットライクな仕様になっているのも、契約書だからと一歩引くのではなく、様々な立場の方ときちんとコミュニケーションを取って欲しいという思いが背景にあります。

先日新たに実装された「コメント検索機能」も活用しつつ、情報が一部のメンバーに偏ることなく、適切に共有される状態を是非実現して頂ければと思います!


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