【5分でわかるHubble Vol.4】リーガルチェックに必要な関連資料を探す手間が激減する、ファイル添付機能を使ってみよう!

みなさん、こんにちは!Hubble編集部のニロ(にろ)です!!🙋‍♀️

突然ですが、こんな経験ありませんか?

・契約審査依頼が事業部から来たが、内容把握に十分な資料がない😱
・レビューに必要な資料はもらったが、メールが埋もれてしまった😱
・締結の背景を確認したいが、資料が共有スペースに保存されていない😱

これでは本題である契約書チェックの前に、背景事情を確認するだけで相当な時間を費やしてしまいますよね。

実はそんな状況から解放され、契約業務に必要な情報を集約できるのが「法務ドキュメント特化型クラウドサービス Hubbleハブル)」なんです。
この記事では契約書の検討に必要な資料の散逸を解消するHubble(ハブル)の機能を、Hubble編集部の二口(にろ)が目次にある2つのポイントに絞ってお伝えします。
5分くらいで読める量にぎゅっとまとめてみましたので、ぜひご一読ください!

目次

リーガルチェックに必要な資料が1つにまとまるHubble(ハブル)のファイル添付機能

関連する重要なファイルをまとめて添付

リーガルチェックをする際、定形取引ではない契約書など、複雑な案件になれば、背景理解のための企画書や根拠となる資料の確認が必要なケースもでてきますよね。
Hubble(ハブル)のファイル添付機能を使えば、Wordはもちろん、PDFやエクセル、パワーポイントなど様々な形式のファイルを、添付資料として保存することができ、契約に関連する情報を集約することができます!
(アップロードもドラッグ&ドロップで簡単!)

画面収録 2020-04-15 17.19.33.mov

各ドキュメントに紐づけて資料を添付しておくことで、アクセス権限を持つ全員が閲覧することができます。ファイルのアップロード数には上限がないので、必要な書類はすべて添付しておくとよいですね。

締結版のPDFも一緒に保存できる

両者で押印を完了した締結済みの契約書も(下のオレンジ枠から)保存しておくことができます。

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PDFをアップロードすると、PDFのアイコンが表示されます。
更新が近づいた時や締結した契約の条件を確認したい場合に、1クリックで契約締結の背景、交渉の過程とともに、実際の締結版PDFを確認できます!

画像3

ナレッジシェアにも最適なHubble(ハブル)の使い方

情報の引継ぎにも最適な添付機能!

様々なビジネス上の背景も加味して作成された契約書は、別の担当者が一読しただけではなぜこういった条項になっているのかの背景を理解することが難しいですよね。
担当者が在籍してば質問に行くこともできますが、退職などにより質問ができない場合もあります。
こんな時もHubble(ハブル)上に添付された資料があるので、心配ありません!
契約書作成時に関連資料も添付しておけば、前回ご紹介したコメント機能と併せて、意識しなくても情報を引き継いでいくことが可能です。

ナレッジ蓄積のルールを用意しておくのもおすすめ

複数名の担当者が存在する場合は、リーガルチェックをするときのルールとして、資料やコメントに関するルールを用意しておくとナレッジシェアがしやすくなります!
例えば…

(1)ドラフト作成・修正時には、必ず関連資料をHubbleにアップする
(2)ドラフト修正時には、簡単に変更理由をコメントに記載しておく

など、これまでの業務のやり方と大きな乖離のない、シンプルなルールだと、チーム内で定着しやすくなりますね👍

まとめ

いかがでしたか?
今回は、Hubble(ハブル)のファイル添付機能についてお伝えしました!
Hubble(ハブル)を使えば、リーガルチェックの際に関連資料を探索する作業から解放され、さらにナレッジシェアも簡単にできそうではないでしょうか?

自社の環境でも使えるか確認したい、もっと詳しい資料が欲しいなどのご要望がありましたら、下記のお問い合わせフォームまたは資料請求画面からお気軽にお問い合わせください!!


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