【5分でわかるHubble Vol.1】ワード利用者必見!文書管理の煩雑さと面倒が一気に解消するクラウドサービス「Hubble(ハブル)」のおすすめ機能!

皆さん、こんにちは🙋‍♂️

ワードファイルを使った文書管理、煩雑で面倒だなぁ…と感じている方は意外と多いのではないでしょうか?
かくいう私も、修正やりとりが多い文章になると「この文章はバージョンいくつが最新なんだっけ!?」「あれ、どこ修正したの??」と本題である内容確認前の準備に辟易している1人です。

そんな事前準備を自動でやってくれるツールが「法務ドキュメント特化型クラウドサービス Hubbleハブル)」なんです。

そこでこの記事ではそんな文書管理が煩雑で面倒というお悩みを解決するHubble(ハブル)の機能を、Hubble編集部が①Hubbleメイン機能と②編集部イチオシ機能の2つに絞ってお伝えします。
5分くらいで読める量にぎゅっとまとめてみましたので、ぜひご一読ください!

目次

機能紹介の前に…Hubble(ハブル)創業メンバーの1人は、文書管理の実務経験がある弁護士!

本題に入る前に、Hubble(ハブル)についてご紹介させていただきます。
Hubbleは2016年4月に創業した会社です。創業メンバーの1人である取締役CLOの酒井智也は法曹界で活躍していた弁護士でした。
なぜHubbleが法務分野に特化してサービスを展開しているのか、その背景には彼の存在があります。

弁護士として奔走していたとき、クライアントからの相談に対応する中で、こんな問題を抱えていました。

どれが本当のファイナル版なんだ・・・・!!!

みなさんにも同様の経験があるのではないでしょうか。
その他にも、追記編集されているのにバージョンが変わっていない、修正履歴がついておらずどこを修正したかわからない、PDFで送られてきて編集できない等、 1件の対応時間にすれば数分かもしれませんが、積み重なれば何十時間もの時間になってしまう…
こういった法務業務の本質ではない、準備のための作業や手間をなくしたいと考えて着想したのがHubble(ハブル)です。
 作り手に原体験を持つ酒井がいるからこそ、かゆいところに手が届く仕様になっています。

文書管理の煩雑が楽に変わる、Hubble(ハブル)のメイン機能

修正箇所が一目瞭然!「差分チェック」機能

突然ですが質問です!
クライアントや営業担当から取引先から返ってきた契約書の修正版ドラフトのチェック依頼が届きました。でも修正履歴が残っていません。さて、どのようにチェックしますか?
私はワードの「比較機能」を使って、比較してきました。

もちろん、これだけでも2つのドキュメントを目視で確認するよりも効率的ですが、比較元と比較対象のドキュメントを都度自ら選択する手間が意外にかかるとともに、また対象ファイルの選択ミスのリスクも高いです。

でも、Hubble(ハブル)を使えば、わずか2ステップで解決します。
変更前のドキュメントと変更後のドキュメントの2つを用意してHubble(ハブル)にアップロードすれば、自動で比較して変更点を赤く表示してくれます!

修正履歴がないまま送られてきても、雛形や元のバージョンから編集された修正箇所が表示されるので、抜け漏れや見落としのリスクがなくなります

右クリックからのリネーム不要。「バージョン管理」機能

前述の通り、バージョンが更新されないまま送られてきたり、どれが最新版なのか見分けがつかなくなってしまうこともよくあります。
この問題もHubble(ハブル)を使えば簡単に解決。送付されたドキュメントをHubble(ハブル)にアップロードすれば、自動でバージョンがカウントアップされてるんです。

ちなみに、もし送付されたファイルが前回のファイルと全く同じだった場合は、赤く表示される箇所が1つもないので、変更箇所がないと判断できます。

使えば文書管理がもっと楽になる、Hubble編集部イチオシ機能

多数のあるHubble(ハブル)の機能(上記はその一部です)の中で、これは便利!と膝打ちした編集部おすすめの機能は「コメント機能」です。

契約書のチェックをするとき、ワードのコメント機能を使ってコメントを残しますよね。
このコメント機能を使って書かれたものには、チェックの依頼者に向けて書いた修正意図の説明文や内容確認といったいわゆる「社内向けコメント」が含まれます。
それらのコメントは社内向けのため、取引先に送付するときには削除して送ってほしいものです。
しかし、うっかり消し忘れて送ってしまうかもしれない。そんな不安から、わざわざコメント削除バージョンを送付用として用意して送るなんてこともあるのではないでしょうか。
このような煩雑さをなくせるのが、Hubbleのコメント機能です。

Hubbleのコメント機能は、文章ではなくドキュメントの各バージョンに対してコメント記載することができます
たとえば、修正意図の説明や取引内容についての確認をHubbleのコメント機能で行えば、社内のやりとりをうっかり残したまま取引先に送ってしまうこともありません

また、このコメント機能を使って作業状況やドキュメントの状態を把握したり、必要な相手を指名して共有することができます。
Hubbleのコメント機能を使うとより安心・安全なやりとりが可能になります!

まとめ

いかがでしたか?
今回は、Hubble(ハブル)のメイン機能である差分チェックとバージョン管理について、そして編集部イチオシ機能についてお伝えしました。
Hubble(ハブル)を使うことで、文書管理業務で抱えている煩雑で面倒な悩みの種が1つ、2つと解消されそうではないでしょうか?

少しでも「試しに触ってみたい!」と思ったら、是非、下にあるリンクから無料でトライアルを初めてみてくださいね!


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