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メーカー

契約書の修正履歴やコメント機能によって自分の考えを可視化できるため、一人法務のリスクを回避できるように。

株式会社タイカ (Taica Corporation)

株式会社タイカ / 人事総務部:山下俊 様


Topics
・これまで感じていた業務上の課題
・Hubble導入による変化
・Hubbleの利用ケース
・これからの法務の働き方



これまで感じていた業務上の課題


普段の業務を行う中で、どのような課題を感じていらっしゃったのでしょうか?


―普段の法務における業務の中でも面倒だなと思うようなことが多々ありました。
とりわけ、弊社は一人法務であるがゆえに「情報の属人化」という課題があります。例えば唯一の法務担当者である私が万が一事故に遭って業務を一定期間休まなければいけなくなった場合、仮に最終版の契約書しか残っていないとすれば、契約の背景や経緯を把握することができず、仕事の引き継ぎ等で問題が発生してしまいます。


そのような課題を感じていたので、これまでの非生産的な法務をテクノロジーの力で効率化するリーガルテックの領域に興味がありました。もともと何をするにもスマートに動くことが好きで、常に業務をいかに効率よく、かつ正確にこなすことができるかを考えていて、仕事に限らず家事もスマートにこなしたいので、最近はルンバの購入を検討しています。



Hubble導入による変化


Hubbleを導入した結果、どのような変化がありましたでしょうか?


―初め、Hubbleのサービスのイメージは「複数人の法務チームで、各自が編集し、誰がどのように編集したのかを簡単に確認できることが価値」であり、一人法務には縁のないサービスと思っていました。
しかし、実際に導入をした結果、以下のような変化がありました。


①情報の属人化の解消
まずは課題として感じていた「情報の属人化の解消」です。


リーガルテック協会のイベントでHubbleのCEOである早川さんと実際にお話ししたところ、「法務のナレッジという情報が一箇所に蓄積されていくことが一つの価値である」と伺いました。実際に、Hubbleを導入することによって、各ドキュメントの編集の履歴を自動で管理することができますし、コメント機能によって、ドキュメントの変更点などについて事業部やその他の人とコミュニケーションをすることができ、ドキュメントの内容とコミュニケーションを一元管理することができます。


今までは、契約書等については、メール等で担当者のみに共有されていたと思うのですが、Hubbleの場合にはクラウド上で一元管理していくので、「そこに行けばすべての情報がある」というような状態を作ることができます。これにより、一人法務のリスクであった情報の属人化という問題が解消されます。


さらに、現在法務がどのような案件を抱えているのかを、他の部署の人々が把握できることも利点です。


②差分が一目で分かる
もう一つは、いつ誰がどのような修正をしたか一目瞭然となる点です。
自分たちが修正したものであれば、どこを修正したが分かるのですが、社外のお客様と契約書のやり取りをしている際に、先方が修正した箇所を示してこないことがあり、こちらが修正箇所を見落としてしまう危険性があります。Hubble導入後は、内容の変更が一目で分かるため見落としもなく、契約書チェックを効率化することができます。


③アクセスのしやすさ
また、クラウド上で管理することによって、「アクセスのしやすさ」を感じることができました。
従来は社内のインターネットからしかアクセスできなかったため、過去の契約書の内容を確認する際に、すぐに確認できないことがありましたが、Hubbleを導入した後は、出張先でも簡単に過去の契約書を参照できるようになったのはメリットでした。



Hubbleの利用ケース


実際にHubbleをどのように利用されておりますでしょうか?


―基本的にWordベースの契約書を扱うときは全てHubbleを利用しております。
営業の方にもアカウントを渡しているので、契約書チェックが必要なときは、Hubbleに契約書をアップロードしてもらい、そこでやりとりをするようにしております。
管理については、取引先の会社ごとにフォルダを作って管理しています。締結が済んでいないものと、終了した案件はそれぞれ異なるフォルダに入れて管理しています。


細かくアクセス権限を設定できるので、Hubbleを情報共有の場としても活用しています。HubbleやクラウドサインのマニュアルなどをHubble上で管理し、問い合わせがきたときに、そこにアクセスしてもらうこととしております。



これからの法務について


これからの「法務」はどのような流れになっていくと思いますか。


―弊社に関していえば、全体の法的知識・素養を上げていきたいと思っています。また、法務サイドもAI等のシステムを上手く使いながら業務の効率化を進めていきたいです。


業界全体に関しては、ITリテラシーの向上が必要だと思います。これまでITの導入が進んでこなかった業界だと思うのですが、これからは働き方も複雑化して行くこともあるので、ITの導入をしていく必要があると思います。