在宅ワークでの契約業務に、Hubbleはいかがですか?-在宅で顕在化する4つの課題を解決!-

皆さん、こんにちは!🙋‍♂️
昨今の情勢によって、いわゆる「在宅ワーク」を開始された会社も多くあるかと思います。
1週間〜数ヶ月程度の在宅ワークを経験し、「意外とできるね、いいじゃん!」というメリットとともに「オフィス勤務の時よりここが面倒になったなぁといったデメリットも感じ始めた頃かと思います。

そこで、今回は在宅ワーク下の契約書業務で「ちょっと困ったな」と皆さんが感じるポイントについて、Hubbleによる解決方法をお知らせしたいと思います!
なお「そもそもHubbleって何だ?」という方は、まずこちらをご覧ください!

目次

「情報が紙とデータとで混在」がなくなるクラウドサービス、Hubble!

あ、オフィスに資料忘れて来ちゃった…

バタバタして在宅ワークに移行したこともあり、契約に関する紙の企画書やメモをオフィスに置いてきてしまい、出社しないと確認できない…といったハプニングを経験された方もいらっしゃるかもしれません。
Hubbleを導入することで、こうしたハプニングは減っていきます!

Hubbleに参照したい情報を集約できる!

Hubbleは、クラウドサービスですので、Hubbleにアップロードしたドキュメントや情報は、オフィスでもご自宅でも閲覧することが可能です(もちろんアクセスにあたってIPアドレス制限をかけることも可能です)!

契約書などの各ドキュメントに「添付ファイル」を保存することもできます。
この添付ファイルには、Wordファイルはもちろん、企画書などのPDF、PowerPointファイル、収支予測をしたExcelファイルも保存可能です!
レビューの準備として資料をアップロードしておけば、「オフィスに忘れた」は確実に減っていきます👍

資料のアップロード方法もドラッグ&ドロップで簡単です!
Hubbleの導入を、「もしもの時に備えて資料はデータで一箇所に残しておくという習慣づくりのきっかけにして頂ければと思います!

「ちょっとしたことを聞くのが面倒で聞きづらい」をなくすHubbleのコメント機能

ちょっと聞きたいが意外に難しい

在宅ワークの下では、これまで口頭でサクッと聞けたことも少し聞きづらかったり、同じ空間にいないことからいつもより少し詳細に説明を記載しなければいけなくなり、少しだけ(法務同士であればまだしも、事業部の方に対してはなおさら?)コミュニケーションが億劫にならないでしょうか?
このような課題には、Hubbleの「コメント機能」が有用です!

コメント機能でコミュニケーションをシンプルに!

Hubbleのコメント機能は、各契約書の各バージョンごとにコメントを残せるので、細かな背景説明やどの契約書のどのバージョンについて話をしているのかなど、周辺情報を重ねて説明する必要がなくなり他のトピックに埋もれることなく、スピーディーなコミュニケーションが可能になります。
(チャット形式で表示されるので、コミュニケーションが堅苦しくなりすぎないという利点もあります!)

既に下記の記事でもご紹介している通り、このコメント機能は、メールへの通知は勿論、Slack(スラック)やChatwork(チャットワーク)などのチャットツールとも連携可能ですので、従来のコミュニケーションの方法に溶け込ませて使うことが可能です!
物理的に離れているチームのメンバーの業務状況を把握することにも役立つこと間違いなしです!

「若手法務メンバーの教育が滞る」をHubbleの差分表示機能で解決!

在宅ワークにおける教育はほぼ不可能?!

新入社員など新たに法務のメンバーが増員される場合、契約業務に関する教育や情報共有が必要になってきますが、在宅ワーク下だとかなり難易度が上がりますよね😱
口伝などでの教育も勿論必要な一方で、実際に新たなメンバーは、自分のドラフティングやレビューが、過去の会社のプラクティスと比較してズレていないかがとても気になるはずです
こんな時に、似たような契約や過去の修正の背景などが「生きた教材」としてとても役に立ちます…が、肝心のファイルは先輩社員のローカル環境に保存されていたり、最終版のファイルしか残っておらず、修正の背景はどこにも書いていない、といった状況は意外に多いのではないでしょうか?
こういった状況もHubbleが解決できます!

Hubbleへ残した情報が自然と生きた教材に!

Hubbleは各バージョンをアップロードすることで、修正部分(加筆、削除)の差分を自動で表示することが可能です。
過去の情報を確認したくなったら、類似した類型の契約書を検索することで、どこをどのように変更したのかが一目で分かります

更に修正の背景を、前述したコメントに簡単にでも残しておけば、若手の教育を補完する「自習教材」を残すことができます。

こうした情報の集約は、Hubble上で作業することさえルールにしておけば、あとは日常の業務を遂行するだけで自然と実現することができます。
若手の教育のために多大なコストを割くことができない企業でも、在宅ワーク環境で「良質な教材」を後身のメンバーに残すことができます。

「電子契約を導入したものの、小さな作業は増えた気がする」をなくす、サービス間連携!

電子契約を入れれば全て解決…?

「押印業務のために出社しなければならない」という声を、ここ数週間で様々なところでたくさん耳にし、目にしました。

こうした状況から、電子契約の導入を検討したり、既に導入したという企業の皆さまは多いのではないかと思います。

もちろん電子契約は非常に便利であり、印紙代・郵送代の節約など、コスト削減に確実に貢献します。
他方で、使うに当たって、本来送付すべき契約書の最新版データを取り違えて再送付が必要になったり、いちいちWordファイルをPDF化するのに手間取ったりと、小さな面倒やストレスが増える可能性もあります。

電子契約サービスとの連携で、締結までスムーズに!

Hubbleは、国内で有力な電子契約サービス、CLOUD SIGN(クラウドサイン)及びDocuSign(ドキュサイン)とのシームレスな連携を実現しています!

これによってHubble上にある最新版のWordデータを、1クリックで自動的にPDF化し、各サービス上での送付先入力などの作業にすぐに移行することができます。
これは地味ですが、ユーザー様からも便利と評判です!
Hubbleと連携して、PDF化の手間やデータ取り違えや送付違いによるコストとストレスの増加を防ぎましょう!

まとめ

今回の一連の事態が収束したいわゆる「アフターコロナ」(高い確率で「ウィズコロナ」かもしれません)の状況下においても、在宅ワークはこれまで以上に、有力な働き方の選択肢の一つとなるものと予想されます
正確さや緻密さが特に要求される法務業務においては、在宅ワーク移行に起因して本質的ではない細かなストレスが増え、その結果としてパフォーマンスが下がることは最も避けなければなりません

Hubbleは、どんな働き方になっても、変わらずパフォーマンスを発揮できるよう、法務パーソンの皆様を応援します!

本記事をご覧になり、Hubbleが自社の環境で活用できるかなど確認されたくなりましたら、ぜひ下のリンクから資料請求やトライアルをしてみてくださいね!


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